ATOSS Software AG – Hauptversammlung 2020

von Legite

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Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
ATOSS Software AG
München
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 24.04.2020

ATOSS Software AG

München

Wertpapier-Kenn-Nummer 510 440
ISIN Nr. DE0005104400

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
(virtuelle Hauptversammlung)

Wir laden unsere Aktionäre zu der am

Donnerstag, den 28. Mai 2020, 11:00 Uhr,

in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

Die Hauptversammlung wird in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in der Rosenheimer Str. 141 h, 81671 München, abgehalten. Für Aktionäre, die sich frist- und formgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, oder deren Bevollmächtigte, wird über das von der Gesellschaft zur Verfügung gestellte passwortgeschützte Aktionärsportal die Hauptversammlung in Bild und Ton in voller Länge live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung erfolgt ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl oder durch Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Die Erläuterungen hierzu sowie zu den weiteren Aktionärsrechten sind im Abschnitt II. näher ausgeführt.

I. TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der ATOSS Software AG und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019, der Lageberichte der ATOSS Software AG und des Konzerns für das Geschäftsjahr 2019, des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 und des erläuternden Berichts des Vorstands zu den Angaben nach §§ 289a Abs. 1 sowie 315a Abs. 1 HGB

Diese Unterlagen können auf der Homepage der Gesellschaft unter der Internetseite

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

eingesehen werden.

Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung vorgesehen. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2019 am 04. März 2020 gemäß §§ 171, 172 AktG gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Die Voraussetzungen, unter denen gemäß § 173 Abs. 1 AktG die Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses zu beschließen hat, liegen nicht vor.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Bilanzgewinn aus dem abgelaufenen Geschäftsjahr 2019 in Höhe von Euro 17.127.851,70 wie folgt zu verwenden:

a) Ausschüttung einer Dividende von Euro 2,55 je Stückaktie, d. h. in Höhe von insgesamt Euro 10.140.248,40.

b) Einstellung in andere Gewinnrücklagen in Höhe von Euro 3.976.568,00.

c) Vortrag des verbleibenden Betrags auf neue Rechnung in Höhe von Euro 3.011.035,30.

Bis zur Hauptversammlung am 28. Mai 2020 kann sich durch den Erwerb eigener Aktien, die gemäß § 71b AktG nicht dividendenberechtigt sind, die Zahl der dividendenberechtigten Aktien vermindern. In diesem Fall wird bei unveränderter Ausschüttung von Euro 2,55 je dividendenberechtigter Stückaktie der Hauptversammlung ein entsprechend angepasster Beschlussvorschlag über die Gewinnverwendung unterbreitet werden.

Gemäß § 58 Abs. 4 Satz 2 Aktiengesetz ist der Anspruch auf die Dividende am dritten auf den Hauptversammlungsbeschluss folgenden Geschäftstag, das heißt am 03. Juni 2020, fällig.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt a.M. – Zweigniederlassung München, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

6.

Beschlussfassung über die Wahl zum Aufsichtsrat

Die Aufsichtsratsmitglieder Dipl. Kfm. Rolf Baron Vielhauer von Hohenhau und Klaus Bauer sind von der ordentlichen Hauptversammlung am 30. April 2019 für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das Geschäftsjahr 2019 beschließt, gewählt worden. Nach dem altersbedingten Ausscheiden des langjährigen Vorsitzenden des Aufsichtsrats der Gesellschaft Peter Kirn wurde das Aufsichtsratsmitglied Moritz Zimmermann auf Antrag der Gesellschaft durch Beschluss des Amtsgerichts München vom 23. Oktober 2019 mit Wirkung bis zum Ablauf der nächsten Hauptversammlung gerichtlich bestellt.

Somit enden mit Ablauf dieser Hauptversammlung die Amtszeiten sämtlicher derzeitiger Mitglieder des Aufsichtsrates. Aus diesem Grund ist die Neuwahl des Aufsichtsrates erforderlich.

Der Aufsichtsrat der Gesellschaft besteht gemäß § 8 Absatz (1) der Satzung der Gesellschaft aus drei Mitgliedern. Alle Aufsichtsratsmitglieder sind als Vertreter der Aktionäre von der Hauptversammlung zu wählen (§§ 96 Absatz (1), 101 Absatz (1) Aktiengesetz).

Der Aufsichtsrat schlägt vor, mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung folgende Personen bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Geschäftsjahres 2020 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen:

a) Moritz Zimmermann, wohnhaft in München, Chief Technology Officer (CTO) für SAP Customer Experience bei der SAP SE.

Unabhängiger Finanzexperte im Sinne von § 100 Abs. 5 AktG

Herr Zimmermann erfüllt aufgrund seines beruflichen Hintergrundes die Qualifikation eines unabhängigen Finanzexperten im Sinne von § 100 Abs. 5 AktG.

Persönliche und geschäftliche Beziehungen zur ATOSS Software AG

Herr Zimmermann hält keine Aktien an der Gesellschaft und steht außer in seiner Tätigkeit als Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft in keinen persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zum Unternehmen, zu Organen der Gesellschaft oder zu wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionären.

Im Falle seiner Wahl in den Aufsichtsrat soll Herr Zimmermann als Kandidat für den Aufsichtsratsvorsitz vorgeschlagen werden.

Ergänzende Informationen zu Herrn Zimmermann

Persönliche Daten: Geburtsdatum: 29.09.1976
Geburtsort: Köln

Ausbildung:

– Wirtschaftsstudium an der Hochschule für Wirtschafts-, Rechts- und Sozialwissenschaften in St. Gallen (Bachelor of Economics)

– Masterstudium der Betriebswirtschaftslehre an der Ludwig-Maximilians Universität in München

Beruflicher Werdegang:

1998 – 2014 Hybris AG, Mitgründer und Geschäftsführer

2014 – 2017 SAP SE, Senior Vice President Global Presales für SAP Hybris

2017 – heute SAP SE, Chief Technology Officer (CTO) für SAP Customer Experience

Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten:

– ATOSS Software AG (seit 2019)

Weitere Informationen zu Herrn Zimmermann stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

bereit.

b) Dipl. Kfm. Rolf Baron Vielhauer von Hohenhau, wohnhaft in München, Präsident des Bundes der Steuerzahler in Bayern e.V.

Unabhängiger Finanzexperte im Sinne von § 100 Abs. 5 AktG

Baron Vielhauer von Hohenhau erfüllt aufgrund seines beruflichen Hintergrundes die Qualifikation eines unabhängigen Finanzexperten im Sinne von § 100 Abs. 5 AktG.

Persönliche und geschäftliche Beziehungen zur ATOSS Software AG

Baron Vielhauer von Hohenhau hält keine Aktien an der Gesellschaft und steht außer in seiner Tätigkeit als Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft in keinen persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zum Unternehmen, zu Organen der Gesellschaft oder zu wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionären.

Ergänzende Informationen zu Baron Vielhauer von Hohenhau:

Persönliche Daten: Geburtsdatum: 12.10.1944
Geburtsort: Sagan

Ausbildung:

– Studium der Betriebswirtschaftslehre in München

– Studium der landwirtschaftlichen Betriebswirtschaftslehre in Berlin

– Tätigkeit als Journalist in Augsburg und München

Beruflicher Werdegang:

1973 – 1983 Handwerkskammer für Schwaben – Referent für Öffentlichkeitsarbeit

1980 – heute Bund der Steuerzahler Landesverband Bayern – Vizepräsident (1980-1983), seit 1984 Präsident

1986 – heute Taxpayers Association of Europe (TAE), Brüssel – Präsident

1988 – heute World Taxpayers Association (WTA), Washington – Gründungsinitiator (1986-1988), Deputy President (1988-2004), Honorary Deputy President (2004), Vice President (seit 2004)

Unternehmerische Tätigkeiten:

1974 – heute Altersheim Lechbruck – Geschäftsführender Vorsitzender

1999 – heute v.H. Wirtschaftsberatungs- und Verwaltungs GmbH, Augsburg

Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten:

– Stadtsparkasse Augsburg (Verwaltungsrat)

– ATOSS Software AG (seit 2001)

Mitgliedschaft in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien:

– Europäischer Wirtschaftssenat e.V. (Aufsichtsratsvorsitzender)

Weitere Informationen zu Baron Vielhauer von Hohenhau stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

bereit.

c) Klaus Bauer, wohnhaft in Nürnberg, Aufsichtsrats- und Beiratsmitglied.

Unabhängiger Finanzexperte im Sinne von § 100 Abs. 5 AktG

Herr Bauer erfüllt aufgrund seines beruflichen Hintergrundes die Qualifikation eines unabhängigen Finanzexperten im Sinne von § 100 Abs. 5 AktG.

Persönliche und geschäftliche Beziehungen zur ATOSS Software AG

Herr Bauer hält keine Aktien an der Gesellschaft und steht außer in seiner Tätigkeit als Mitglied des Aufsichtsrats der Gesellschaft in keinen persönlichen oder geschäftlichen Beziehungen zum Unternehmen, zu Organen der Gesellschaft oder zu wesentlich an der Gesellschaft beteiligten Aktionären.

Ergänzende Informationen zu Herrn Bauer:

Persönliche Daten: Geburtsdatum: 29.05.1955
Geburtsort: Heilsbronn

Ausbildung:

– Ausbildung zum Industriekaufmann in Ansbach

– Ausbildung zum Betriebswirt und Bilanzbuchhalter in Nürnberg

Beruflicher Werdegang:

1972 – 1974 Rheinische Kunststoffwerke GmbH, Worms – Ausbildung zum Industriekaufmann

1976 – 1979 Triumph-Adler Vertriebsgesellschaft m.b.H, Nürnberg – Buchhalter

1979 – 1980 Müller GmbH, Heilsbronn – Leitung Finanzen und Buchhaltung

1980 – 1981 Vereinigte Versicherungsgruppe, Nürnberg

1981 – 1988 Triumph Adler AG, Nürnberg – diverse Funktionen (Group Head Controller, Group Head General Controlling, Departmental Head Controlling System and Methods, Departmental Head Individual Data Processing)

1989 – 2009 PUMA AG, Herzogenaurach – diverse Funktionen (u.a. Head of Individual Data-Processing, Director IT, Group Controller PUMA Group, GM Operations and Human Resources, Member of the Group Executive Committee, Senior Executive Vice President IT Systems, Processes, Strategic Projects)

2009 – 2011 PUMA AG, Herzogenaurach – Mitglied des Vorstands/Chief Operating Officer

2011 – 2012 PUMA SE, Herzogenaurach – Geschäftsführer/Chief Operating Officer

Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden inländischen Aufsichtsräten:

– ATOSS Software AG (seit 2013)

Mitgliedschaft in vergleichbaren in- oder ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

– Schwanhäußer Industrie Holding GmbH & Co. KG, Heroldsberg (Beirat)

– Schwanhäußer Grundbesitz Holding GmbH & Co. KG, Heroldsberg (Beirat)

Weitere Informationen zu Herrn Bauer stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

bereit.

Der Aufsichtsrat hat sich vergewissert, dass die vom Aufsichtsrat vorstehend benannten Kandidaten den zu erwartenden Zeitaufwand erbringen können.

Die Wahlen zum Aufsichtsrat werden im Wege der Einzelwahl durchgeführt.

7.

Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrats

Die bestehende Vergütung des Aufsichtsrats gilt seit dem 1.1.2000. Diese sieht für jedes ordentliche Mitglied des Aufsichtsrats eine jährliche feste Vergütung in Höhe von Euro 10.000 sowie ein Sitzungsgeld für ordentliche Aufsichtsratssitzungen in Höhe von Euro 750 je Sitzung vor. Für den Vorsitzenden und den Stellvertretenden Vorsitzenden wird eine jährliche Vergütung in Höhe von Euro 20.000 sowie ein Sitzungsgeld für ordentliche Aufsichtsratssitzungen in Höhe von Euro 1.500 je Sitzung gewährt. Die Beträge verstehen sich jeweils zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Die Vergütungsregelung soll den stetig steigenden Anforderungen an Aufsichtsratsmitglieder und damit dem einhergehenden zeitlichen Arbeitsumfang Rechnung tragen und angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, den nachfolgenden Beschluss zur Neuregelung zur Höhe der Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats zu fassen:

„Solange nicht durch einen künftigen Beschluss die Hauptversammlung etwas anderes beschließt, wird jedem ordentlichen Mitglied des Aufsichtsrats für das laufende und jedes weitere volle Geschäftsjahr eine Vergütung in Höhe von Euro 10.000 sowie ein Sitzungsgeld für ordentliche Aufsichtsratssitzungen in Höhe von Euro 750 je Sitzung gezahlt. Dem Vorsitzenden des Aufsichtsrats wird für das laufende und jedes weitere volle Geschäftsjahr eine Vergütung in Höhe von Euro 60.000 sowie ein Sitzungsgeld für ordentliche Aufsichtsratssitzungen in Höhe von Euro 1.500 je Sitzung gezahlt. Dem Stellvertretenden Vorsitzenden wird für das laufende und jedes weitere volle Geschäftsjahr eine Vergütung in Höhe von Euro 20.000 sowie ein Sitzungsgeld für ordentliche Aufsichtsratssitzungen in Höhe von Euro 1.500 je Sitzung gezahlt. Mitgliedern des Aufsichtsrats, die dem Aufsichtsrat nicht für das volle Geschäftsjahr angehören, wird diese Vergütung zeitanteilig gezahlt. Die Vergütungen sowie die Sitzungsgelder werden jeweils zuzüglich der jeweils gesetzlich anfallenden Umsatzsteuer gezahlt.“

8.

Beschlussfassung über eine Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln und Satzungsänderung

In den letzten Jahren ist der Aktienkurs der ATOSS Software AG stark gestiegen. Um vor dem Hintergrund der positiven Unternehmensentwicklung die Attraktivität der ATOSS-Aktie insbesondere für Privat- und Kleinanleger zu erhöhen sowie zudem für eine höhere Liquidität im Börsenhandel der ATOSS-Aktie zu sorgen, soll eine Erhöhung des Grundkapitals aus Gesellschaftsmitteln unter Ausgabe von neuen Aktien vorgenommen werden. Unter der Annahme der Beschlussfassung der von Vorstand und Aufsichtsrat unter Punkt 2 dieser Tagesordnung vorgeschlagenen Einstellung von Euro 3.976.568,00 in andere Gewinnrücklagen, soll das Grundkapital der Gesellschaft von Euro 3.976.568,00 um Euro 3.976.568,00 auf Euro 7.953.136,00 nach den Vorschriften über die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln (§§ 207 ff. AktG) erhöht werden. Die Kapitalerhöhung wird nach Beschlussfassung durch Ausgabe von 3.976.568 Stück neuen auf den Inhaber lautenden Stückaktien mit einem rechnerischen Anteil am Grundkapital von Euro 1,00 je Aktie durchgeführt. Die neuen Aktien werden ohne Gegenleistung im Verhältnis 1:1 ausgegeben, so dass auf je eine alte Aktie eine neue Aktie entfällt. Die neuen Aktien sind ab dem 1. Januar 2020 gewinnberechtigt und sollen unverzüglich zum Handel zugelassen werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, wie folgt zu beschließen:

„8.1. Das Grundkapital der Gesellschaft wird von Euro 3.976.568,00 um Euro 3.976.568,00 auf Euro 7.953.136,00 nach den Vorschriften über die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln (§§ 207 ff. AktG) erhöht. Die Kapitalerhöhung wird durch Ausgabe von 3.976.568 Stück neuen auf den Inhaber lautenden Stückaktien mit einem rechnerischen Anteil am Grundkapital von Euro 1,00 je Aktie durchgeführt. Die neuen Aktien werden an die Aktionäre der ATOSS Software AG, München, im Verhältnis 1:1 ausgegeben, so dass auf je eine alte Aktie eine neu auszugebende Aktie entfällt. Die neuen Aktien sind ab dem 1. Januar 2020 gewinnberechtigt.

Die Kapitalerhöhung erfolgt durch Umwandlung der unter Punkt 2 b) dieser Tagesordnung abgestimmten anderen Gewinnrücklage in Höhe von Euro 3.976.568,00 in Grundkapital. Dem Beschluss über die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln wird der unter Punkt 2 b) zu fassende Beschluss über die Verwendung des Bilanzgewinns als Zuführung zu anderen Gewinnrücklagen sowie der vom Aufsichtsrat festgestellte Jahresabschluss der Gesellschaft zum 31. Dezember 2019 zugrunde gelegt. Dieser geprüfte und festgestellte Jahresabschluss ist mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers der Gesellschafter, der PricewaterhouseCoopers GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Frankfurt a.M. – Zweigniederlassung München, versehen.

Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats die weiteren Einzelheiten der Durchführung der Kapitalerhöhung festzulegen.

8.2. § 4 Absatz 1 der Satzung der Gesellschaft wird mit Wirkung zum Zeitpunkt der Eintragung des Beschlusses gemäß vorstehendem Punkt 8.1. der Tagesordnung in Anpassung an die Kapitalerhöhung aus Gesellschaftsmitteln und die damit einhergehende Erhöhung des Grundkapitals geändert und erhält folgenden Wortlaut:

§ 4 Grundkapital

(1) Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt

Euro 7.953.136,00

und ist eingeteilt in 7.953.136 Stammaktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Die Aktien lauten auf den Inhaber.“

9.

Beschlussfassung über Satzungsänderungen aufgrund des Gesetzes zur Umsetzung der Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II)

Zum 1. Januar 2020 ist das Gesetz zur Umsetzung der Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) in Kraft getreten. Dieses enthält u. a. neue Regelungen bezüglich der Vorbereitung der Hauptversammlung, die für Hauptversammlungen zur Anwendung kommen, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden. Da die nächstfolgende ordentliche Hauptversammlung der ATOSS Software AG nach Inkrafttreten dieser Regelungen stattfinden wird, soll die Satzung der ATOSS Software AG rechtzeitig an die künftige Rechtslage angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, die Satzung an die neuen gesetzlichen Vorgaben anzupassen und folgenden Beschluss zu fassen:

„I.)

„§ 14 Einberufung der Hauptversammlung“ der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

§ 14
Einberufung der Hauptversammlung

(1) Die Hauptversammlung findet am Sitz der Gesellschaft oder einer deutschen Großstadt (mehr als 100.000 Einwohner) statt.

(2) Die Hauptversammlung wird durch den Vorstand oder den Aufsichtsrat einberufen.

(3) Die ordentliche Hauptversammlung wird innerhalb der ersten acht Monate eines jeden Geschäftsjahres abgehalten. Außerordentliche Hauptversammlungen können so oft einberufen werden, wie es im Interesse der Gesellschaft erforderlich erscheint.

(4) Für die Einberufung gelten die gesetzlichen Bestimmungen.

(5) Mitteilungen der Gesellschaft nach § 125 AktG werden gemäß den gesetzlichen Bestimmungen übermittelt.

(6) Der Vorstand ist ermächtigt, in Abstimmung mit dem Versammlungsleiter die auszugsweise oder vollständige Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung zuzulassen, und zwar auch in der Weise, dass die Öffentlichkeit uneingeschränkt Zugang hat.

II.)

„§ 15 Teilnahme an der Hauptversammlung, Vollmacht“ der Satzung wird wie folgt neu gefasst

§ 15
Teilnahme an der Hauptversammlung, Vollmacht

(1) Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft oder einer in der Einladung bezeichneten Stelle in Textform in deutscher oder englischer Sprache innerhalb der gesetzlichen Fristen anmelden.

(2) Für den Nachweis des Anteilsbesitzes reicht ein Nachweis gemäß § 67c Abs. 3 AktG aus, der sich auf einen gemäß den gesetzlichen Vorgaben in der Einladung zu bestimmenden Zeitpunkt zu beziehen hat und spätestens bis zum Ablauf der Anmeldefrist nach Absatz 1 zugegangen sein muss.

(3) Der Aktionär kann sich in der Hauptversammlung vertreten lassen. Für die Erteilung der Vollmacht gilt die gesetzlich vorgeschriebene Form. Vollmachten, die der Aktionär der Gesellschaft oder einem von ihr benannten Stimmrechtsvertreter zuleitet, können auch durch Telefax oder durch eine andere, in der Einladung zur Hauptversammlung näher bestimmte elektronische Form erteilt werden. Die Einzelheiten werden in der Einladung bekannt gemacht.“

Eine Änderungsfassung, in der die vom Vorstand und Aufsichtsrat vorgeschlagenen Änderungen der Satzung kenntlich gemacht sind, ist unter

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

abrufbar.

Der Vorstand wird angewiesen, diese Änderungen der Satzung erst nach dem 3. September 2020 zur Eintragung zum Handelsregister anzumelden.

II. Weitere Angaben der Einberufung

Durchführung der virtuellen Hauptversammlung

Auf Grundlage von § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung ausschließlich im Wege der elektronischen Briefwahl (keine elektronische Teilnahme) oder durch Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen ausüben. Der Vorstand hat ferner mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß 2 § 1 Abs. 3 S.1 des COVID-19-Gesetzes beschlossen, die Einberufung unter Verkürzung der Frist auf 21 Tage vorzunehmen.

Zur Durchführung der virtuellen Hauptversammlung hat die Gesellschaft ein passwortgeschütztes Aktionärsportal zur Hauptversammlung eingerichtet, das unter der Internetadresse

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

aufgerufen werden kann. Über das Aktionärsportal kann sich der Aktionär, der sich frist- und formgerecht zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet und den Anteilsbesitz nachgewiesen hat, oder sein Bevollmächtigter unter Angabe seiner Zugangsnummer sowie der dazugehörigen individuellen PIN einloggen und seine Stimme per elektronischer Briefwahl oder per elektronischer Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft abgeben. Auch die Übermittlung von Fragen zu Angelegenheiten der Gesellschaft (bis zwei Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 26. Mai 2020, 24:00 Uhr) sowie die Übermittlung eines etwaigen Widerspruchs (ab Beginn der Hauptversammlung) sind über den Online-Zugang möglich. Schließlich ist dort auch der Link zur Bild- und Tonübertragung der Hauptversammlung zu finden.

Aktionäre, die sich gemäß den nachstehenden Bedingungen form- und fristgerecht zur Hauptversammlung angemeldet und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben, erhalten die erforderlichen Zugangsdaten zur Nutzung des Internetportals postalisch.

Wir weisen die Aktionäre ausdrücklich darauf hin, dass sie alle Anmelde- und Nachweisschritte so bald als möglich vornehmen sollten, um ihre Möglichkeit zur Verfolgung der virtuellen Hauptversammlung und Stimmabgabe rechtzeitig sicherzustellen.

Teilnahmeberechtigung

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) sind nicht berechtigt, physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilzunehmen. Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung durch Verfolgung der Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts im Wege elektronische Briefwahl (keine elektronische Teilnahme) oder im Wege der Erteilung von Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes bis spätestens 24. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ), bei der nachstehend bezeichneten Stelle in Textform in deutscher oder englischer Sprache anmelden. Der Anteilsbesitz wird nachgewiesen durch die Bescheinigung des depotführenden Instituts, die sich gemäß § 1 Abs. 3 S. 2 COVID-19-Gesetz auf den Beginn des 12. Tages vor der Hauptversammlung, d. h. auf den 16. Mai 2020, 00.00 Uhr (MESZ), (sogenannter Nachweisstichtag) zu beziehen hat. Dieser Nachweis ist in Textform in deutscher oder in englischer Sprache zu erbringen und muss der Gesellschaft ebenfalls unter folgender Anmeldeadresse bis zum Ablauf des 24. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen:

ATOSS Software AG
c/o Commerzbank AG
GS-BM General Meetings
60261 Frankfurt am Main
Telefax: +49 (0) 69 136 26351
E-Mail: generalmeetings@commerzbank.com

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat. Dabei richten sich die Berechtigung zur Teilnahme und der Stimmrechtsumfang ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Mit dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einher. Veräußerungen nach dem Nachweisstichtag haben für das gesetzliche Teilnahme- und Stimmrecht des Veräußerers keine Bedeutung. Ebenso führt ein zusätzlicher Erwerb von Aktien der Gesellschaft nach dem Nachweisstichtag zu keinen Veränderungen bezüglich des Teilnahme- und Stimmrechts. Wer zum Nachweisstichtag noch keine Aktien besitzt und erst danach Aktionär wird, ist nicht teilnahme- und stimmberechtigt.

Nach Zugang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes werden den ordnungsgemäß angemeldeten Aktionären Zugangskarten übersandt. Diese enthalten die Zugangsdaten zum Aktionärsportal und weitere Informationen zur virtuellen Hauptversammlung. Aktionäre, die an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen möchten, werden gebeten, ihre depotführende Bank möglichst frühzeitig zu benachrichtigen, damit diese die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes an die Anmeldestelle übermitteln kann.

Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre und deren Bevollmächtigte können ihre Stimme auch per elektronischer Briefwahl abgeben. Auch hierzu sind eine ordnungsgemäße Anmeldung und Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Die elektronische Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen oder Widerruf hinsichtlich der Briefwahlstimmen sind im Wege der elektronischen Kommunikation über das unter

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

erreichbare passwortgeschützten Aktionärsportal bis zum Beginn der Abstimmungen im Verlauf der virtuellen Hauptversammlung möglich. Die Zugangsdaten für das passwortgeschützte Aktionärsportal werden den Aktionären nach ordnungsgemäßer Anmeldung zur Hauptversammlung und Nachweis des Anteilsbesitzes mit der Zugangskarte übermittelt.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung

Die Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, können ihr Stimmrecht in der Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, beispielsweise durch einen Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut), eine Vereinigung von Aktionären, andere von § 135 AktG erfasste Institutionen oder Personen, durch weisungsgebundene von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter oder durch eine sonstige Person ihrer Wahl ausüben lassen. Auch in diesem Fall sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft sind in Textform zu erteilen. Die Erteilung kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis der Bevollmächtigung muss der Gesellschaft per Post oder per Fax oder elektronisch per E-Mail an die folgende Adresse zugehen:

ATOSS Software AG
Rechtsabteilung – HV 2020
Rosenheimer Str. 141 h
81671 München
Telefax: 089 – 42771 – 58400
E-Mail: hauptversammlung@atoss.com

Ein Vollmachtsformular wird den zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldeten Personen auf der Zugangskarte zugesendet. Dieses Formular steht auch auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetseite

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

zum Herunterladen bereit.

Die vorstehenden Regelungen über die Form von Vollmachten erstrecken sich nicht auf die Form der Erteilung, ihr Widerruf und der Nachweis von Vollmachten an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen oder andere von § 135 AktG erfasste Institutionen oder Personen. Hier können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen.

Die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung über das Aktionärsportal durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte vom Aktionär die Zugangsnummer und den PIN-Code des Aktionärs zur Verwendung erhält. Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der elektronischen Briefwahl oder, sofern dies nach der Vollmacht möglich ist, durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.

Verfahren für die Stimmabgabe durch von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung

Die Gesellschaft bietet ihren Aktionären an, die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter mit der Stimmrechtsausübung zu bevollmächtigen. Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten, müssen sich ebenfalls gemäß den vorstehenden Bestimmungen fristgerecht zur Hauptversammlung anmelden sowie den Nachweis des Anteilsbesitzes führen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht im Fall ihrer Bevollmächtigung weisungsgebunden aus. Ohne Weisungen des Aktionärs sind die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter nicht zur Stimmrechtsausübung befugt. Ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter steht auf der Internetseite der Gesellschaft

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

zum Download zur Verfügung.

Die Erteilung der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Dieses kann auch elektronisch übermittelt werden (E-Mail), indem z.B. die zugesandte Eintrittskarte und das Vollmachts-/Weisungsformular als eingescannte Datei beispielsweise im PDF-Format per E-Mail an die nachstehend genannte Adresse übersendet wird. Aus organisatorischen Gründen werden die Aktionäre gebeten, die Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bis spätestens zum Ablauf des 27. Mai 2020, 17:00 Uhr (MESZ), (Eingangsdatum bei der Gesellschaft) an die nachfolgende Adresse, Faxnummer oder E-Mailadresse zu übersenden:

ATOSS Software AG
Rechtsabteilung – HV 2020
Rosenheimer Str. 141 h
81671 München
Telefax: 089 – 42771 – 58400
E-Mail: hauptversammlung@atoss.com

Außerdem steht für die Bevollmächtigung und Weisungserteilung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch das Aktionärsportal, das über einen Link auf der Internetseite unserer Gesellschaft unter

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

erreicht werden kann, zur Verfügung. Auf diesem Weg erteilte Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter müssen bis spätestens zum Beginn der Abstimmung der virtuellen Hauptversammlung vollständig erteilt sein. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch noch ein Widerruf der über das Aktionärsportal erteilten Vollmachten oder eine Änderung der über das Aktionärsportal erteilten Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft möglich.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung sowie ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung werden den Aktionären mit der Zugangskarte übersandt und stehen den Aktionären auch unter der Internetseite

http://www.atoss.com/de-de/Investor-Relations/Veranstaltungen/Hauptversammlung

zur Verfügung.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter nehmen keine Vollmachten zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse, zur Ausübung des Rede- und Fragerechts oder zur Stellung von Anträgen entgegen.

Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft angebotenen Formulare zur Bevollmächtigung bzw. Weisungserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter besteht nicht.

Rechte der Aktionäre

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG, § 1 Abs. 3 Satz 4 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von Euro 500.000,00 erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand an die folgende Adresse

ATOSS Software AG
Rechtsabteilung – HV 2020
Rosenheimer Str. 141 h
81671 München

zu richten und muss der Gesellschaft gemäß § 1 Abs. 3 Satz 4 COVID-19-Gesetz abweichend von § 122 Abs. 2 Satz 3 AktG bis spätestens am 13. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ), zugehen. Jedem neuen Punkt der Tagesordnung muss eine Begründung oder Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Aktionäre können der Gesellschaft Anträge gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 127 AktG zur Wahl des Abschlussprüfers oder zu den Wahlen zum Aufsichtsrat übersenden. Diese sind ausschließlich an die nachfolgende Adresse, Faxnummer oder E-Mailadresse zu richten:

ATOSS Software AG
Rechtsabteilung – HV 2020
Rosenheimer Str. 141 h
81671 München
Telefax: 089 – 42771 – 58400
E-Mail: hauptversammlung@atoss.com

Die Gesellschaft macht Gegenanträge und Wahlvorschläge einschließlich des Namens des Aktionärs, einer etwaigen Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetseite

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zugänglich, wenn ihr die Gegenanträge oder die Wahlvorschläge mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind), also spätestens bis 13. Mai 2020, 24.00 Uhr (MESZ), unter der vorstehend angegebenen Adresse zugegangen sind. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt.

Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und einer etwaigen Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Gründe gemäß § 126 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 bis 7 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine etwaige Begründung eines Gegenantrags braucht zudem nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Wahlvorschläge von Aktionären braucht der Vorstand, außer in den Fällen des § 126 Abs. 2 AktG, auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn diese nicht die Angaben nach § 124 Abs. 3 AktG (Angabe von Namen, ausgeübtem Beruf und Wohnort der vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieder oder Prüfer) beziehungsweise nach § 125 Abs. 1 Satz 5 AktG (Angaben über die Mitgliedschaft der vorgeschlagenen Aufsichtsratsmitglieder in anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten) enthalten.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Nach den §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machende Gegenanträge und Wahlvorschläge werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht hat.

Auskunftsrecht der Aktionäre gemäß § 131 Abs. 1 AktG, § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu Angelegenheiten der Gesellschaft zu stellen. Gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3, S. 2 COVID-19-Gesetz sind Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung, d. h. bis zum 26. Mai 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), elektronisch über das Aktionärsportal einzureichen. Ein Auskunftsrecht für Aktionäre während der virtuellen Hauptversammlung besteht nicht. Über die Beantwortung entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen. Der Vorstand ist nicht verpflichtet, alle Fragen zu beantworten, er kann Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Er kann dabei Aktionärsvereinigungen und Institutionelle Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Die Beantwortung erfolgt im Rahmen der Live-Übertragung der Versammlung sofern sie nicht in einem vorab auf der Website veröffentlichten Frage-und-Antwort-Katalog beantwortet sind.

Möglichkeit des Widerspruchs gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß angemeldet und ihren Anteilsbesitz nachgewiesen haben, und ihre Bevollmächtigten können vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu ihrem Ende in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung über das unter der Internetadresse

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erreichbare Aktionärsportal Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären, wenn sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausüben oder ausgeübt haben. Eine anderweitige Form der Übermittlung von Widersprüchen ist ausgeschlossen.

Veröffentlichungen auf der Internetseite der Gesellschaft gemäß § 124a AktG

Veröffentlichungen gemäß § 124a AktG zur Hauptversammlung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetseite

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Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte – Weitere Angaben nach § 49 Abs. 1 Nr. 1 WpHG

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger Euro 3.976.568,00 und ist eingeteilt in 3.976.568 Stammaktien ohne Nennbetrag (Stückaktien). Die Aktien lauten auf den Inhaber. Jede Stückaktie gewährt eine Stimme. Die Gesamtzahl der Stimmrechte an der Gesellschaft im Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger beträgt damit 3.976.568. Von diesen 3.976.568 Stimmrechten ruhen derzeit insgesamt 0 Stimmrechte aus eigenen Aktien (§ 71b AktG). Die konkrete Anzahl der nicht ruhenden Stimmrechte kann sich bis zur Hauptversammlung noch verändern.

Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO

Die ATOSS Software AG verarbeitet im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung folgende Kategorien personenbezogener Daten: Kontaktdaten (insbesondere Name, Adresse oder die E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Name, Adresse oder die E-Mail-Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters), Informationen über Aktien (z. B. Anzahl der Aktien, Besitzart der Aktie) und Verwaltungsdaten (z. B. die Eintrittskartennummer). Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Hauptversammlung basiert auf Art. 6 Abs. 1 lit. c Datenschutzgrundverordnung (DSGVO). Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten rechtmäßig, wenn die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist. Die ATOSS Software AG ist rechtlich verpflichtet, eine Hauptversammlung durchzuführen. Um dieser Pflicht nachzugehen, ist die Verarbeitung der oben genannten Kategorien personenbezogener Daten unerlässlich. Ohne Angabe von personenbezogenen Daten können Aktionäre sich nicht zur Hauptversammlung anmelden.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die ATOSS Software AG, Rosenheimer Straße 141 h, 81671 München, E-Mail: hauptversammlung@atoss.com, Telefon: +49 89 4 27 71 0

Personenbezogene Daten, die Aktionäre betreffen, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben. Ausnahmsweise erhalten auch Dritte Zugang zu diesen Daten, sofern diese von der ATOSS Software AG zur Erbringung von Dienstleistungen im Rahmen der Durchführung der Hauptversammlung beauftragt wurden. Hierbei handelt es sich um typische Hauptversammlungsdienstleister, wie etwa HV-Agenturen, Rechtsanwälte oder Wirtschaftsprüfer. Die Dienstleister erhalten personenbezogene Daten nur in dem Umfang, der für die Erbringung der Dienstleistung notwendig ist. Die Gesellschaft ist zudem unter bestimmten Umständen gesetzlich verpflichtet, personenbezogene Daten weiteren Empfängern, z.B. Behörden oder Gerichten zu übermitteln.

Im Zusammenhang mit etwaigen zugänglich zu machenden Tagesordnungsergänzungsanträgen, Gegenanträgen und Wahlvorschlägen werden persönliche Daten über Aktionäre veröffentlicht.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts während der Hauptversammlung können andere Versammlungsteilnehmer Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis erfassten Daten erlangen. Die oben genannten Daten werden in der Regel drei Jahre nach Beendigung der Hauptversammlung gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die weitere Verarbeitung der Daten ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen die ATOSS Software AG oder seitens der ATOSS Software AG geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.

Aktionäre haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben sie das Recht, die Berichtigung unrichtiger Daten und die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten zu verlangen sowie ein Recht auf Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Aktionäre das Recht auf Übertragung sämtlicher von Ihnen an uns übergebene Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf „Datenportabilität“). Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine entsprechende E-Mail an: datenschutz@atoss.com

Darüber hinaus haben Sie auch das Recht zur Beschwerde bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde.

Den Datenschutzbeauftragten der ATOSS Software AG erreichen Sie unter folgender Adresse:

ATOSS Software AG
Dr. Maximilian Hoffmann
Rosenheimer Str. 141 h
81671 München
Deutschland
E-Mail: datenschutz@atoss.com

München, im Mai 2020

ATOSS Software AG

Andreas F.J. Obereder
Vorstandsvorsitzender
Christof Leiber
Vorstand

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