Instone Real Estate Group AG: Einberufung zur Hauptversammlung

von Legite

Artikel

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Instone Real Estate Group AG
Essen
Gesellschaftsbekanntmachungen Einberufung zur Hauptversammlung 05.05.2020

Instone Real Estate Group AG

Essen

Wertpapier-Kennnummer: A2NBX8
ISIN: DE000A2NBX80

Einberufung zur Hauptversammlung

Sehr geehrte Aktionärinnen und Aktionäre,

wir laden Sie hiermit zu der am

9. Juni 2020
um 10:00 Uhr MESZ

stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Instone Real Estate Group AG ein.

Vor dem Hintergrund der bestehenden behördlichen Verordnungen zum Schutz gegen mit dem Coronavirus SARS-CoV-2 verbundene Gesundheitsgefahren wird die Hauptversammlung als

virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz

der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten stattfinden. Die Hauptversammlung wird für unsere fristgerecht angemeldeten Aktionäre bzw. deren Bevollmächtigte vollständig in Bild und Ton live im Internet übertragen. Unsere Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können über das zugangsgeschützte InvestorPortal der Instone Real Estate Group AG unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

die gesamte Hauptversammlung am 9. Juni 2020 (ab 10:00 Uhr MESZ) verfolgen. Ort der Hauptversammlung im aktienrechtlichen Sinne ist Essen.

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des gebilligten Konzernabschlusses sowie des zusammengefassten Lageberichts der Instone Real Estate Group AG und des Konzerns, des erläuternden Berichts zu den Angaben nach § 289a Abs. 1 HGB und § 315a Abs. 1 HGB sowie des Berichts des Aufsichtsrats, jeweils für das Geschäftsjahr 2019

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss am 16. März 2020 gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Einer Beschlussfassung durch die Hauptversammlung gemäß § 173 Abs. 1 Satz 1 bzw. Satz 2 AktG bedarf es daher für die vorzulegenden Unterlagen nicht.

2.

Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 in Höhe von EUR 17.642.170,58 in voller Höhe auf neue Rechnung vorzutragen.

3.

Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

4.

Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für diesen Zeitraum Entlastung zu erteilen.

5.

Bestellung des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020 sowie des Prüfers für die prüferische Durchsicht unterjähriger Finanzberichte

Der Aufsichtsrat schlägt auf Empfehlung seines Prüfungsausschusses vor, die Deloitte GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Schwannstraße 6, 40476 Düsseldorf, Deutschland, für das am 31. Dezember 2020 endende Geschäftsjahr als Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer zu bestellen. Dieser soll auch – sofern eine solche erfolgt – die prüferische Durchsicht der bis zur nächsten ordentlichen Hauptversammlung zu erstellenden unterjährigen Finanzberichte vornehmen.

Der Prüfungsausschuss hat in seiner Empfehlung erklärt, dass diese frei von ungebührlicher Einflussnahme durch Dritte ist und ihm keine Beschränkung im Hinblick auf die Auswahl eines bestimmten Abschlussprüfers im Sinne des Art. 16 Abs. 6 der Verordnung (EU) 537/2014 auferlegt wurde.

6.

Beschlussfassung über die Zustimmung zum Abschluss eines Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags mit der Instone Real Estate Property GmbH

Die Instone Real Estate Group AG beabsichtigt, zur Vereinfachung der Konzernsteuerung sowie zur Begründung einer körperschaftsteuerlichen Organschaft mit der Instone Real Estate Property GmbH einen Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag zu schließen. Der Entwurf dieses Vertrags hat den folgenden Wortlaut:

„Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrag
zwischen der
Instone Real Estate Group AG
mit dem Sitz in Essen, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Essen unter HRB 29362
und der
Instone Real Estate Property GmbH
mit dem Sitz in Essen, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Essen unter HRB 30620
(nachfolgend „Tochtergesellschaft“)

ARTIKEL 1 – LEITUNGS- UND WEISUNGSRECHT

1.1

Die Tochtergesellschaft unterstellt die Leitung ihrer Gesellschaft der Instone Real Estate Group AG als herrschendem Unternehmen.

1.2

Die Tochtergesellschaft verpflichtet sich, den Weisungen der Instone Real Estate Group AG Folge zu leisten. Die Instone Real Estate Group AG kann anordnen, dass bestimmte Geschäfte oder bestimmte Arten von Geschäften der Tochtergesellschaft nur mit ihrer vorherigen Zustimmung abgeschlossen werden dürfen.

ARTIKEL 2 – GEWINNABFÜHRUNG

2.1

Die Tochtergesellschaft verpflichtet sich, ihren ganzen Gewinn entsprechend den Vorschriften des § 301 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung an die Instone Real Estate Group AG abzuführen.

2.2

Die Tochtergesellschaft kann mit Zustimmung der Instone Real Estate Group AG Beträge aus dem Jahresüberschuss insoweit in andere Gewinnrücklagen gemäß § 272 Abs. 3 HGB einstellen, als dies handelsrechtlich zulässig und bei vernünftiger kaufmännischer Beurteilung wirtschaftlich begründet ist. Die Bildung gesetzlicher Rücklagen ist zulässig.

2.3

Während der Dauer dieses Vertrags gebildete andere Gewinnrücklagen nach § 272 Abs. 3 HGB sind auf Verlangen der Instone Real Estate Group AG aufzulösen und zum Ausgleich eines Jahresfehlbetrags zu verwenden oder als Gewinn abzuführen. Die Abführung von vorvertraglichen Kapital- und Gewinnrücklagen ist ausgeschlossen.

2.4

Auf Verlangen der Instone Real Estate Group AG ist eine Vorababführung von Gewinnen unterjährig durchzuführen, wenn und soweit dies gesetzlich zulässig ist.

2.5

Sofern der Vertrag nicht vor Ablauf des Geschäftsjahrs der Tochtergesellschaft endet, entsteht der Anspruch auf Gewinnabführung zum Ende des Geschäftsjahrs der Tochtergesellschaft. Er ist mit Wertstellung zu diesem Zeitpunkt fällig und ab diesem Zeitpunkt mit dem gesetzlichen Zinssatz für beiderseitige Handelsgeschäfte zu verzinsen.

2.6

Die Pflicht zur Gewinnabführung gilt rückwirkend ab Beginn des Geschäftsjahrs der Tochtergesellschaft, in dem dieser Vertrag nach Artikel 4.1 wirksam wird.

ARTIKEL 3 – VERLUSTÜBERNAHME

3.1

Die Instone Real Estate Group AG ist zur Übernahme der Verluste der Tochtergesellschaft entsprechend den Vorschriften des § 302 AktG in seiner jeweils gültigen Fassung verpflichtet.

3.2

Sofern der Vertrag nicht vor Ablauf des Geschäftsjahrs der Tochtergesellschaft endet, entsteht der Anspruch auf Verlustübernahme zum Ende des Geschäftsjahrs der Tochtergesellschaft. Er ist mit Wertstellung zu diesem Zeitpunkt fällig und ab diesem Zeitpunkt mit dem gesetzlichen Zinssatz für beiderseitige Handelsgeschäfte zu verzinsen.

3.3

Die Verlustübernahmepflicht gilt rückwirkend ab Beginn des Geschäftsjahrs der Tochtergesellschaft, in dem dieser Vertrag nach Artikel 4.1 wirksam wird.

ARTIKEL 4 – WIRKSAMWERDEN UND DAUER

4.1

Dieser Vertrag wird mit der Eintragung in das Handelsregister des Sitzes der Tochtergesellschaft wirksam.

4.2

Der Vertrag ist auf unbestimmte Zeit geschlossen. Er kann ordentlich mit einer Frist von drei (3) Monaten zum Ende eines Geschäftsjahrs der Tochtergesellschaft gekündigt werden, erstmals jedoch zum Ende desjenigen Geschäftsjahrs der Tochtergesellschaft, das mindestens fünf (5) Zeitjahre nach dem Beginn des Geschäftsjahrs der Tochtergesellschaft endet, in dem der Vertrag wirksam geworden ist (Mindestlaufzeit). Zusätzlich zu der vorgenannten Kündigungsfrist kann die Instone Real Estate Group AG den Vertrag nach Ablauf der im vorstehenden Satz geregelten Mindestlaufzeit jederzeit mit einer Frist von zwei (2) Wochen ordentlich kündigen.

4.3

Das Recht zur außerordentlichen fristlosen Kündigung bei Vorliegen eines wichtigen Grunds bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere im Fall der Insolvenz, Verschmelzung, Spaltung oder Liquidation der Instone Real Estate Group AG oder der Tochtergesellschaft vor; ferner dann, wenn der Instone Real Estate Group AG in Folge einer Veräußerung oder Einbringung nicht mehr unmittelbar die Mehrheit der Stimmrechte aus den Anteilen an der Tochtergesellschaft zusteht oder in Folge der Veräußerung oder Einbringung erstmals im Sinne des § 307 AktG ein außenstehender Gesellschafter an der Tochtergesellschaft beteiligt wird. Im Falle der Veräußerung oder Einbringung von Anteilen kann die Instone Real Estate Group AG die Kündigung auch ab dem Datum des Abschlusses des schuldrechtlichen Vertrags über die Veräußerung oder Einbringung der Anteile an der Tochtergesellschaft mit Wirkung zum Zeitpunkt der Übertragung der Anteile oder zu einem früheren Zeitpunkt erklären.

4.4

Die Kündigung dieses Vertrags ist schriftlich gegenüber dem anderen Vertragspartner zu erklären.

ARTIKEL 5 – SCHLUSSBESTIMMUNGEN

5.1

Bei der Auslegung einzelner Bestimmungen dieses Vertrags sind die §§ 14 und 17 des Körperschaftsteuergesetzes in ihrer jeweils gültigen Fassung zu berücksichtigen.

5.2

Sollte eine Bestimmung dieses Vertrags ganz oder teilweise unwirksam oder undurchführbar sein oder werden, oder sollte der Vertrag eine Lücke enthalten, so soll dies die Gültigkeit des Vertrags im Übrigen nicht berühren. Anstelle der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung werden die Vertragspartner diejenige wirksame oder durchführbare Bestimmung vereinbaren, die dem wirtschaftlichen Ergebnis der unwirksamen oder undurchführbaren Bestimmung am nächsten kommt. Im Falle einer Lücke des Vertrags ist diejenige Bestimmung zu vereinbaren, die bei Kenntnis der Lücke entsprechend dem Sinn und Zweck des Vertrags vereinbart worden wäre.

5.3

Soweit nach diesem Vertrag eine Erklärung in Schriftform abzugeben ist, muss diese Erklärung vom erklärenden Vertragspartner eigenhändig durch Namensunterschrift unterzeichnet und dem anderen Vertragspartner im Original übermittelt werden. Die vorstehende Schriftform kann nicht durch die elektronische Form ersetzt werden.

5.4

Erfüllungsort und Gerichtsstand ist für beide Vertragspartner Essen.

Essen, den [ ● ]. 2020
Instone Real Estate Group AG
………………………………………. ……………………………………….
[ ● ] [ ● ]
(Mitglied des Vorstands) (Mitglied des Vorstands)
Essen, den [ ● ]. 2020
Instone Real Estate Property GmbH
………………………………………. ……………………………………….
[ ● ] [ ● ]
(Mitglied der Geschäftsführung) (Mitglied der Geschäftsführung)“

Die Instone Real Estate Group AG hält unmittelbar sämtliche Anteile an der Instone Real Estate Property GmbH. Daher muss der Vertrag weder Ausgleichsleistungen noch eine Abfindung vorsehen. Ferner bedarf es keiner Prüfung des Vertrags gemäß § 293b Abs. 1 AktG. Neben der Zustimmung der Hauptversammlung bedarf der Vertrag zu seiner Wirksamkeit außerdem der Zustimmung der Gesellschafterversammlung der Instone Real Estate Property GmbH sowie der Eintragung in das Handelsregister der Instone Real Estate Property GmbH.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:

Dem Abschluss des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags zwischen der Instone Real Estate Group AG und der Instone Real Estate Property GmbH wird zugestimmt.

Von der Einberufung an sind der Entwurf des Beherrschungs- und Gewinnabführungsvertrags, der gemeinsame Vertragsbericht gemäß § 293a AktG des Vorstands der Instone Real Estate Group AG und der Geschäftsführung der Instone Real Estate Property GmbH sowie, soweit vorhanden, die Jahresabschlüsse und Lageberichte der Instone Real Estate Group AG bzw. deren Rechtsvorgängerin Instone Real Estate Group N.V. sowie der Instone Real Estate Property GmbH für die letzten drei Geschäftsjahre über die Internetseite

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

zugänglich.

7.

Beschlussfassung über Änderung von § 18.4 der Satzung

Durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) werden die Voraussetzungen an den Nachweis geändert, der für die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts zu erbringen ist. Zwar gelten die entsprechenden Neuregelungen erst für Hauptversammlungen, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden. Da die ordentliche Hauptversammlung 2021 der Instone Real Estate Group AG jedoch erst nach diesem Zeitpunkt einberufen werden wird, ist es aus Sicht von Vorstand und Aufsichtsrat sinnvoll, die Satzung bereits jetzt an die neue Gesetzeslage anzupassen, damit bei der Einberufung der nächsten Hauptversammlung bereits eine den gesetzlichen Anforderungen entsprechende Satzungsbestimmung vorliegt. Durch eine Eintragungsanweisung wird sichergestellt, dass die Neuregelung nicht vor dem 3. September 2020 wirksam wird.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, wie folgt zu beschließen:

a)

§ 18.4 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

„Die Berechtigung nach § 18.3 ist durch einen Nachweis des Anteilsbesitzes gemäß § 67c Abs. 3 AktG des jeweiligen Letztintermediärs nachzuweisen. Der Nachweis hat sich auf den Beginn des einundzwanzigsten Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen.“

b)

Der Vorstand wird angewiesen, die Eintragung der vorstehenden Satzungsänderung so zur Anmeldung zu bringen, dass diese möglichst zeitnah nach dem 3. September 2020 in das Handelsregister eingetragen wird.

II.

Weitere Angaben zur Einberufung

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 und 3 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrechts zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 (C19-AuswBekG) hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung unter geringfügiger Verkürzung der Einberufungsfrist ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als sog. virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Die virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre findet unter Anwesenheit eines mit der Niederschrift beauftragten Notars im ATLANTIC Congress Hotel Essen, Messeplatz 3, 45131 Essen, oder, im Falle einer behördlichen Untersagung der Durchführung am vorgenannten Ort aufgrund der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie, in den Räumen der Gesellschaft, Grugaplatz 2-4, 45131 Essen, statt. Diese Art der Durchführung der Hauptversammlung führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre.

Wir bitten die Aktionäre daher um besondere Beachtung der nachstehenden Hinweise zur Anmeldung zur Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zu weiteren Aktionärsrechten.

1.

Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Im Zeitpunkt der Einberufung dieser Hauptversammlung ist das Grundkapital der Gesellschaft in Höhe von EUR 36.988.336,00 in 36.988.336 auf den Inhaber lautende Stückaktien eingeteilt, die jeweils eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Die Gesellschaft hält im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung keine eigenen Aktien.

2.

Voraussetzungen für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind gemäß § 18 Abs. 3 der Satzung diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und ihren Anteilsbesitz nachweisen. Es bedarf insoweit eines Nachweises des Anteilsbesitzes durch das depotführende Kredit- oder Finanzdienstleistungsinstitut, der sich gem. § 1 Abs. 3 Satz 2 C19-AuswBekG auf den Beginn des 12. Tages vor der Hauptversammlung, d.h. auf den 28. Mai 2020 (0:00 Uhr MESZ), (Nachweisstichtag, Record Date) zu beziehen hat.

Die Anmeldung muss der Gesellschaft in Textform (§ 126b BGB) in deutscher oder englischer Sprache unter der nachstehenden Adresse (postalisch, per Fax oder E-Mail) mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen, wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind, also bis spätestens zum Ablauf des 2. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ):

Instone Real Estate Group AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Fax: + 49 89 30903 74675
E-Mail: anmeldestelle@computershare.de

Der Nachweis des Anteilsbesitzes muss der Gesellschaft unter der vorgenannten Adresse spätestens am vierten Tage vor der Hauptversammlung zugehen, also bis spätestens zum Ablauf des 5. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ).

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes fristgerecht erbracht hat. Die Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung sowie der Umfang des Stimmrechts bemessen sich ausschließlich nach dem Anteilsbesitz zum Nachweisstichtag. Der Nachweisstichtag bedeutet keine Sperre für die Verfügung über Aktien; diese können insbesondere unabhängig vom Nachweisstichtag erworben oder veräußert werden. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstichtag wirken sich nicht auf die Berechtigung zur Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts aus. Entsprechendes gilt für Aktienerwerbe nach dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstichtag noch keine Aktien innehaben und erst danach Aktionär werden, sind in der Hauptversammlung am 9. Juni 2020 nicht teilnahme- und stimmberechtigt, es sei denn, sie haben sich insoweit bevollmächtigen oder zur Rechtsausübung ermächtigen lassen.

3.

Verfahren für die Stimmabgabe bei Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimmen in Textform oder im Wege elektronischer Kommunikation durch Briefwahl abgeben und ändern. Insbesondere können Stimmen elektronisch unter Nutzung des zugangsgeschützten InvestorPortal der Instone Real Estate Group AG unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

übermittelt werden. Diese Möglichkeit besteht bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der Hauptversammlung am 9. Juni 2020.

Für eine Übermittlung von Briefwahlstimmen auf anderem Weg steht das in der Anmeldebestätigung abgedruckte Formular zur Verfügung. Das Formular zur Stimmabgabe im Wege der Briefwahl ist auch unter der Internetadresse der Gesellschaft

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

zum Download abrufbar. Postalisch, per Fax oder E-Mail übermittelte Briefwahlstimmen müssen bereits bis zum 8. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ) unter nachstehender Adresse (postalisch, per Fax oder E-Mail) eingehen, um auf der Hauptversammlung berücksichtigt werden zu können:

Instone Real Estate Group AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Fax: + 49 (0) 89 30903 74675
E-Mail: instone-hv2020@computershare.de
4.

Verfahren für Stimmabgabe bei Stimmrechtsvertretung

4.1

Bevollmächtigung eines Dritten

Der Aktionär kann sein Stimmrecht bzw. seine sonstigen hauptversammlungsbezogenen Rechte auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch die depotführende Bank oder eine Aktionärsvereinigung, ausüben lassen. Auch im Falle einer Stimmrechtsvertretung ist eine fristgerechte Anmeldung des Aktionärs – wie oben unter „Voraussetzungen für die Teilnahme an der Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ ausgeführt – erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bedürfen der Textform (zu den Ausnahmen bei Stimmrechtsvertretern nach § 135 AktG siehe sogleich unter 4.2). Für die Vollmachtserteilung kann das in der Anmeldebestätigung enthaltene Vollmachtsformular genutzt werden.

Das Vollmachtsformular ist auch unter der Internetadresse der Gesellschaft

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

zum Download abrufbar.

Die Vollmacht und ihr Widerruf können entweder

(1)

in Textform an die Gesellschaft ausschließlich an folgende Adresse (postalisch, per Fax oder E-Mail)

Instone Real Estate Group AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Fax: + 49 89 30903 74675
E-Mail: instone-hv2020@computershare.de

oder über das InvestorPortal der Instone Real Estate Group AG unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

übermittelt oder

(2)

in Textform gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt werden.

Wird die Vollmacht in Textform gegenüber dem Bevollmächtigten erteilt, so bedarf es gegenüber der Gesellschaft – soweit sich nicht aus § 135 AktG etwas anderes ergibt (siehe 4.2) – eines Nachweises der Bevollmächtigung in Textform. Der Nachweis der Bevollmächtigung kann der Gesellschaft an die vorstehend genannte Adresse einschließlich des dort genannten Weges der elektronischen Kommunikation (E-Mail) gesendet oder über das InvestorPortal der Instone Real Estate Group AG übermittelt werden.

Derart Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.

4.2

Stimmrechtsvertretung durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder diesen gleichgestellten Personen (§ 135 AktG)

Soweit eine Vollmacht an einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder an eine im Hinblick auf die Stimmrechtsausübung nach den aktienrechtlichen Bestimmungen diesen gleichgestellte Person oder Institution erteilt wird, bedürfen die Vollmachtserteilung und ihr Widerruf nach den gesetzlichen Vorschriften nicht der Textform. Hier genügt es, wenn die Vollmachtserklärung vom Bevollmächtigten nachprüfbar festgehalten wird. Intermediäre und Aktionärsvereinigungen sowie die ihnen nach § 135 AktG gleichgestellten Personen und Institutionen können für ihre eigene Bevollmächtigung abweichende Regelungen vorsehen; bitte stimmen Sie sich diesbezüglich jeweils mit den zu Bevollmächtigenden ab. Eines gesonderten Nachweises der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedarf es in diesem Fall nicht.

Die Ausführungen unter 4.1, letzter Absatz, gelten entsprechend.

4.3

Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft

Wir bieten allen Aktionärinnen und Aktionären an, sich durch unsere Stimmrechtsvertreter vertreten zu lassen. Soweit die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Die Bevollmächtigung und die Weisungen sind in Textform zu erteilen. Vollmachten und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können insbesondere bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der Hauptversammlung am 9. Juni 2020 über das zugangsgeschützte InvestorPortal der Instone Real Estate Group AG unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Für eine Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter auf anderem Weg kann das Vollmachts- und Weisungsformular verwendet werden, das in der Anmeldebestätigung abgedruckt sowie unter der Internetadresse der Gesellschaft

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

zum Download abrufbar ist. Postalisch, per Fax oder E-Mail übermittelte Vollmachten und Weisungen müssen bis bereits zum 8. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ) unter nachstehender Adresse (postalisch, per Fax oder E-Mail) eingehen, um auf der Hauptversammlung berücksichtigt werden zu können:

Instone Real Estate Group AG
c/o Computershare Operations Center
80249 München
Fax: + 49 (0) 89 30903 74675
E-Mail: instone-hv2020@computershare.de

Der Widerruf der Vollmacht sowie die Änderung von Weisungen sind, sofern sie postalisch, per Fax oder E-Mail erfolgen, ebenfalls bis zum 8. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ) in Textform an die vorstehend genannte Adresse zu senden.

Die Stimmrechtsvertreter können nicht zur Ausübung der Fragemöglichkeit der Aktionäre, zur Stellung von Anträgen sowie zum Einlegen von Widersprüchen bevollmächtigt werden.

5.

Ergänzungsanträge zur Tagesordnung auf Verlangen einer Minderheit gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen mindestens den anteiligen Betrag des Grundkapitals der Instone Real Estate Group AG von EUR 500.000,00 (das entspricht 500.000 Aktien) erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntgemacht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Instone Real Estate Group AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung (Tag der Hauptversammlung sowie des Zugangs des Verlangens nicht mitgerechnet), also spätestens bis zum 25. Mai 2020 (24:00 Uhr MESZ), unter der nachstehenden Adresse zugegangen sein:

Instone Real Estate Group AG
Vorstand
Grugaplatz 2-4
45131 Essen
Deutschland

Die Antragsteller haben zusätzlich nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Ergänzungsverlangens beim Vorstand der Instone Real Estate Group AG Inhaber der erforderlichen Mindestaktienzahl sind und diese Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten.

6.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Gegenanträge und Wahlvorschläge gemäß §§ 126, 127 AktG sind ausschließlich an folgende Adresse (postalisch, per Fax oder E-Mail) zu richten:

Instone Real Estate Group AG
Investor Relations
Grugaplatz 2-4
45131 Essen
Deutschland
Fax: +49 (0) 201 45355 904
E-Mail: ir@instone.de

Alle nach Maßgabe der §§ 126, 127 AktG zugänglich zu machenden Gegenanträge und Wahlvorschläge werden den anderen Aktionären im Internet unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

einschließlich des Namens des Aktionärs und seiner bei Gegenanträgen erforderlichen Begründung sowie einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung zugänglich gemacht, sofern sie bis spätestens 25. Mai 2020 (24:00 Uhr MESZ) unter der vorgenannten Adresse zugegangen sind.

Nach der gesetzlichen Konzeption des C19-AuswBekG ist das Recht der Aktionäre, in der virtuellen Hauptversammlung (Gegen-)Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung sowie Geschäftsordnungsanträge zu stellen, ausgeschlossen. Übermittelte Gegenanträge, soweit sie sich nicht in der Ablehnung eines Beschlussvorschlags der Verwaltung erschöpfen, sowie Wahlvorschläge werden daher in der Hauptversammlung nicht zur Abstimmung gestellt und auch nicht anderweitig behandelt.

7.

Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß §§ 131 Abs. 1, 293g Abs. 3 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3 C19-AuswBekG

Ein Auskunftsrecht der Aktionäre besteht in der virtuellen Hauptversammlung ausnahmsweise nicht. Aktionäre haben aber nach ordnungsgemäßer Anmeldung die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen. Ein Recht auf Antwort ist damit nicht verbunden. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Er kann dabei Fragen zusammenfassen und auch im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Fragen, die in anderen als der deutschen Sprache gestellt werden, werden nicht beantwortet bzw. bei der Auswahl des Vorstands nicht berücksichtigt. Der Vorstand behält sich vor, Antworten auf Fragen vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu veröffentlichen und in diesem Fall auf eine erneute Beantwortung während der Hauptversammlung zu verzichten.

Fragen der Aktionäre sind bis spätestens zwei Tage vor der Hautversammlung, wobei der Tag der Hauptversammlung und der Tag des Zugangs nicht mitzurechnen sind, d.h. bis spätestens 6. Juni 2020 (24:00 Uhr MESZ), ausschließlich im Wege elektronischer Kommunikation über das zugangsgeschützte InvestorPortal der Instone Real Estate Group AG unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

einzureichen. Während der Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

8.

Unterlagen / Veröffentlichungen sowie Übertragung der Hauptversammlung auf der Internetseite

Vom Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung an sind sämtliche nach § 124a AktG zugänglich zu machenden Unterlagen über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

zugänglich.

Auf der genannten Internetseite finden sich auch weitergehende Erläuterungen der Aktionärsrechte gemäß §§ 122 Abs. 2, 126 Abs. 1, 127 und 131 Abs. 1 AktG sowie weitere Informationen, insbesondere zur Teilnahme an der Hauptversammlung, und zur Vollmachts- und Weisungserteilung.

Unsere Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten können über das zugangsgeschützte InvestorPortal der Instone Real Estate Group AG unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

außerdem die gesamte Hauptversammlung am 9. Juni 2020 (ab 10:00 Uhr MESZ) verfolgen

9.

Widerspruch gegen einen Beschluss in der Hauptversammlung

Aktionäre und Bevollmächtigte, die das Stimmrecht ausgeübt haben, können gemäß § 245 Nr. 1 AktG i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 C19-AuswBekG Widerspruch gegen einen Beschluss der Hauptversammlung von deren Beginn bis zu ihrer Schließung durch den Versammlungsleiter am 9. Juni 2020 über das zugangsgeschützte InvestorPortal der Instone Real Estate Group AG unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

erklären.

Essen, im April 2020

Instone Real Estate Group AG

Der Vorstand

Informationen für Aktionäre zum Datenschutz im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung

Die Gesellschaft verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung am 9. Juni 2020 als Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts personenbezogene Daten (insbesondere Name, Geburtsdatum, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie, gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) auf Grundlage der geltenden Datenschutzbestimmungen. Informationen für Aktionäre zum Datenschutz sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://ir.de.instone.de/websites/instonereal/German/6000/hauptversammlung.html

verfügbar.

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