Plan Optik AG – virtuellen Hauptversammlung 2020

von Legite

Artikel

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Plan Optik AG
Elsoff-Mittelhofen
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen virtuellen Hauptversammlung 13.05.2020

Plan Optik AG

Elsoff-Mittelhofen

ISIN DE000A0HGQS8

Einladung zur ordentlichen virtuellen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre ein zur ordentlichen virtuellen Hauptversammlung

am Mittwoch, den 24. Juni 2020, um 10.00 Uhr.

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, zum Schutz der Aktionäre, Mitarbeiter und beteiligten Dienstleister von der Möglichkeit des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie („COVID-19-Gesetz“) Gebrauch zu machen und die ordentliche Hauptversammlung 2020 ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Das heißt, dass es in diesem Jahr keine Vor-Ort-Veranstaltung geben wird, an der Sie teilnehmen können. Sie können die Hauptversammlung ausschließlich im Internet verfolgen, wo sie für angemeldete Aktionäre live übertragen wird.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses, des vom Aufsichtsrat gebilligten Konzernabschlusses, jeweils zum 31. Dezember 2019, und des zusammengefassten Lageberichts für die Gesellschaft und den Konzern sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Diese Unterlagen sind ab dem Tag der Einberufung zu dieser Hauptversammlung gem. § 175 Abs. 2 Satz 4 AktG über die Internetseite der Gesellschaft zugänglich.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die JPLH Treuhand AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Nikolauskirchstraße 18, 35216 Biedenkopf, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

5.

Beschlussfassung über Neufassung von § 17 der Satzung (Teilnahme an der Hauptversammlung)

Durch das Gesetz zur Umsetzung der zweiten Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) wurden die Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts geändert. Das ARUG II ist zum 1. Januar 2020 in Kraft getreten.

Bei Inhaberaktien börsennotierter Gesellschaften soll nach dem geänderten § 123 Abs. 4 S. 1 AktG zukünftig für die Teilnahme an der Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts der Nachweis des Letztintermediärs gemäß dem neu eingefügten § 67c Abs. 3 AktG ausreichen. Die Änderungen des § 123 Abs. 4 S. 1 AktG und der neue § 67c AktG finden erst ab dem 3. September 2020 und erstmals auf Hauptversammlungen Anwendung, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden.

Die Plan Optik AG ist von dieser Regelung nicht unmittelbar betroffen, weil sie nicht börsennotiert im Sinne der vorgenannten Vorschriften ist. Gleichwohl hält es die Gesellschaft für sinnvoll, ihre Satzung diesem allgemeinen künftigen Standard anzupassen, um eine reibungslose Anmeldung für die Aktionäre sicherzustellen. Damit wird auch eine unterschiedliche Regelung zu diesem Nachweis für die Teilnahme an der Hauptversammlung der Gesellschaft und der Ausübung des Stimmrechts in Satzung und Gesetz vermieden.

Die Anpassung der Satzung soll bereits jetzt beschlossen werden, um für die nächste ordentliche Hauptversammlung zur Anwendung zu kommen. Der Vorstand soll durch entsprechende Anmeldung zum Handelsregister sicherstellen, dass die Satzungsänderung erst ab dem 3. September 2020 wirksam wird.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:

§ 17 der Satzung wird wie folgt neu gefasst:

㤠17
Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden und ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der in der Einberufung mitgeteilten Adresse in Textform und in deutscher oder englischer Sprache mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung zugehen. In der Einberufung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist vorgesehen werden. Der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen. Die Aktionäre müssen darüber hinaus ihre Berechtigung zur Teilnahme und zur Ausübung des Stimmrechts nachweisen. Hierfür ist ein Nachweis des Anteilsbesitzes in Textform durch den Letztintermediär gemäß den rechtlichen Anforderungen erforderlich, der sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen hat und der Gesellschaft unter der in der Einberufung mitgeteilten Adresse mindestens 6 Tage vor der Hauptversammlung zugehen muss. In der Einberufung kann eine kürzere, in Tagen zu bemessende Frist vorgesehen werden. Der Tag des Zugangs und der Tag der Hauptversammlung sind nicht mitzurechnen.“

Der Vorstand wird angewiesen, die Änderung der Satzung so zum Handelsregister zur Eintragung anzumelden, dass die Eintragung möglichst zum oder zeitnah nach dem 3. September 2020 erfolgt.

6.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat setzt sich gemäß § 95 Abs. 1, Satz 1, 96 Abs. 1 letzter Teilsatz, § 101 Abs. 1 S.1 1. Alt. AktG und § 9 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern zusammen, die von den Aktionären gewählt werden.

Die Amtszeit der amtierenden drei Aufsichtsratsmitglieder endet mit dem Ablauf der Hauptversammlung am 24.06.2020. Somit stehen Neuwahlen an.

Der Aufsichtsrat schlägt der Hauptversammlung vor, folgende Personen für die Zeit bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung für das vierte Geschäftsjahr nach der Wahl beschließt, wobei das Jahr, in dem die Wahl erfolgt, nicht mitgerechnet wird, in den Aufsichtsrat zu wählen:

a)

Herrn Achim Geyer
Immobilienverwalter, Investor
wohnhaft in Helmenzen

b)

Herrn Dr. Thomas Fries
Geschäftsführer der FRT GmbH Bergisch Gladbach
wohnhaft in Bergisch Gladbach

c)

Herrn Holger Bürk
Unternehmer, Investment Manager
wohnhaft in Niedereschach

Der Aufsichtsrat schlägt ferner vor,

d)

Frau Bärbel Schilling,
Kauffrau, Angestellte der Plan Optik AG
wohnhaft in Elsoff,

für den vorgenannten Zeitraum als Ersatzmitglied für die Herren Geier und Fries zu wählen, und zwar mit der Maßgabe, dass Frau Bärbel Schilling Mitglied des Aufsichtsrates wird, wenn einer der beiden von dieser Hauptversammlung gewählten Herren vor Ablauf seiner Amtszeit aus dem Aufsichtsrat ausscheidet.

Der Aufsichtsrat schlägt ferner vor,

e)

Herrn Daniel Hallen,
Geschäftsführer der Dahamoo GmbH, Hennef (Sieg)
wohnhaft in Königswinter,

für den vorgenannten Zeitraum als Ersatzmitglied für Herrn Bürk zu wählen, und zwar mit der Maßgabe, dass Herr Daniel Hallen Mitglied des Aufsichtsrates wird, wenn Herr Bürk als von dieser Hauptversammlung gewähltes Mitglied des Aufsichtsrats vor Ablauf seiner Amtszeit aus dem Aufsichtsrat ausscheidet.

Die vorgeschlagenen Kandidaten sind Mitglieder in folgenden anderen gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder vergleichbaren in- und ausländischen Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen:

Achim Geyer
– keine Mandate –

Dr. Thomas Fries
– keine Mandate –

Holger Bürk
Intercard AG Informationssysteme, Villingen-Schwenningen, Mitglied des Aufsichtsrats
ConcentriXX AG, Kerns (Schweiz), Präsident des Verwaltungsrats

Bärbel Schilling
– keine Mandate –

Daniel Hallen
– keine Mandate –

Es ist vorgesehen, die Wahlen als Einzelwahl durchzuführen.

7.

Beschlussfassung über die Ermächtigung des Vorstands zum Erwerb, zur Einziehung und Veräußerung eigener Aktien

In der Hauptversammlung vom 24. Juni 2015 war der Vorstand ermächtigt worden, unter bestimmten Voraussetzungen eigene Aktien der Gesellschaft zu erwerben und zu veräußern. Diese Ermächtigung war befristet bis zum 1. Juni 2020 und ist somit zum Zeitpunkt der Hauptversammlung bereits ausgelaufen.

Von der Ermächtigung wurde kein Gebrauch gemacht.

Der Vorstand soll mit einer inhaltsgleichen Ermächtigung erneut zum Erwerb, zur Einziehung und Veräußerung eigener Aktien ermächtigt werden. Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, zu beschließen:

a.

Die Gesellschaft wird gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG ermächtigt, eigene Aktien zu erwerben. Die Ermächtigung ist auf den Erwerb von eigenen Aktien mit einem Anteil am Grundkapital von insgesamt bis zu zehn vom Hundert beschränkt. Die Ermächtigung kann ganz oder in Teilbeträgen, einmal oder mehrmals ausgeübt werden. Auf die aufgrund dieser Ermächtigung erworbenen eigenen Aktien dürfen zusammen mit anderen Aktien, die sich im Besitz der Gesellschaft befinden oder ihr nach §§ 71 a ff AktG zuzurechnen sind, zu keinem Zeitpunkt mehr als 10% des Grundkapitals der Gesellschaft entfallen. Die Ermächtigung gilt bis zum 23. Juni 2025. Der Erwerb darf nach Wahl des Vorstands über die Börse oder mittels eines an alle Aktionäre der Gesellschaft gerichteten öffentlichen Kaufangebots erfolgen.

Erfolgt der Erwerb über die Börse, darf der Gegenwert für den Erwerb der Aktien (ohne Erwerbsnebenkosten) den Mittelwert der Aktienkurse (Schlussauktionspreis im elektronischen Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse) an den letzten fünf Handelstagen vor dem Erwerb der Aktie, um nicht mehr als 10 Prozent überschreiten und um nicht mehr als 10 Prozent unterschreiten. Die nähere Ausgestaltung des Erwerbs bestimmt der Vorstand der Gesellschaft.

Erfolgt der Erwerb über ein öffentliches Angebot an alle Aktionäre, darf der Angebotspreis (ohne Erwerbsnebenkosten) den Mittelwert der Aktienkurse (Schlussauktionspreis im elektronischen Handel an der Frankfurter Wertpapierbörse)an den letzten fünf Handelstagen vor Tag der Veröffentlichung des Angebots um nicht mehr als 10 Prozent überschreiten und um nicht mehr als 10 Prozent unterschreiten.

Ergeben sich nach Veröffentlichung des Angebots der Gesellschaft erhebliche Kursabweichungen vom gebotenen Kaufpreis, so kann das Angebot angepasst werden. In diesem Fall bestimmt sich der maßgebliche Betrag nach dem entsprechenden Kurs am letzten Handelstag vor der Veröffentlichung der Anpassung; die 10%-Grenze für das Über- oder Unterschreiten ist auf diesen Betrag anzuwenden.

Das Volumen des Angebots kann begrenzt werden. Sofern die Anzahl der zum Kauf angedienten beziehungsweise angebotenen Aktien der Gesellschaft das insgesamt zum Erwerb vorgesehene Volumen übersteigt, kann das Andienungsrecht der Aktionäre insoweit ausgeschlossen werden, als der Erwerb im Verhältnis der jeweils angedienten beziehungsweise angebotenen Aktien je Aktionär erfolgt. Eine bevorrechtigte Berücksichtigung beziehungsweise Annahme geringer Stückzahlen bis zu 100 Stück angedienter Aktien der Gesellschaft je Aktionär sowie eine Rundung nach kaufmännischen Grundsätzen kann vorgesehen werden. Die nähere Ausgestaltung des Angebots bestimmt der Vorstand der Gesellschaft.

b.

Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats Aktien der Gesellschaft, die aufgrund dieser oder einer früheren Ermächtigung erworben wurden oder werden, über die Börse oder über ein Angebot an alle Aktionäre zu veräußern. Bei einem Angebot an alle Aktionäre wird das Bezugsrecht für etwaige Spitzenbeträge ausgeschlossen. Der Vorstand wird ferner ermächtigt, die aufgrund dieser oder einer früheren Ermächtigung erworbenen eigenen Aktien zu allen gesetzlich zulässigen Zwecken, insbesondere auch zu den folgenden zu verwenden:

(1)

Sie können gegen Sachleistung veräußert werden, insbesondere als Gegenleistung im Rahmen von Unternehmenszusammenschlüssen oder zum Erwerb von Unternehmen, Beteiligungen an Unternehmen oder Unternehmensteilen oder zum Erwerb von Vermögensgegenständen. Das Bezugsrecht der Aktionäre wird insoweit ausgeschlossen.

(2)

Sie können, insoweit unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre, auch in anderer Weise als über die Börse oder durch ein Angebot an die Aktionäre veräußert werden, wenn die Aktien gegen Barzahlung zu einem Preis veräußert werden, der den Börsenpreis der Aktien der Gesellschaft nicht wesentlich unterschreitet. Diese Ermächtigung gilt jedoch nur mit der Maßgabe, dass die unter Ausschluss des Bezugsrechts gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG veräußerten Aktien insgesamt 10% des Grundkapitals der Gesellschaft nicht überschreiten dürfen, und zwar weder im Zeitpunkt des Wirksamwerdens dieser Ermächtigung noch im Zeitpunkt ihrer Ausübung. Auf diese Begrenzung sind diejenigen Aktien anzurechnen, die während der Laufzeit dieser Ermächtigung bis zum Zeitpunkt ihrer Ausnutzung aus genehmigtem Kapital unter Ausschluss des Bezugsrechts gemäß § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG ausgegeben werden.

(3)

Der Vorstand wird schließlich ermächtigt, eigene Aktien der Gesellschaft, die aufgrund dieser oder einer früheren Ermächtigung erworben wurden oder werden, einzuziehen, ohne dass die Einziehung oder ihre Durchführung eines weiteren Beschlusses der Hauptversammlung bedarf. Die Einziehung kann auf einen Teil der erworbenen Aktien beschränkt werden. Die Einziehung führt zur Kapitalherabsetzung. Die Einziehung kann aber auch im vereinfachten Verfahren ohne Kapitalherabsetzung durch Anpassung des anteiligen Betrags des Grundkapitals der übrigen Aktien gemäß § 8 Abs. 3 AktG erfolgen. Der Vorstand ist für diesen Fall ermächtigt, die Angabe der Zahl der Aktien in der Satzung entsprechend zu ändern.

c.

Die Ermächtigungen unter Buchstabe b) können einmalig oder mehrmals, ganz oder in Teilen, einzeln oder gemeinsam ausgenutzt werden.

Bericht des Vorstandes über den Ausschluss des Bezugsrechts und des Andienungsrechts bei Veräußerung eigener Aktien gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8, 186 Abs. 4 AktG

Der Erwerb der eigenen Aktien kann als Kauf über die Börse oder mittels eines öffentlichen Kaufangebots erfolgen. Sofern die Zahl der zum Kauf angedienten beziehungsweise angebotenen Aktien das von der Gesellschaft insgesamt zum Erwerb vorgesehene Volumen übersteigt, kann der Erwerb unter Ausschluss des Andienungsrechts der Aktionäre statt nach dem Verhältnis der Beteiligungsquoten nach dem Verhältnis der angedienten beziehungsweise angebotenen Aktien je Aktionär erfolgen, um das Zuteilungsverfahren zu vereinfachen. Dieser Vereinfachung dienen auch die Möglichkeit der bevorrechtigten Berücksichtigung geringer Stückzahlen bis zu 100 Stück angedienter Aktien je Aktionär und die Rundung nach kaufmännischen Grundsätzen.

Die Ermächtigung, das Bezugsrecht auszuschließen, um die zuvor erworbenen eigenen Aktien zum Erwerb von Unternehmen oder Unternehmensbeteiligungen einzusetzen, soll den Vorstand in die Lage versetzen, in geeigneten Fällen und zu gegebener Zeit und ohne Beanspruchung oder zumindest unter Schonung der liquiden Mittel der Gesellschaft Unternehmensakquisitionen durchführen zu können. Dem Vorstand ist es dadurch möglich, eigene Aktien als Tauschwährung zur Verfügung zu haben. Durch die vorgesehene Ermächtigung kann der Vorstand auf dem nationalen und internationalen Markt rasch und flexibel auf vorteilhafte Angebote oder sich sonst bietende Gelegenheiten reagieren und Möglichkeiten zur Unternehmenserweiterung im Interesse der Gesellschaft und der Aktionäre ausnutzen. Dies dient der Optimierung der Finanzstruktur. Im Einzelfall kann es sinnvoll sein, etwa wenn der Verkäufer eines Akquisitionsobjekts als Gegenleistung Aktien der erwerbenden Gesellschaft bevorzugt, einen Beteiligungserwerb (ggf. teilweise) gegen Gewährung eigener Aktien durchzuführen. Die hier vorgeschlagene Ermächtigung zur Verwendung der erworbenen eigenen Aktien im Wege der Veräußerung unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre gegen Sachleistung, gibt der Gesellschaft den notwendigen Handlungsspielraum bei strategischen Unternehmensentscheidungen im Zusammenhang mit bestehenden Finanzierungserfordernissen, insbesondere Optionen zum Beteiligungserwerb schnell und flexibel zur Verbesserung ihrer Wettbewerbsposition wahrnehmen zu können. Müssten den Aktionären die auszugebenden Aktien zuvor zum Bezug angeboten werden, wäre die Möglichkeit zum schnellen und flexiblen Handeln vereitelt. Aus dem gleichen Grund ist auch der Erwerb anderer Unternehmen oder Unternehmensbeteiligungen unter Ausnutzung des genehmigten Kapitals der Gesellschaft nicht mit einer Ausgabe zuvor erworbener eigener Aktien vergleichbar. Auch im Falle der Ausnutzung des genehmigten Kapitals wäre die Möglichkeit flexibler und schneller Reaktion durch das erforderliche Kapitalerhöhungsverfahren erschwert. Konkrete Pläne für das Ausnutzen dieser Ermächtigung bestehen zurzeit nicht. Wenn sich die Möglichkeit zum Erwerb von Unternehmen oder Beteiligungen konkretisieren sollte, wird der Vorstand sorgfältig prüfen, ob er von der Möglichkeit des Einsatzes zuvor erworbener eigener Aktien der Gesellschaft Gebrauch machen soll. Er wird dies nur dann tun, wenn der Beteiligungs- oder Unternehmenserwerb gegen Hingabe zuvor erworbener eigener Aktien der Plan Optik AG im wohlverstandenen Interesse der Gesellschaft liegt. Nur wenn diese Voraussetzungen gegeben sind, wird auch der Aufsichtsrat seine erforderliche Zustimmung erteilen.

Ferner soll der Gesellschaft ermöglicht werden, eigene Aktien auch in anderer Weise als über die Börse oder durch ein Angebot an alle Aktionäre gegen Barzahlung an Dritte, z.B. institutionelle Investoren oder zur Erschließung neue Investorenkreise, zu veräußern. Voraussetzung einer solchen Voraussetzung ist, dass der erzielte Preis den Börsenpreis von der Aktien der Gesellschaft nicht wesentlich unterschreitet (ohne Erwerbsnebenkosten). Die Möglichkeit er Veräußerung zurückerworbener eigener Aktien gegen Barzahlung unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre dient dem Interesse der Gesellschaft an der Erzielung eines bestmöglichen Preises bei Veräußerung der eigenen Aktien. Durch den Ausschluss des Bezugsrechts wird eine Platzierung nahe am Börsenpreis ermöglicht, so dass der bei Bezugsrechtsemissionen übliche Abschlag entfällt. Durch den umgehenden Mittelzufluss wird die Unsicherheit der künftigen Börsenentwicklung vermieden. Mit der Orientierung am Börsenkurs wird dem Verwässerungsschutzinteresse Rechnung getragen und das Vermögens- und Stimmrechtsinteresse der Aktionäre angemessen gewahrt. Die Verwaltung wird sich bei Festlegung des Veräußerungspreises unter Berücksichtigung der Gegebenheiten des Marktes bemühen, einen etwaigen Abschlag vom Börsenpreis so niedrig wie möglich zu halten. Die Aktionäre haben grundsätzlich die Möglichkeit, ihre Beteiligungsquote durch Zukauf über die Börse aufrecht zu erhalten, während der Gesellschaft im Interesse aller Aktionäre weitere Handlungsspielräume eröffnet werden, um kurzfristig günstige Börsensituationen zu nutzen. Konkrete Pläne für die Ausnutzung dieser Ermächtigung bestehen derzeit nicht.

Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft unter der nachfolgend genannten Adresse

Plan Optik Aktiengesellschaft
c/o HV-Management GmbH
Pirnaer Straße 8
68309 Mannheim
Telefax: +49 (0) 621 718592-40
E-Mail: anmeldestelle@hv-management.de

unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes spätestens bis zum 17.6.2020, 24:00 Uhr, angemeldet haben. Der Anteilsbesitz muss durch eine Bestätigung des depotführenden Instituts nachgewiesen werden. Dieser Nachweis hat sich auf den 3.6.2020, 0.00 Uhr, zu beziehen. Der Nachweis über den Anteilsbesitz bedarf der Textform und muss in deutscher oder englischer Sprache abgefasst sein. Nach Anmeldung und Eingang des Nachweises ihres Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionären HV-Tickets mit den Zugangsdaten für die virtuelle Hauptversammlung übersandt.

Übertragung der virtuellen Hauptversammlung im Internet

Die Hauptversammlung wird gem. § 1 Abs. 2 des COVID-19-Gesetzes ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung in 56479 Elsoff, Über der Bitz 3, abgehalten. Es ist keine persönliche Teilnahme von Aktionären oder Aktionärsvertretern an der virtuellen Hauptversammlung möglich.

Die Aktionäre können über das HV-Online-Portal der Gesellschaft die virtuelle Hauptversammlung im Livestream verfolgen und ihr Stimmrecht über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung ausüben. Auch das Fragerecht sowie weitere Rechte lassen sich elektronisch im HV-Online-Portal ausüben.

Das HV-Online-Portal ist angemeldeten Aktionären über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://planoptik.com/de/investor-relations/hauptversammlung

zugänglich. Nutzen Sie dort bitte die Schaltfläche „HV-Online-Portal“, mit der Sie direkt zum Portal kommen.

Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte oder elektronische Briefwahl

a) Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte

Aktionäre können ihr Stimmrecht in der virtuellen Hauptversammlung auch durch Bevollmächtigte ausüben lassen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und ein Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform. Aktionäre können für die Vollmachtserteilung den Vollmachtsvordruck auf der Rückseite des HV-Tickets, das sie nach der Anmeldung erhalten, benutzen; möglich ist aber auch, dass Aktionäre eine gesonderte Vollmacht in Textform ausstellen.

Der Nachweis der Bevollmächtigung muss der Gesellschaft bis spätestens 23. Juni 2020 (18:00 Uhr MESZ) unter der folgenden Adresse zugehen:

Plan Optik Aktiengesellschaft
c/o HV-Management GmbH
Pirnaer Straße 8
68309 Mannheim
Telefax: +49 (0) 621 718592-40

Der Nachweis der Erteilung einer Vollmacht, ihres Widerrufs oder ihrer Änderung kann auch im Wege der elektronischen Kommunikation über das HV-Online-Portal vorgenommen werden.

b) Stimmrechtsausübung durch den Stimmrechtsvertreter

Als Service bieten wir unseren Aktionären an, den von der Gesellschaft benannten, an die Weisungen der Aktionäre gebundenen Stimmrechtsvertreter in der virtuellen Hauptversammlung zur Ausübung ihres Stimmrechts zu bevollmächtigen. Der Nachweis der Bevollmächtigung sowie die Weisungen müssen der Gesellschaft bis spätestens 23. Juni 2020 (18:00 Uhr MESZ) unter der vorstehend genannten Adresse zugehen.

Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter kann in Textform auch über das HV-Online-Portal bevollmächtigt werden. Per Internet können Vollmacht und Weisungen an den Stimmrechtsvertreter bis zur Schließung der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter ist verpflichtet, das Stimmrecht ausschließlich gemäß den vom Aktionär erteilten Weisungen auszuüben. Wird zu einzelnen oder allen Tagesordnungspunkten keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt, wird der von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter bei dem jeweiligen Tagesordnungspunkt an der Abstimmung nicht teilnehmen. Der Stimmrechtsvertreter wird ausschließlich das Stimmrecht ausüben und keine weitergehenden Rechte wie Frage- oder Antragsrechte wahrnehmen.

c) Stimmrechtsausübung durch elektronische Briefwahl

Die Aktionäre können ihr Stimmrecht auch durch eine elektronische Briefwahl ausüben. Auch im Fall der elektronischen Briefwahl sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes erforderlich. Bevollmächtigte Intermediäre (z.B. Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder diesen nach § 135 AktG gleichgestellte bevollmächtigte Rechtsträger können sich ebenfalls der elektronischen Briefwahl bedienen.

Briefwahlstimmen können ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation unter Nutzung des HV-Online-Portals abgegeben werden. Die Stimmabgabe durch elektronische Briefwahl kann bis zur Schließung der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung übermittelt, widerrufen oder geändert werden.

Fragerecht der Aktionäre im Wege der elektronischen Kommunikation

Gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären und Aktionärsvertretern eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt.

Dazu hat der Vorstand gemäß § 1 Abs. 1, Abs. 2 COVID-19-Gesetz vorgegeben, dass diese Fragen bis spätestens zwei Tage vor der Versammlung im Wege der elektronischen Kommunikation einzureichen sind. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet.

Angemeldete Aktionäre können ihre Fragen bis zum 21. Juni 2020, 24.00 Uhr MESZ, über das HV-Online-Portal mittels der dort verfügbaren Fragen-Maske stellen und an die Gesellschaft senden. Später eingehende Fragen werden nicht berücksichtigt.

Hinweis zum Datenschutz

Wenn Sie sich für die Hauptversammlung anmelden, eine Stimmrechtsvollmacht erteilen oder Ihre Aktionärsrechte im Rahmen des HV-Online-Portals nutzen, erheben wir personenbezogene Daten über Sie und/oder über Ihre(n) Bevollmächtigte(n). Dies geschieht, um Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Plan Optik AG verarbeitet Ihre Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten und zu Ihren Rechten gemäß der DSGVO finden Sie im Internet auf der Webseite der Gesellschaft unter

https://planoptik.com/de/investor-relations/hauptversammlung/

Elsoff, im Mai 2020

Plan Optik AG

– Der Vorstand –

Hinweis für Anforderungen nach § 125 AktG:
Bitte richten Sie Ihre Bestellung direkt an die von uns beauftragte
HV-Management GmbH, Pirnaer Straße 8, 68309 Mannheim,
Fax 49 (0) 621 / 71 85 92 40,
E-Mail: versand@hv-management.de

 

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