Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft: Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020

von Legite

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Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft
Stuttgart
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020 14.05.2020

Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft

Stuttgart

ISIN DE 0007306003
Wertpapier-Kenn-Nummer 730 600

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 2020

Wir laden die Aktionäre unserer Gesellschaft zu der 95. ordentlichen Hauptversammlung ein, die am Mittwoch, den 24. Juni 2020, 11:00 Uhr, stattfindet.

Auf Grundlage des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie vom 27. März 2020 („COVID-19-Gesetz“) findet die ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (virtuelle Hauptversammlung) statt. Ort der Hauptversammlung im Sinne des Aktiengesetzes ist BW-Bank, Kleiner Schlossplatz 11, 70173 Stuttgart.

Tagesordnung

1.

Vorlage des mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk des Abschlussprüfers festgestellten Jahresabschlusses, des Lageberichts sowie des Berichts des Aufsichtsrats jeweils für das Geschäftsjahr 2019

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand zum 31. Dezember 2019 aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit festgestellt. Deshalb ist zu diesem Punkt der Tagesordnung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen keine Beschlussfassung der Hauptversammlung vorgesehen.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands für den Zeitraum vom 01. Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2019 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor zu beschließen, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats für den Zeitraum vom 01. Januar 2019 bis zum 31. Dezember 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Ernst & Young GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Flughafenstraße 61, 70629 Stuttgart, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

5.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Die Amtszeit des gegenwärtigen Aufsichtsrats läuft gemäß § 102 Abs. 1 Aktiengesetz / § 8 Abs. 2 der Satzung mit Beendigung der diesjährigen Hauptversammlung am 24. Juni 2020 ab. Es sind daher Neuwahlen zum Aufsichtsrat vorzunehmen. Der gemäß § 8 Abs. 1 der Satzung aus drei Mitgliedern bestehende Aufsichtsrat der Gesellschaft setzt sich nach den §§ 96 Abs. 1, 101 Abs. 1 Aktiengesetz aus drei Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre zusammen, die von der Hauptversammlung gewählt werden. Die Hauptversammlung ist bei der Wahl der Aufsichtsratsmitglieder an Wahlvorschläge nicht gebunden.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, folgende Personen mit Wirkung ab Beendigung der diesjährigen Hauptversammlung am 24. Juni 2020 als Vertreter der Aktionäre für die in § 8 Abs. 2 der Satzung festgesetzte Amtsperiode in den Aufsichtsrat zu wählen:

Herrn Frank Berlepp, Seeheim-Jugenheim,
Geschäftsführer der LBBW Immobilien Management GmbH, Stuttgart,

Herrn Dieter Hildebrand, Weissach im Tal,
Aufsichtsrat in mehreren Unternehmen,

Herrn Michael Nagel, Bad Homburg v. d. Höhe,
Geschäftsführer der WILMA Immobilien GmbH, Ratingen.

Durchführung der Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigter (virtuelle Hauptversammlung)

Auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes haben die Vorstände mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, die ordentliche Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abzuhalten (virtuelle Hauptversammlung).

Für die Aktionäre und ihre Bevollmächtigten (mit Ausnahme von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft) besteht kein Recht und keine Möglichkeit zur Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung. Die gesamte Versammlung wird für die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten auf der Internetseite der Gesellschaft über den passwortgeschützten Internetservice unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

in Bild und Ton übertragen; diese Übertragung ermöglicht keine Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung i.S.v. § 118 Abs. 1 Satz 2 Aktiengesetz.

Über den passwortgeschützten Internetservice können die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre (bzw. ihre Bevollmächtigten) gemäß dem dafür vorgesehenen Verfahren unter anderem ihr Stimmrecht ausüben, Vollmachten erteilen, Fragen einreichen, Anträge stellen oder Widerspruch zu Protokoll erklären.

Nähere Informationen zum Zugang zum passwortgeschützten Internetservice, zur Ausübung des Stimmrechts sowie zur Internetübertragung finden sich in den nachfolgenden Regelungen.

Teilnahmebedingungen

Zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Personen berechtigt, die zu Beginn des 21. Tages vor der virtuellen Hauptversammlung, d. h. am Mittwoch, den 03. Juni 2020, 00:00 Uhr, (Nachweisstichtag) Aktionäre der Gesellschaft sind (Berechtigung) und sich zur virtuellen Hauptversammlung unter Nachweis ihrer Berechtigung anmelden. Die Anmeldung und der Nachweis der Berechtigung bedürfen der Textform und müssen in deutscher oder englischer Sprache erfolgen. Für den Nachweis der Berechtigung reicht ein in Textform erstellter besonderer Nachweis des Anteilsbesitzes durch das depotführende Institut aus. Die Anmeldung und der auf den Nachweisstichtag bezogene Nachweis des Anteilsbesitzes müssen spätestens bis zum Mittwoch, den 17. Juni 2020, 24:00 Uhr, ausschließlich unter folgender Adresse zugehen:

Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft
c/o FAE Management GmbH
Oskar-Then-Straße 7
63773 Goldbach
Telefax: +49 (0) 6021-58 97 35
E-Mail: hvsag2020@fae-GmbH.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung oder die Ausübung des Stimmrechts als Aktionär nur, wer den Nachweis erbracht hat. Die Berechtigung im vorstehenden Sinne bemisst sich dabei ausschließlich nach dem im Nachweis enthaltenen Anteilsbesitz des Aktionärs im Nachweisstichtag, ohne dass damit eine Sperre für die Veräußerbarkeit des Anteilsbesitzes einherginge. Auch im Fall der vollständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes nach dem Nachweisstichtag ist für die Berechtigung ausschließlich der Anteilsbesitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich; d. h. Veräußerungen oder der Erwerb von Aktien nach dem Nachweisstichtag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts.

Nach ordnungsgemäßem Eingang der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes bei der Anmeldestelle werden den Aktionären Anmeldebestätigungen für die virtuelle Hauptversammlung übersandt. Um den rechtzeitigen Erhalt der Anmeldebestätigungen sicherzustellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig für die Übersendung der Anmeldung und des Nachweises des Anteilsbesitzes an die Anmeldestelle unter der vorgenannten Adresse Sorge zu tragen.

Die Anmeldebestätigung enthält die Zugangsdaten für die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

Die Ausübung sowohl des Fragerechts als auch des Widerspruchsrechts sind ausschließlich über die Nutzung des passwortgeschützten Internetservice möglich.

Stimmrechtsausübung durch Bevollmächtigte

Die Aktionäre können sich in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut, oder Intermediäre, einen Stimmrechtsvertreter oder eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person vertreten lassen. Auch in diesem Fall sind fristgerechte Anmeldung des Aktionärs und Nachweis des Anteilsbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform, wenn keine Vollmacht nach § 135 Aktiengesetz erteilt wird. Im Falle der Bevollmächtigung nach § 135 Aktiengesetz (Vollmachtserteilung an Intermediäre, Stimmrechtsberater, Aktionärsvereinigungen oder geschäftsmäßig Handelnde) sind in der Regel Besonderheiten zu beachten, die bei dem jeweils zu Bevollmächtigenden zu erfragen sind.

Bevollmächtigte können ebenfalls nicht physisch an der virtuellen Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre daher lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter gemäß den nachfolgenden Bestimmungen ausüben.

Informationen zur Ausübung des Stimmrechts

Da die ordentliche Hauptversammlung auf Grundlage des COVID-19-Gesetzes ohne physische Anwesenheit der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten stattfindet, eröffnet die Gesellschaft ihren Aktionären bzw. deren Bevollmächtigten in diesem Jahr die Möglichkeit, das Stimmrecht nach Maßgabe der nachfolgenden Bestimmungen im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) auszuüben bzw. von der Gesellschaft benannte Stimmrechtsvertreter zur Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Auch bevollmächtigte Intermediäre, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige Personen nach § 135 Abs. 8 Aktiengesetz, die sich geschäftsmäßig gegenüber Aktionären zur Ausübung des Stimmrechts in der Hauptversammlung erbieten, können sich der nachfolgenden Möglichkeiten bedienen.

Stimmrechtsausübung über schriftliche oder elektronische Kommunikation (Briefwahl)

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten können ihre Stimmen im Wege der Briefwahl (auch mittels elektronischer Kommunikation) abgeben. Dafür sind eine fristgemäße Anmeldung und der Nachweis der Teilnahmeberechtigung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Briefwahlstimmen können bis spätestens Dienstag, den 23. Juni 2020, 16:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift und Telefaxnummer sowie E-Mail-Adresse abgegeben, geändert oder widerrufen werden:

Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft
c/o FAE Management GmbH
Oskar-Then-Straße 7
63773 Goldbach
Telefax: +49 (0) 6021-58 97 35
E-Mail: hvsag2020@fae-GmbH.de

Briefwahlstimmen können bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung auch über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

abgegeben, geändert oder widerrufen werden. Die Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice können der Anmeldebestätigung entnommen werden.

Diejenigen, die ihr Stimmrecht im Wege der Briefwahl ausüben wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

zu nutzen oder das ihnen übersandte Briefwahlformular zu verwenden. Alternativ wird das Briefwahlformular den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

abrufbar.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wenn auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen und nicht erkennbar ist, welche zuletzt abgegeben wurde, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Internetservice, (2) per E-Mail, (3) per Telefax, (4) auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Stimmrechtsausübung durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Darüber hinaus bietet die Gesellschaft ihren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte Personen als weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Die Stimmrechtsvertreter sind verpflichtet, weisungsgemäß abzustimmen; sie können die Stimmrechte nicht nach eigenem Ermessen ausüben. Wird zu einem Tagesordnungspunkt keine eindeutige Weisung erteilt, werden die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sich zum jeweiligen Beschlussgegenstand enthalten. Auch im Falle einer Bevollmächtigung eines von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters ist eine fristgerechte Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

Die Stimmrechtsvertreter nehmen weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegen. Ebenso wenig können die Stimmrechtsvertreter Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegennehmen.

Vollmachten und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft können bis spätestens Dienstag, den 23. Juni 2020, 16:00 Uhr (MESZ), unter der folgenden Postanschrift und Telefaxnummer sowie E-Mail-Adresse abgegeben, geändert oder widerrufen werden:

Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft
c/o FAE Management GmbH
Oskar-Then-Straße 7
63773 Goldbach
Telefax: +49 (0) 6021-58 97 35
E-Mail: hvsag2020@fae-GmbH.de

Die Abgabe, die Änderung oder der Widerruf von Vollmachten und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist bis zum Beginn der Abstimmung in der virtuellen Hauptversammlung auch über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

möglich. Die Zugangsdaten zum passwortgeschützten Internetservice können der Anmeldebestätigung entnommen werden.

Diejenigen, die eine Vollmacht und Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft erteilen wollen, werden gebeten, hierzu den passwortgeschützten Internetservice unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

oder das ihnen übersandte Vollmachtsformular zu verwenden. Alternativ wird das Vollmachtsformular den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten auch jederzeit auf Verlangen zugesandt und ist außerdem im Internet unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

abrufbar.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Vollmacht/Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Vollmacht/Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Wenn Briefwahlstimmen und Bevollmächtigungen/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, werden stets Briefwahlstimmen als vorrangig betrachtet. Wenn darüber hinaus auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen eingehen, werden diese in folgender Reihenfolge berücksichtigt: (1) per passwortgeschütztem Internetservice, (2) per E-Mail, (3) per Telefax, (4) auf dem Postweg übersandte Erklärungen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären nach den §§ 126 Abs. 1, 127 Aktiengesetz

Gemäß § 126 Abs. 1 Aktiengesetz kann jeder Aktionär einen mit einer Begründung versehenen Gegenantrag zu einem Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung übersenden. Ein Gegenantrag ist einschließlich des Namens des Aktionärs und der Begründung von der Gesellschaft zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend wiedergegebenen Adresse spätestens am Dienstag, 09. Juni 2020, 24:00 Uhr, zugeht. Ein Gegenantrag und dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände nach § 126 Abs. 2 Aktiengesetz vorliegt; die Begründung braucht außerdem nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Stellen mehrere Aktionäre Gegenanträge zu demselben Gegenstand der Beschlussfassung, so können Gegenanträge sowie ihre Begründungen zusammengefasst werden.

Jeder Aktionär kann außerdem nach näherer Maßgabe von § 127 Aktiengesetz der Gesellschaft einen Wahlvorschlag zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern übermitteln. Ein Wahlvorschlag ist einschließlich des Namens des Aktionärs und einer etwaigen Begründung von der Gesellschaft zugänglich zu machen, wenn er der Gesellschaft unter der nachfolgend wiedergegebenen Adresse spätestens am Dienstag, 09. Juni 2020, 24:00 Uhr, zugeht.

Wahlvorschläge von Aktionären brauchen nicht begründet zu werden. Sie müssen nur zugänglich gemacht werden, wenn sie den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person, bei Wirtschaftsprüfungsgesellschaften die Firma und den Sitz, enthalten und keiner der Ausschlusstatbestände nach § 126 Abs. 2 Satz 1 Aktiengesetz vorliegt; soweit der Wahlvorschlag begründet ist, braucht die Begründung nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Stellen mehrere Aktionäre Wahlvorschläge zu derselben Wahl, so können Wahlvorschläge sowie etwaige Begründungen zusammengefasst werden.

Wir werden rechtzeitig eingehende Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung, Gegenanträge und/oder Wahlvorschläge einschließlich etwaiger Stellungnahmen der Verwaltung im Bundesanzeiger sowie im Internet unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

zugänglich machen, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen genügen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind ausschließlich zu richten an:

Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft
Fritz-Elsas-Straße 31
70174 Stuttgart
Telefax-Nr. 0711/2177-4212
E-Mail: info@bahnhofplatzgesellschaften.de

Die Gesellschaft wird innerhalb der Bekanntmachungsfrist ordnungsgemäß gestellte, zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge so behandeln, als ob sie in der virtuellen Hauptversammlung mündlich vorgebracht worden wären.

Fragemöglichkeit für Aktionäre

Auf Grundlage des COVID-19- Gesetzes ist den Aktionären in der virtuellen Hauptversammlung zwar kein Auskunftsrecht im Sinne des § 131 Aktiengesetz, jedoch die Möglichkeit einzuräumen, Fragen zu stellen. Die Fragemöglichkeit der angemeldeten Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

eingeräumt.

Jeder ordnungsgemäß angemeldete Aktionär oder sein Bevollmächtigter kann der Gesellschaft bis Montag, 22. Juni 2020, 24:00 Uhr, Fragen zu den Gegenständen der Tagesordnung über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

übermitteln. Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Nach § 1 Abs. 2 Satz 2 des COVID-19-Gesetzes entscheiden die Vorstände nach pflichtgemäßem, freien Ermessen, welche Fragen sie wie beantworten. Sie können dabei insbesondere Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen. Fragen in Fremdsprachen werden nicht berücksichtigt. Die Vorstände behalten sich vor, wiederholt auftretende Fragen in allgemeiner Form vorab auf der Internetseite der Gesellschaft zu beantworten.

Widerspruchsmöglichkeit der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Aktionäre bzw. Bevollmächtigte, die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, können ausschließlich über den passwortgeschützten Internetservice auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

dem amtierenden Notar gegenüber bis zur Beendigung der virtuellen Hauptversammlung durch den Versammlungsleiter Widerspruch zur Niederschrift gemäß § 245 Nr. 1 Aktiengesetz gegen einen Beschluss der Hauptversammlung einlegen. Die Erklärung ist von Beginn der virtuellen Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich.

Die Gesellschaft weist nochmals darauf hin, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter keine Weisungen zum Einlegen von Widersprüchen entgegennehmen.

Vorlage von Unterlagen, Bekanntgabe der Abstimmungsergebnisse

Die aufgrund der Tagesordnung vorzulegenden Unterlagen stehen auf der Homepage der Gesellschaft unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

zur Verfügung. Sie werden dort auch während der virtuellen Hauptversammlung zugänglich sein und in der virtuellen Hauptversammlung näher erläutert werden.

Die Abstimmungsergebnisse werden unverzüglich nach Beendigung der virtuellen Hauptversammlung ebenfalls unter

www.bahnhofplatzgesellschaften.de/hv/sag.htm

zugänglich gemacht.

Informationen zum Datenschutz für Aktionäre

Die Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien und Nummer der Anmeldebestätigung) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Aktionärsvertreter auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Aktien der Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft sind Inhaberaktien. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der virtuellen Hauptversammlung der Gesellschaft, für die Stimmrechtausübung sowie für die Verfolgung im Wege elektronischer Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) Satz 1 lit. c) DS-GVO i.V.m. §§ 118 ff. Aktiengesetz sowie i.V.m. § 1 des COVID-19-Gesetzes. Darüber hinaus können Datenverarbeitungen, die der Organisation der virtuellen Hauptversammlung dienlich sind, auf Grundlage überwiegender berechtigter Interessen erfolgen (Art. 6 Abs.1 Satz 1 lit. f) DS-GVO). Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhält die Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft diese in der Regel von der FAE Management GmbH, diese erhält die personenbezogenen Daten in der Regel von der Depotbank des Aktionärs.

Die von der Gesellschaft für die Zwecke der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre ausschließlich nach Weisung der Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der Gesellschaft und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln. Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten, insbesondere über das gesetzlich vorgeschriebene Teilnehmerverzeichnis (§ 129 Aktiengesetz), im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt. Dies gilt auch für Fragen, die Aktionäre bzw. Aktionärsvertreter gegebenenfalls vorab gestellt haben (§ 1 Abs. 2 Nr. 3 des COVID-19-Gesetzes).

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu.

Werden personenbezogene Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f) DS-GVO verarbeitet, steht den Aktionären bzw. Aktionärsvertretern unter den gesetzlichen Voraussetzungen auch ein Widerspruchsrecht zu.

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre den Datenschutzbeauftragten der Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft unter:

Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft
– Datenschutzbeauftragter –
Fritz-Elsas-Straße 31
70174 Stuttgart
E-Mail: datenschutz@lbbw-im.de

 

Stuttgart, im Mai 2020

Schlossgartenbau-Aktiengesellschaft, Stuttgart

Der Vorstand

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