FinLab AG – Hauptversammlung 2020

von Legite

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Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
FinLab AG
Frankfurt am Main
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 30.04.2020

FinLab AG

Frankfurt am Main

WKN 121806 ISIN DE0001218063

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
am Mittwoch, den 10. Juni 2020, um 10:00 Uhr

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

wir laden Sie hiermit zu unserer ordentlichen Hauptversammlung am Mittwoch, den 10. Juni 2020 um 10:00 Uhr ein, die als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfindet.

Die Hauptversammlung wird für unsere Aktionäre live in Bild und Ton über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.finlab.de/hauptversammlung

übertragen. Voraussetzung für eine Teilnahme ist die vorangegangene Anmeldung. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist der Sitz der Gesellschaft, Grüneburgweg 18, 60322 Frankfurt am Main.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses nach HGB und des gebilligten Einzelabschlusses nach IFRS zum 31. Dezember 2019 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinnes

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen der Hauptversammlung vor, den für das Geschäftsjahr 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn der FinLab AG in Höhe von EUR 3.767.058,93 auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahl des Abschlussprüfers

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die

ifb Treuhand GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Grünwald,

zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre

Die Hauptversammlung wird mit Zustimmung des Aufsichtsrates nach Maßgabe des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (Art. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht, Bundesgesetzblatt I 2020, S. 569, nachfolgend Covid-19-Gesetz) als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten.

Gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 1 Covid-19-Gesetz und § 18 Abs. 3 der Satzung wird die Hauptversammlung am 10. Juni 2020 ab 10:00 Uhr (MESZ) live in Bild und Ton über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.finlab.de/hauptversammlung

übertragen.

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist ausgeschlossen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten erfolgt daher ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Adressen für die Anmeldung, Gegenanträge und Wahlvorschläge

Wir geben folgende Adresse für die Anmeldung zur Hauptversammlung an:

FinLab AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Telefax: +49 89 30903 – 74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Folgende Adresse steht für Anträge, Gegenanträge und Wahlvorschläge zur Verfügung:

FinLab AG
Abteilung Recht
Grüneburgweg 18
60322 Frankfurt am Main
Telefax +49 69 7191280 – 217
E-Mail: rechtsabteilung@finlab.de

Hinweise zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Nicht börsennotierte Gesellschaften sind in der Einberufung lediglich zur Angabe von Firma und Sitz der Gesellschaft, Zeit und Ort der Hauptversammlung, der Tagesordnung sowie oben genannter Adressen verpflichtet. Nachfolgende Hinweise erfolgen freiwillig, um den Aktionären die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung zu erleichtern.

Zur Teilnahme an der virtuellen Versammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig anmelden und am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse mindestens sechs Tage vor der Versammlung, also bis zum 3. Juni 2020 (24:00 Uhr), zugehen.

Mit der Einladung erhalten die Aktionäre Zugangsdaten (Aktionärsnummer und individuelles Zugangspasswort) für das HV Portal auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.finlab.de/hauptversammlung

Mit den Zugangsdaten kann die Anmeldung auch über das HV Portal vorgenommen werden. Die Anmeldung kann neben der Anmeldung über das HV Portal auch an die vorgenannte Anschrift zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung in Textform (§ 126b BGB) erfolgen.

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung müssen Aktionäre und ihre Bevollmächtigten sich am Tag der Hauptversammlung mit den Zugangsdaten auf dem HV Portal einloggen.

Die Aktien werden durch die Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können über ihre Aktien daher auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen. Für das Teilnahme- und Stimmrecht ist der am Tag der virtuellen Hauptversammlung im Aktienregister eingetragene Aktienbestand maßgebend. Dieser wird dem Bestand zum Anmeldeschluss am 3. Juni 2020, 24:00 Uhr, entsprechen, da aus arbeitstechnischen Gründen mit Wirkung vom Ablauf des Anmeldeschlusses bis zum Ende des Tages der virtuellen Hauptversammlung keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen werden (Umschreibungsstopp). Technisch maßgeblicher Bestandsstichtag (sogenannter Technical Record Date) ist daher der Ablauf des 3. Juni 2020. Erwerber von Aktien der Gesellschaft, die noch nicht im Aktienregister eingetragen sind, werden daher gebeten, Umschreibungsanträge so zeitnah wie möglich zu stellen.

Die weiteren Einzelheiten können Aktionäre der Satzung der Gesellschaft entnehmen, die auf der Internetseite der Gesellschaft verfügbar ist.

Hinweise zur Stimmrechtsausübung

Die Stimmrechtsausübung durch Aktionäre und ihre Bevollmächtigten ist gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 2 Covid-19-Gesetz nur schriftlich oder im Wege der elektronischen Kommunikation als Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter möglich.

Verfahren für die Stimmabgabe per Briefwahl

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich rechtzeitig zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben. Die Stimmabgabe per Briefwahl kann bis spätestens 9. Juni 2020, 24:00 Uhr, postalisch, per E-Mail oder per Telefax an die vorgenannte Anschrift zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung übersandt werden.

Für die Stimmabgabe per Briefwahl kann das Formular verwendet werden, welches den Aktionären mit der Einladung übersandt wird.

Die Stimmabgabe per Briefwahl kann auch über das HV Portal vorgenommen. In diesem Fall ist die Stimmabgabe während der Hauptversammlung bis zum Ende der Fragenbeantwortung möglich.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten, z.B. durch ein Intermediär oder eine Vereinigung von Aktionären oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Die Erteilung einer Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Auch in diesem Fall ist eine rechtzeitige Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für die von ihnen vertretenen Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben. Sofern Dritte bevollmächtigt werden, erhalten die Bevollmächtigten eigene Zugangsdaten für das HV Portal.

Die Vollmachtserteilung kann auch über das HV Portal vorgenommen werden.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten können sich durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter vertreten lassen. Den Stimmrechtsvertretern müssen neben der Vollmacht Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werde. Sie üben das Stimmrecht ausschließlich aufgrund der Grundlage der Weisungen aus. Auch in diesem Fall ist eine rechtzeitige Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung erforderlich. Die Vollmacht und die Erteilung von Weisungen bedarf der Textform und kann bis spätestens 9. Juni 2020, 24:00 Uhr, postalisch, per E-Mail oder per Telefax an die vorgenannte Anschrift zur Anmeldung zur virtuellen Hauptversammlung übersandt werden. Für die Vollmachtserteilung mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter kann das Formular verwendet werden, welches den Aktionären mit der Einladung übersandt wird.

Die Vollmachtserteilung mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter kann auch über das HV Portal vorgenommen werden. In diesem Fall ist die Vollmachtserteilung mit Weisungen während der Hauptversammlung bis zum Ende der Fragenbeantwortung möglich.

Fragemöglichkeit der Aktionäre

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten haben gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr. 3 Covid-19-Gesetz die Möglichkeit, Fragen zu stellen. Hierfür müssen sich Aktionäre und ihre Bevollmächtigten zuvor ordnungsgemäß anmelden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Fragen der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten sind bis spätestens 7. Juni 2020, 24:00 Uhr, im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

FinLab-HV2020-Fragen@finlab.de

einzureichen. Es wird darauf hingewiesen, dass nur textliche E-Mails, also E-Mails ohne Anhang, wie z.B. PDF- oder Worddokumente und Videos, zugelassen sind.

Darüber hinaus steht den Aktionären und ihren Bevollmächtigten weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- und Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.

Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung

Aktionäre und ihre Bevollmächtigten, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können gemäß § 1 Abs. 2 S. 1 Nr.4 Covid-19-Gesetz Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung erklären. In Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG wird auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung verzichtet. Der Widerspruch kann am Tag der virtuellen Hauptversammlung ab deren Beginn bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter unter Angabe der Aktionärsnummer oder Nummer der Anmeldung sowie des Namens im Weg der elektronischen Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

FinLab-HV2020-Widerspruch@finlab.de

erklärt werden. Zugelassen sind nur textliche E-Mails, also E-Mails ohne Anhang, wie z.B. PDF- oder Worddokumente und Videos.

Hinweis zum Datenschutz

Der Schutz Ihrer Daten und deren rechtskonforme Verarbeitung haben für uns einen hohen Stellenwert. In unseren Datenschutzhinweisen haben wir alle Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten unserer Aktionäre übersichtlich und kompakt zusammengefasst. Unsere Datenschutzhinweise stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.finlab.de/hauptversammlung

zur Einsicht und zum Download zur Verfügung.

 

Frankfurt am Main, im April 2020

FinLab AG

Der Vorstand

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