Beta Systems Software Aktiengesellschaft – Hauptversammlung 2020

von Legite

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Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Berlin
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 21.04.2020

Beta Systems Software Aktiengesellschaft

Berlin

Wertpapier-Kenn-Nummer: A2BPP8
ISIN: DE000A2BPP88

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden hiermit unsere Aktionäre ein zu der

am Freitag, den 29. Mai 2020, 11:30 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung.

Die Hauptversammlung wird auf der Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrechts zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht, Bundesgesetzblatt I 2020, Seite 569, im Folgenden „COVID-19-Gesetz”) ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz weder der Aktionäre noch ihrer Bevollmächtigten – mit Ausnahme der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – abgehalten.

Die ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionäre können die Hauptversammlung live im Internet verfolgen. Die Stimmrechtsausübung erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Geschäftssitz der Gesellschaft in Alt-Moabit 90d, 10559 Berlin.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der Beta Systems Software Aktiengesellschaft, des gebilligten Konzernabschlusses, des zusammengefassten Lageberichts und Konzernlageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats der Beta Systems Software Aktiengesellschaft für das Geschäftsjahr vom 1. Oktober 2018 bis 30. September 2019

Die vorstehenden Unterlagen stehen im Internet unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung zum Download bereit. Auf Verlangen werden die vorgenannten Unterlagen den Aktionären auch kostenfrei zugesandt. Die Unterlagen werden auch während der Hauptversammlung unter der oben genannten Internetadresse zugänglich sein und mündlich erläutert werden.

Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung vorgesehen.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2018/2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Bilanzgewinn in Höhe von EUR 1.739.228,29 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende in Höhe von EUR 0,20 je Aktie auf die 4.783.390
dividendenberechtigten Stückaktien, insgesamt
EUR 956.678,00
Einstellung in andere Gewinnrücklagen EUR 782.550,29
Bilanzgewinn EUR 1.739.228,29

Die Dividende ist am 4. Juni 2020 fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018/2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2018/2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018/2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2018/2019 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2019/2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die RSM GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Steuerberatungsgesellschaft, Düsseldorf, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das am 30.09.2020 endende Geschäftsjahr 2019/2020 zu wählen.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Das Amt sämtlicher Mitglieder des Aufsichtsrats endet mit Ablauf der ordentlichen Hauptversammlung. Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht nach § 7 Abs. 1 der Satzung und §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 AktG, § 4 Abs. 1 DrittelbG aus sechs Mitgliedern, von denen vier von den Aktionären und zwei von den Arbeitnehmern der Gesellschaft gewählt werden.

Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, für die neue Amtsperiode, die gemäß § 7 Abs. 2 der Satzung mit Beendigung dieser ordentlichen Hauptversammlung beginnt und bis zur Beendigung derjenigen Hauptversammlung dauert, die über die Entlastung der Aufsichtsratsmitglieder für das Geschäftsjahr 2023/2024 zu beschließen hat, als Aufsichtsratsmitglieder der Anteilseigner zu wählen:

a)

Jens-Martin Jüttner, wohnhaft in Hofheim/Taunus, Vorstand der SPARTA AG, Hamburg

b)

Veit Paas, wohnhaft in Samedan (Schweiz), Investor

c)

Prof. Dr. Heiko Wenzel-Schinzer, wohnhaft in Heigenbrücken, Geschäftsführer Wenzel Group GmbH & Co. KG, Wiesthal

d)

Wilhelm K. T. Zours, wohnhaft in Heidelberg, Vorstand der DELPHI Unternehmensberatung Aktiengesellschaft, Heidelberg

7.

Beschlussfassung über die Änderung des Unternehmensgegenstands der Gesellschaft und entsprechende Satzungsänderung

Der Unternehmensgegenstand der Gesellschaft soll aufgrund ihrer in den Vordergrund getretenen Holdingtätigkeit neu gefasst werden.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, zu beschließen:

§ 2 (Gegenstand des Unternehmens) wird aufgehoben und wie folgt neu gefasst:

㤠2 Unternehmensgegenstand

(1)

Gegenstand des Unternehmens ist der Erwerb, die Verwaltung und die Veräußerung von Beteiligungen an Kapital- und Personengesellschaften sowie deren Errichtung, insbesondere, aber nicht ausschließlich, in den Bereichen Entwicklung, Herstellung und Vertrieb von Software sowie auch das Erbringen sonstiger Dienstleistungen auf diesem Gebiet, sowie die Vornahme aller sonstigen mit dem Vorgenannten zusammenhängenden Geschäfte; weiterhin das Erbringen von Dienstleistungen und Geschäftsleitungsfunktionen für diese Gesellschaften.

(2)

Gegenstand des Unternehmens ist daneben ihr eigenes Vermögen zu verwalten und alle Arten von Finanzgeschäften und Geschäften mit Finanzinstrumenten (einschließlich der Anlage von Finanzmitteln in Unternehmen aller Art), für die eine Erlaubnis nach dem Gesetz über das Kreditwesen (KWG) nicht erforderlich ist, vorzunehmen.

(3)

Die Gesellschaft betreibt keine erlaubnispflichtigen Geschäfte, es sei denn, die Erlaubnis liegt vor. Die Gesellschaft darf insbesondere genehmigungsbedürftige Finanz- oder Zahlungsdienstleistungen, genehmigungsbedürftige Bank- oder Versicherungsgeschäfte sowie genehmigungsbedürftige Immobiliengeschäfte nicht unmittelbar selbst tätigen.“

8.

Beschlussfassung über weitere Satzungsänderungen

Einige Bestimmungen der Satzung der Gesellschaft sollen angepasst werden, um insbesondere die Verwendung moderner Kommunikationsmittel zu ermöglichen sowie obsolet gewordene Regelungen, für die es keinen Anwendungsbereich mehr gibt, zu streichen.

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, zu beschließen:

a)

§ 12 (Ort und Einberufung) Abs. 4 wird wie folgt neu gefasst:

„(4)

Die Hauptversammlung kann auf Anordnung des Vorstands auszugsweise oder vollständig in Bild und Ton übertragen werden. Die Übertragung kann auch in einer Form erfolgen, zu der die Öffentlichkeit Zugang hat.“

b)

§ 13 (Teilnahmerecht und Stimmrecht) wird wie folgt neu gefasst:

Es werden die folgenden Absätze 4 und 5 neu eingefügt:

„(4)

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass Aktionäre ihre Stimmen, auch ohne an der Hauptversammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl). Der Vorstand ist dabei auch ermächtigt, Umfang und Verfahren der Briefwahl im Einzelnen zu regeln. Eine etwaige Ermöglichung der Briefwahl und die dazu getroffenen Regelungen sind mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt zu machen.

(5)

Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können (Online-Teilnahme). Der Vorstand ist auch ermächtigt, Bestimmungen zum Verfahren der Online-Teilnahme zu treffen. Eine etwaige Ermöglichung der Online-Teilnahme und die dazu getroffenen Bestimmungen sind mit der Einberufung der Hauptversammlung bekannt zu machen.“

Der bisherige Absatz 4 wird zu Absatz 6.

c)

§ 15 (Teilnahme der Mitglieder des Aufsichtsrates) wird wie folgt neu gefasst:

„Die Mitglieder des Aufsichtsrates sollen an der Hauptversammlung teilnehmen. Die Teilnahme darf per Bild- und Tonübertragung erfolgen, wenn das jeweilige Mitglied seinen Wohnsitz im Ausland hat oder es aus gesundheitlichen oder dringenden beruflichen Gründen nicht an der Hauptversammlung teilnehmen kann.“

d)

§ 17 (Jahresabschluß) wird wie folgt neu gefasst:

Die Absätze 2 und 3 werden aufgehoben und ersatzlos gestrichen.

Auf der Internetseite der Gesellschaft findet sich unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung eine Lesefassung der Satzung, in der die vorgeschlagenen Änderungen im Überblick kenntlich gemacht sind.

9.

Bedingte Aufhebung der Beschlussfassungen zu TOP 6 und TOP 7 der ordentlichen Hauptversammlung der Beta Systems Software Aktiengesellschaft vom 14. März 2019 über den Erwerb eigener Aktien und Beschlussfassung über die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG und deren Verwendung unter Einschränkung des Andienungsrechts der Aktionäre und Ermächtigung zur Einziehung erworbener eigener Aktien

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor zu beschließen:

9.1 Die derzeit bestehende – aber nicht ausgeübte – durch die Hauptversammlung am 14. März 2019 erteilte und bis zum 13. März 2024 befristete Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien einschließlich der von der selben Hauptversammlung beschlossenen ergänzenden Ermächtigung, eigene Aktien auch im Wege des außerbörslichen Rückerwerbs im Rahmen von Unternehmensakquisitionen/Beteiligungen zu erwerben (TOP 6 und TOP 7 der Beschlussfassung der Hauptversammlung vom 14. März 2019) wird unter der aufschiebenden Bedingung der Wirksamkeit der neu zu beschließenden Ermächtigung nach § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG gemäß der nachfolgenden Ziffer 9.2 aufgehoben.
9.2 Der Vorstand wird bis zum 28. Mai 2025 ermächtigt, eigene Aktien der Gesellschaft bis zu 10 % des zum Zeitpunkt der Beschlussfassung bestehenden Grundkapitals der Gesellschaft in Höhe von EUR 23.916.950 oder – falls dieser Wert geringer ist – des zum Zeitpunkt der Ausübung der vorliegenden Ermächtigung bestehenden Grundkapitals zu erwerben. Auf die erworbenen Aktien dürfen zusammen mit anderen eigenen Aktien, die sich im Besitz der Gesellschaft befinden oder ihr nach den §§ 71a ff. AktG zuzurechnen sind, zu keinem Zeitpunkt mehr als 10 % des Grundkapitals entfallen. Die Ermächtigung darf nicht zum Zwecke des Handels in eigenen Aktien ausgeübt werden.
9.2.1 Der Erwerb erfolgt mittels eines an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Kaufangebots bzw. einer an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten.
Im Fall eines an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Kaufangebots darf der gebotene Kaufpreis bzw. im Fall einer an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten die Grenzwerte der von der Gesellschaft festgelegten Kaufpreisspanne je Aktie (ohne Erwerbsnebenkosten) den Durchschnitt des Aktienkurses der Beta Systems Software-Aktie an der Frankfurter Wertpapierbörse (Mittelwert der Kurse in der Schlussauktion) an den letzten sieben Börsenhandelstagen vor dem Tag der öffentlichen Ankündigung des öffentlichen Kaufangebots bzw. der öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten um nicht mehr als 10 % über- und nicht um mehr als 20 % unterschreiten.
Sofern bei einem öffentlichen Kaufangebot oder einer öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten das Volumen der angedienten Aktien das vorgesehene Rückkaufvolumen überschreitet, kann der Erwerb im Verhältnis der jeweils angedienten Aktien zu den im Kaufangebot oder der Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten vorgesehenen Anzahl von Aktien erfolgen. Eine kaufmännische Rundung zur Vermeidung rechnerischer Bruchteile von Aktien kann vorgesehen werden, insoweit kann das Andienungsrecht teilweise ausgeschlossen werden.
Die nähere Ausgestaltung des Angebots bzw. einer an die Aktionäre gerichteten öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten bestimmt der Vorstand der Gesellschaft.
9.2.2 Der Vorstand wird ermächtigt, die aufgrund dieser Ermächtigung erworbenen eigenen Aktien zu dem folgenden Zweck zu verwenden:
Die eigenen Aktien können eingezogen werden, ohne dass die Einziehung oder ihre Durchführung eines weiteren Hauptversammlungsbeschlusses bedarf. Die Einziehung führt zur Kapitalherabsetzung. Der Aufsichtsrat ist ermächtigt, die Fassung der Satzung entsprechend anzupassen. Die erworbenen eigenen Aktien können auch im vereinfachten Verfahren ohne Kapitalherabsetzung durch Anpassung des anteiligen rechnerischen Betrags der übrigen Stückaktien am Grundkapital der Gesellschaft eingezogen werden.
Erfolgt die Einziehung im vereinfachten Verfahren, ist der Vorstand zur Anpassung der Zahl der Stückaktien in der Satzung ermächtigt.
9.2.3 Die vorbezeichnete Ermächtigung kann ganz oder in Teilen, einmal oder mehrmals in Verfolgung des unter Ziffer 9.2.2 genannten Zweckes durch die Gesellschaft ausgeübt werden.

Schriftlicher Bericht des Vorstands gemäß §§ 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5, 186 Abs. 4 Satz 2 AktG zum vorstehenden Tagesordnungspunkt über die Gründe für die Ermächtigung des Vorstands, das Andienungsrecht der Aktionäre beim Erwerb teilweise auszuschließen

Durch die Ermächtigung zum Erwerb eigener Aktien soll der Vorstand in die Lage versetzt werden, das Finanzinstrument des Aktienrückkaufs im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre einzusetzen. Der Erwerb kann mittels eines an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Kaufangebots bzw. mittels einer an alle Aktionäre gerichteten öffentlichen Aufforderung zur Abgabe von Verkaufsangeboten erfolgen.

Jeder verkaufswillige Aktionär der Gesellschaft kann entscheiden, wie viele Aktien und bei Festlegung einer Preisspanne zu welchem Preis er diese anbieten möchte. Dabei kann es dazu kommen, dass die von den Aktionären angebotene Menge an Aktien der Gesellschaft die von der Gesellschaft nachgefragte Menge an Aktien übersteigt. In diesem Fall muss eine Zuteilung nach Quoten erfolgen. In diesem Fall wird eine Repartierung (Pro-Rata-Annahme) nach dem Verhältnis der insgesamt zurückzukaufenden Aktien zu den insgesamt angebotenen Aktien vorgenommen. Eine Rundung nach kaufmännischen Grundsätzen zur Vermeidung rechnerischer Bruchteile von Aktien wird vorgesehen. Insoweit können die Erwerbsquote und die Anzahl der von einzelnen andienenden Aktionären zu erwerbenden Aktien so gerundet werden, wie es erforderlich ist, um den Erwerb ganzer Aktien abwicklungstechnisch darzustellen. Vorstand und Aufsichtsrat halten den hierin liegenden Ausschluss eines etwaigen weitergehenden Andienungsrechts der Aktionäre für sachlich gerechtfertigt sowie gegenüber den Aktionären für angemessen.

Informationen zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Gemäß § 1 Abs. 2 und Abs. 6 COVID-19-Gesetz wird die Hauptversammlung auf Beschluss des Vorstands, dem der Aufsichtsrat zugestimmt hat, ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten – mit Ausnahme der weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – durchgeführt. Frist- und formgerecht zur Hauptversammlung angemeldete Aktionäre können elektronisch über das auf der Homepage der Beta Systems Software AG unter

http://www.betasystems.de

unter der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung zur Verfügung gestellte Aktionärsportal die Hauptversammlung vollständig durch Bild- und Tonübertragung verfolgen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Aktionäre haben die Möglichkeit über das Aktionärsportal Fragen zu Angelegenheiten der Gesellschaft bis zwei Tage vor der Hauptversammlung, also bis 27. Mai 2020, 24:00 Uhr, elektronisch zu übermitteln.

Unter Angabe der auf der Zugangskarte enthaltenen Zugangskartennummer sowie dem dazugehörigen individuellen PIN-Code kann sich der Aktionär ab dem 8. Mai 2020 in das auf der Homepage unter

http://www.betasystems.de

unter der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung zur Verfügung gestellte Aktionärsportal einloggen. Die erforderlichen Zugangsdaten werden Aktionären, die sich gemäß den nachstehenden Bedingungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, mit Erläuterungen zur Nutzung des Aktionärsportals postalisch zugesandt.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)

Für die Anmeldung gelten die allgemeinen aktienrechtlichen Regelungen sowie Satzungsregelungen der Gesellschaft. Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache und unter Vorlage eines Nachweises ihres Anteilsbesitzes mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 123 Abs. 2 Satz 4, Abs. 3 Satz 5 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens

22. Mai 2020, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

unter folgender Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse anmelden:

Beta Systems Software AG
c/o Commerzbank AG
GS-BM General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0) 69/136 26351
E-Mail: generalmeetings@commerzbank.com

Der für die ordnungsgemäße Anmeldung erforderliche Nachweis des Anteilsbesitzes ist mittels einer in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache erstellten Bestätigung eines zur Verwahrung von Wertpapieren zugelassenen Instituts, z. B. des depotführenden Instituts, zu erbringen. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Versammlung beziehen, also auf den

8. Mai 2020, 0:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), (Nachweisstichtag (Record Date)),

und muss der Gesellschaft unter der vorstehend mitgeteilten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse bis zum 22. Mai 2020, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), zugehen.

Aufgrund der besonderen Situation bitten wir unsere Aktionäre frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises ihres Anteilsbesitzes an die Gesellschaft Sorge zu tragen und sich frühzeitig mit ihrem depotführenden Institut in Verbindung zu setzen.

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den besonderen Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich – neben der Notwendigkeit zur Anmeldung – nach dem Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der (vollständigen oder teilweisen) Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts. Entsprechend gilt für Erwerbe und Zuerwerbe von Aktien nach dem Nachweisstichtag: Personen, die zum Nachweisstichtag noch kein Aktionär sind, aber noch vor der Hauptversammlung Aktien erwerben, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie lassen sich vom Teilnahme- und Stimmberechtigten bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen. Der Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividendenberechtigung.

Aktionäre, die sich gemäß den vorstehenden Bedingungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, erhalten sogenannte Zugangskarten, auf denen die erforderlichen Zugangsdaten (Zugangskartennummer und PIN-Code) mit Erläuterungen zur Nutzung des internetbasierten Aktionärsportals enthalten sind, postalisch zugesandt. Der Zugang zu dem Aktionärsportal erfolgt über die Internetseite der Gesellschaft

www.betasystems.de

unter der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung.

Stimmabgabe im Wege elektronischer Briefwahl

Form- und fristgemäß angemeldete Aktionäre, die den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, können ihre Stimme per elektronischer Briefwahl abgeben. Die elektronische Stimmabgabe per Briefwahl sowie deren Änderung/Widerruf ist im Aktionärsportal unter

http://www.betasystems.de

unter der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung ab dem 8. Mai 2020 bis zum Ende des vom Versammlungsleiter bestimmten Abstimmungsfensters in der Hauptversammlung am 29. Mai 2020 möglich.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung

Aktionäre können im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. einen Intermediär (beispielsweise ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder einen sonstigen Dritten, ausüben lassen. Auch in diesem Fall bedarf es der ordnungs- und fristgemäßen Anmeldung wie oben im Abschnitt „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)“ beschrieben durch den Aktionär. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Vollmachten, soweit sie nicht an einen Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), eine Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution erteilt werden, können in Textform (§ 126b BGB) durch Erklärung gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erteilt werden.

Bei der Bevollmächtigung eines Intermediärs, einer Aktionärsvereinigung oder einer diesen nach § 135 AktG gleichgestellten Person oder Institution können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Ein Vollmachtsformular, das zur Erteilung einer Vollmacht verwendet werden kann, erhalten die Aktionäre direkt zusammen mit der Zugangskarte. Darüber hinaus wird den Aktionären auch jederzeit auf Verlangen ein Vollmachtsformular zugesandt; dieses ist außerdem im Internet unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung abrufbar. Den Aktionären steht zur Bevollmächtigung eines Dritten NICHT das Aktionärsportal zur Verfügung.

Die Erklärung der Bevollmächtigung eines Dritten gegenüber der Gesellschaft und ihren Widerruf sowie die Übermittlung des Nachweises über die Bestellung eines Bevollmächtigten und den Widerruf einer solchen Bevollmächtigung im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung ist an die folgenden Kontaktdaten zu übermitteln:

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2020
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin

Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail an: ir@betasystems.com

Bevollmächtigungen sind der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 28. Mai 2020, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), an die vorgenannte Adresse, Fax-Nummer oder E-Mail- Adresse zu übermitteln.

Bevollmächtigte können ebenfalls nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (siehe nachfolgend) ausüben.

Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Für die Aktionäre besteht des Weiteren die Möglichkeit, sich durch einen von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Der Stimmrechtsvertreter übt sein Stimmrecht ausschließlich nach Weisung des Aktionärs oder des Bevollmächtigen aus. Ohne Weisung wird sich der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft der Stimme enthalten, auch bei nicht eindeutiger Weisung muss sich ein von der Gesellschaft benannter Stimmrechtsvertreter zu dem betroffenen Tagesordnungspunkt enthalten. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung stattfinden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt die Weisung zu dem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können elektronisch über das Aktionärsportal der Gesellschaft unter

http://www.betasystems.de

unter der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung ab dem 8. Mai 2020 bis zum Ende des vom Versammlungsleiter bestimmten Abstimmungsfensters erteilt werden. Diese elektronisch erteilten Vollmachten und Weisungen können bis zum Ende dieses Abstimmungszeitfensters elektronisch widerrufen oder geändert werden.

Alternativ können Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter unter Verwendung der von der Gesellschaft dafür vorgesehenen Vollmachtsformulare erteilt werden.

Die Aktionäre, die diesen Service in Anspruch nehmen möchten, werden gebeten, die Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 28. Mai 2020, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft), an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft an folgende Adresse, Fax-Nummer oder E-Mail- Adresse zu übermitteln:

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2020
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin

Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail an: ir@betasystems.com

Ein Vollmachtsformular befindet sich unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung und wird den Aktionären auch zusammen mit der Zugangskarte zugesandt.

Voraussetzung einer Bevollmächtigung des Stimmrechtsvertreters ist ebenfalls die ordnungsgemäße Anmeldung (siehe unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)“.

Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft nimmt weder im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung noch während dieser Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegen. Auch nimmt der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen zu Hauptversammlungsbeschlüssen oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen nicht entgegen.

Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz

Aktionäre können Fragen an den Vorstand richten zu Angelegenheiten der Gesellschaft, den rechtlichen und geschäftlichen Beziehungen der Gesellschaft zu verbundenen Unternehmen sowie über die Lage des Konzerns und der in den Konzernabschluss einbezogenen Unternehmen, soweit die erbetene Auskunft zur sachgemäßen Beurteilung eines Gegenstands der Tagesordnung erforderlich ist. Hierfür müssen sich Aktionäre zuvor anmelden (siehe oben „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und für die Ausübung des Stimmrechts und Bedeutung des Nachweisstichtags (Record Date)“). Der Vorstand entscheidet gemäß § 1 Abs. 2 Satz 2 COVID-19-Gesetz nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Die Fragenbeantwortung erfolgt in der Hauptversammlung.

Fragen der Aktionäre können bis spätestens 2 Tage vor der Hauptversammlung, also bis

Mittwoch, den 27. Mai 2020, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft) (Zeitpunkt des Zugangs),

im Wege der elektronischen Kommunikation ausschließlich unter Nutzung des Aktionärsportals gestellt werden. Für die Ausübung des Fragerechts steht den Aktionären das Aktionärsportal bereits ab dem 8. Mai 2020 zur Verfügung.

Fragen nach Ablauf der Frist werden nicht zugelassen. Während der Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Einmal gestellte Fragen können aus technischen Gründen nicht zurückgezogen oder geändert werden.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Aktionäre, die das Stimmrecht wie oben erläutert per elektronischer Briefwahl oder über einen Bevollmächtigten ausgeübt haben, können von Beginn der Hauptversammlung bis zum Ende der Hauptversammlung am 29. Mai 2020 Widerspruch zur Niederschrift gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation erklären. Hierzu hat der Aktionär oder der Bevollmächtigte seinen Widerspruch unter Angabe des Beschlusses, gegen den sich der Widerspruch richtet, bis zum Ende der Hauptversammlung per E-Mail an die nachfolgende Adresse zu übermitteln:

widerspruch@betasystems.com

Mit der Erklärung des Widerspruchs ist zudem als Nachweis der Aktionärseigenschaft die entsprechende Zugangskartenummer anzugeben.

Zugänglichmachen von Gegenanträgen und Wahlvorschlägen von Aktionären

Gegenanträge zur Tagesordnung gemäß § 126 Abs. 1 AktG oder Wahlvorschläge gemäß § 127 AktG werden den Aktionären – soweit sie den anderen Aktionären zugänglich zu machen sind – bei Nachweis der Aktionärseigenschaft von der Gesellschaft im Internet unter

http://www.betasystems.de

in der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung zugänglich gemacht, wenn sie:

1. ausschließlich an folgende Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse gerichtet sind (anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt):

Beta Systems Software Aktiengesellschaft
Hauptversammlung 2020
Abteilung Investor Relations
Alt-Moabit 90d
D-10559 Berlin

Telefax: +49 (0)30/726 118 881
Per E-Mail: ir@betasystems.com

und

2. bei der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (der Tag des Zugangs ist gemäß § 126 Abs. 1 Satz 2 AktG nicht mitzurechnen), also bis spätestens

14. Mai 2020, 24:00 Uhr (Ortszeit am Sitz der Gesellschaft),

unter der vorbezeichneten Adresse, Telefax-Nummer oder E-Mail-Adresse eingehen.

Gegenanträge müssen mit einer Begründung versehen sein. Aktionäre können auch Vorschläge für die Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder Abschlussprüfern machen, die nicht begründet werden müssen.

Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet haben, können die gesamte Hauptversammlung am Freitag, den 29. Mai 2020, ab 11:30 Uhr über einen Link im Aktionärsportal unter

http:/www.betasystems.de

unter der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung verfolgen.

Informationen für Aktionäre der Beta Systems Software Aktiengesellschaft zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung

Informationen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung finden Sie im Internet unter

http://www.betasystems.de

unter der Rubrik Investor Relations/Hauptversammlung.

 

Berlin, im April 2020

Beta Systems Software Aktiengesellschaft

Der Vorstand

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