LIMES Schlosskliniken AG – Hauptversammlung 2020

von Legite

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Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Limes Schlosskliniken AG
Köln
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 15.05.2020

Limes Schlosskliniken AG

Köln

Wertpapier-Kenn-Nummer A0J DBC
ISIN DE000A0JDBC7

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionäre zu der am

Dienstag, dem 23. Juni 2020, 12.30 Uhr,

im GRANDHOTEL HESSISCHER HOF,
Friedrich-Ebert-Anlage 40, 60325 Frankfurt am Main

stattfindenden

ordentlichen Hauptversammlung

ein.

I. TAGESORDNUNG

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses der LIMES Schlosskliniken AG zum 31. Dezember 2019 und des Lageberichts über Geschäftsjahr 2019 sowie des gebilligten Konzernabschlusses zum 31. Dezember 2019 und Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr 2019 sowie des Berichts des Aufsichtsrats

Diese Unterlagen können in den Geschäftsräumen der Gesellschaft, Kaiser-Wilhelm-Ring 26 in 50672 Köln eingesehen werden. Auf Anfrage werden diese Unterlagen, die im Übrigen auch während der Hauptversammlung ausliegen werden, jedem Aktionär kostenlos übersandt.

Zu Punkt 1 der Tagesordnung ist keine Beschlussfassung vorgesehen. Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2019 am 13.05.2020 gemäß §§ 171, 172 AktG gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 AktG festgestellt. Die Voraussetzungen, unter denen gemäß § 173 Abs. 1 AktG die Hauptversammlung über die Feststellung des Jahresabschlusses zu beschließen hat, liegen nicht vor.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für ihre Tätigkeit im Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die B-S-H Collegen GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Limburger Str. 1, 50672 Köln, zum Abschlussprüfer der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

5.

Beschlussfassung über die Wahl zum Aufsichtsrat

Mit Ablauf dieser Hauptversammlung endet die Amtszeit sämtlicher derzeitiger Mitglieder des Aufsichtsrates. Aus diesem Grund ist die Neuwahl des Aufsichtsrates erforderlich.

Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 96 Absatz 1 und § 101 Absatz 1 des Aktiengesetzes (AktG) zusammen und besteht nur aus Aufsichtsratsmitgliedern der Aktionäre; gemäß § 95 Satz 1 AktG und § 6 Absatz 1 der Satzung besteht der Aufsichtsrat aus drei Mitgliedern.

Der Aufsichtsrat schlägt vor, mit Wirkung ab Beendigung der Hauptversammlung folgende Personen bis zur Beendigung der Hauptversammlung, die über die Entlastung des Geschäftsjahres 2024 beschließt, in den Aufsichtsrat zu wählen:

a) Herrn Dipl.-Kfm. Rudolf Bröcker, Dipl.-Kaufmann, Wohnort: Bensheim.

Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder in vergleichbaren Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen

Vorsitzender des Aufsichtsrates der Geratherm Medical AG, Geratal

b) Herrn Bruno Schoch, Stellvertretender General Direktor von Fromageries Bel SA (Paris), Mitglied des Vorstandes von Unibel SA (Paris), Mitglied des Vorstandes von SICOPA SA (Paris). Wohnort: Suresnes (Frankreich).

Mitgliedschaften in gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder in vergleichbaren Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen

Mitglied des Aufsichtsrates der Geratherm Medical AG, Geratal

Mitglied des Aufsichtsrates von Sociètè des Domaines SAS, Wattwiller, Frankreich

c) Herrn Dipl.-Kfm. Dirk Isenberg, Beruf: Geschäftsführer der MEDIQON Beteiligungsgesellschaft, Wohnort: Usingen.

Mitgliedschaften in weiteren gesetzlich zu bildenden Aufsichtsräten oder in vergleichbaren Kontrollgremien von Wirtschaftsunternehmen

Mitglied des Aufsichtsrates der Geratherm Medical AG, Geratal

Es ist beabsichtigt, die Wahlen zum Aufsichtsrat im Wege der Einzelwahl durchzuführen.

6.

Beschlussfassung über die Änderung der Satzung im Hinblick auf „§ 7 Hauptversammlung“

Zum 1. Januar 2020 ist das Gesetz zur Umsetzung der Aktionärsrechterichtlinie (ARUG II) in Kraft getreten. Dieses enthält u. a. neue Regelungen bezüglich der Vorbereitung der Hauptversammlung, die für Hauptversammlungen zur Anwendung kommen, die nach dem 3. September 2020 einberufen werden. Da die nächstfolgende ordentliche Hauptversammlung der LIMES Schlosskliniken AG nach in Kraft treten dieser Regelungen stattfinden wird, soll die Satzung der LIMES Schlosskliniken AG rechtzeitig an die künftige Rechtslage angepasst werden.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor zu beschließen, § 7 der Satzung der Gesellschaft wird geändert und wie folgt neu gefasst:

㤠7 Hauptversammlung

(1) Die Hauptversammlung findet am Sitz der Gesellschaft oder am Sitz einer deutschen Börse statt.

(2) Die Einberufung der Hauptversammlung erfolgt in der gesetzlich vorgesehenen Form.

(3) Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Anteilsbesitzes vor der Hauptversammlung bei der Gesellschaft oder einer in der Einladung bezeichneten Stelle in Textform in deutscher oder englischer Sprache innerhalb der gesetzlichen Frist anmelden.

(4) Der Anteilsbesitz wird nachgewiesen durch einen in Textform (§ 126b BGB) durch einen Intermediär erstellen Nachweis, der sich auf den Beginn des 21. Tages vor der Hauptversammlung zu beziehen hat und der Gesellschaft spätestens bis zum Ablauf der gesetzlich bestimmten Anmeldefrist zugegangen sein muss.

(5) Den Vorsitz in der Hauptversammlung führt der Vorsitzende des Aufsichtsrats oder einem von diesem bestimmten anderen Mitglied des Aufsichtsrates. Der Aufsichtsrat kann abweichend von der Regelung in Satz 1 einen Dritten bestimmen, der den Vorsitz in der Hauptversammlung führt.

(6) Jede Aktie gewährt eine Stimme. Das Stimmrecht beginnt mit der vollständigen Leistung der Einlage.

(7) Beschlüsse der Hauptversammlung werden, soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegenstehen, mit einfacher Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst. Soweit das Gesetz eine Mehrheit des Grundkapitals vorschreibt, erfolgt die Abstimmung mit einfacher Kapitalmehrheit, soweit nicht zwingende gesetzliche Vorschriften entgegenstehen.“

Der Vorstand wird angewiesen, diese Änderungen der Satzung erst nach dem 3. September 2020 zur Eintragung zum Handelsregister anzumelden.

7.

Beschlussfassung über die Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien

Zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien bedarf die Gesellschaft gemäß § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG, soweit nicht gesetzlich ausdrücklich zugelassen, einer besonderen Ermächtigung durch die Hauptversammlung. Bislang besteht keine derartige Ermächtigung. Damit die Gesellschaft zukünftig eigene Aktien zurückkaufen kann, um somit flexibel auf Marktentwicklungen reagieren zu können, soll der Hauptversammlung vorgeschlagen werden, eine auf fünf Jahre befristete und auf 5 % vom Grundkapital begrenzte Ermächtigung zum Erwerb und zur Verwendung eigener Aktien zu schaffen.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher der Hauptversammlung vor, folgenden Beschluss zu fassen:

„Die Gesellschaft wird ermächtigt, bis zum 22. Juni 2025 eigene Aktien bis zu einem Anteil am Grundkapital, der fünf vom Hundert nicht übersteigen darf, zu erwerben. Die erworbenen Aktien dürfen zusammen mit anderen eigenen Aktien, welche die Gesellschaft bereits erworben hat und noch besitzt oder welche ihr nach §§ 71a ff. AktG zuzurechnen sind, zu keinem Zeitpunkt 10 % des Grundkapitals der Gesellschaft übersteigen.

Der von der Gesellschaft gezahlte Erwerbspreis darf den arithmetischen Mittelwert der Börsenkurse der Eröffnungsauktion im XETRA-Handel (oder einem von der Deutschen Börse AG bestimmten Nachfolgesystem) während der letzten 5 Börsentage vor dem Erwerb nicht mehr als 10 % unter- oder überschreiten.

Der Vorstand ist ermächtigt, die aufgrund einer Ermächtigung nach § 71 Abs. 1 Nr. 8 AktG erworbenen eigenen Aktien mit Zustimmung des Aufsichtsrats unter Wahrung des Gleichbehandlungsgrundsatzes (§ 53a AktG) zu anderen Zwecken als dem Handel in eigenen Aktien wieder zu veräußern. Die Veräußerung der erworbenen eigenen Aktien kann über die Börse erfolgen. Das Bezugsrecht der Aktionäre ist dabei ausgeschlossen.

Der Vorstand ist weiterhin ermächtigt, eigene Aktien der Gesellschaft, die aufgrund dieser Ermächtigung erworben werden, einzuziehen, ohne dass die Durchführung der Einziehung eines weiteren Beschlusses der Hauptversammlung bedarf.

Der Vorstand wird bis zum 22. Juni 2025 weiterhin ermächtigt, Aktien der Gesellschaft zu erwerben, um eigene Aktien Dritten im Rahmen des Zusammenschlusses mit Unternehmen oder im Rahmen des Erwerbs von Unternehmen oder Beteiligungen daran anbieten zu können, wobei das Bezugsrecht der Aktionäre auf die eigenen Aktien ausgeschlossen wird. Die Ermächtigung ist auf den Erwerb von einem Anteil am Grundkapital, der fünf vom Hundert nicht übersteigen darf, beschränkt.

Der Vorstand ist zudem ermächtigt, die auf Grund dieser Ermächtigung erworbenen eigenen Aktien der Gesellschaft können Personen, die in einem Arbeitsverhältnis zur Gesellschaft stehen, zum Erwerb angeboten und auf sie übertragen werden. Sie können auch Mitgliedern des Vorstands der Gesellschaft zum Erwerb angeboten und auf sie übertragen werden. Soweit Mitglieder des Vorstands der Gesellschaft begünstigt sind, obliegt die Auswahl der Begünstigten und die Bestimmung des Umfangs der ihnen jeweils zu gewährenden Aktien zusätzlich dem Aufsichtsrat der Gesellschaft.

Die Ermächtigung kann ganz oder in Teilen ausgeübt werden.“

Zum Ausschluss des Bezugsrechts erstattet der Vorstand gem. §§ 71 Abs. 1 Nr. 8 Satz 5 i.V.m. § 186 Abs. 4 AktG wie folgt Bericht:

Der LIMES Schlosskliniken AG soll die Ermächtigung erteilt werden, eigene Aktien zu erwerben und die Veräußerung der eigenen Aktien auch unter Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre vornehmen zu können. Dies ist für den Fall vorgesehen, dass die Gesellschaft die Aktien über die Börse verkauft, Dritten im Rahmen von strategischen Partnerschaften, Unternehmenszusammenschlüssen oder bei Erwerb von Unternehmen oder Beteiligungen daran anbietet sowie Personen, die in einem Arbeitsverhältnis zur Gesellschaft stehen und/oder Mitgliedern des Vorstands der Gesellschaft zum Erwerb angeboten und auf sie übertragen werden.

Der damit verbundene Bezugsrechtsausschluss wird wie folgt begründet:

Die Gesellschaft soll auch in der Lage sein, eigene Aktien zur Verfügung zu haben, um diese als Gegenleistung im Rahmen der Weitergabe an strategische Investoren, von Unternehmenszusammenschlüssen oder beim Erwerb von Unternehmen oder Unternehmensbeteiligungen gewähren zu können. Die Praxis des Unternehmenskaufs verlangt, insbesondere in der Branche, in der die Gesellschaft tätig ist, zunehmend diese Form der Gegenleistung. Die hier vorgeschlagene Ermächtigung soll der Gesellschaft daher die notwendige Flexibilität geben, um sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb von Unternehmen oder Unternehmensbeteiligungen schnell und flexibel ausnutzen zu können. Zudem bietet die Hingabe von Aktien gegen Sacheinlage an strategische Investoren die Möglichkeit, die Gesellschaft dauerhaft abzusichern. Die Veräußerer der entsprechenden Beteiligungen können durch die Gewährung von Aktien an die Gesellschaft enger gebunden werden.

Die Ermächtigung, die erworbenen Aktien sowohl über die Börse als auch in anderer Weise als über die Börse zu veräußern, stellt gem. § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG innerhalb der dort gezogenen Grenzen einen ausdrücklich, als sachlich gerechtfertigt zugelassenen Bezugsrechtsausschluss dar. Insbesondere werden die bezugsberechtigten Aktionäre nicht unangemessen benachteiligt, weil die Veräußerung zum Börsenkurs oder zu einem börsennahen Kurs erfolgt und somit der Gesellschaft ein angemessener Gegenwert aus der Veräußerung der Aktien zufließt.

Der Bezugsrechtssauschluss ermöglicht es der Gesellschaft zudem eigene Aktien der Gesellschaft Arbeitnehmern und/oder Mitgliedern des Vorstands zum Erwerb anzubieten. Hierdurch können Aktien als Vergütungsbestandteil für Arbeitnehmer und/oder Mitglieder des Vorstands der Gesellschaft eingesetzt werden, die Beteiligung von Mitarbeitern und/oder Mitgliedern des Vorstands am Aktienkapital der Gesellschaft gefördert werden und damit die Identifikation der Mitarbeiter und der Mitglieder des Vorstands mit der Gesellschaft im Interesse der Gesellschaft und ihrer Aktionäre gestärkt werden. In diesem Zusammenhang können angemessene Sperrfristen für die Veräußerung der Aktien eingeräumt werden. Soweit Mitglieder des Vorstands begünstigt sind, obliegt die Auswahl der Begünstigten und die Bestimmung des Umfangs der ihnen jeweils zu gewährenden Aktien zusätzlich dem Aufsichtsrat der Gesellschaft.

Konkrete Pläne für die Ausnutzung dieser Ermächtigung bestehen nicht.

8.

Beschlussfassung über die Vergütung des Aufsichtsrats

Gemäß § 6 Absatz 9 der Satzung der Gesellschaft beschließt die Hauptversammlung über die Höhe der jährlich festen Vergütung des Aufsichtsrats. Eine Vergütung des Aufsichtsrats wurde bislang nicht gewährt und soll nun erstmalig beschlossen werden.

Die Vergütungsregelung sieht neben dem Ersatz der Auslagen für jedes ordentliche Mitglied des Aufsichtsrats eine jährliche feste Vergütung in Höhe von Euro 3.000,- vor. Gemäß § 6 Absatz 10 der Satzung der Gesellschaft hat der Vorsitzende des Aufsichtsrats Anspruch auf die doppelte Vergütung und sein Stellvertreter auf das Eineinhalbfache.

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen daher vor, den nachfolgenden Beschluss zur Regelung der Vergütung für die Mitglieder des Aufsichtsrats zu fassen:

„Solange nicht durch einen künftigen Beschluss die Hauptversammlung etwas anderes beschließt, wird jedem ordentlichen Mitglied des Aufsichtsrats außer dem Ersatz der Auslagen für das laufende und jedes weitere volle Geschäftsjahr eine Vergütung in Höhe von Euro 3.000,- gezahlt. Gemäß § 6 Absatz 10 der Satzung der Gesellschaft hat der Vorsitzende des Aufsichtsrats Anspruch auf die doppelte Vergütung und sein Stellvertreter auf das Eineinhalbfache. Die Vergütungen werden jeweils zuzüglich der jeweils gesetzlich anfallenden Umsatzsteuer gezahlt.“

II. Voraussetzungen für die Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Teilnahmeberechtigung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung, zur Ausübung des Stimmrechts und zur Stellung von Anträgen sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich unter Nachweis ihres Aktienbesitzes vor der Hauptversammlung bei der nachstehend bezeichneten Stelle in Textform in deutscher oder englischer Sprache bis spätestens zum Ablauf des 16. Juni 2020, 24.00 Uhr, anmelden.

Der Aktienbesitz wird nachgewiesen durch die Bescheinigung des depotführenden Instituts, die sich auf den Beginn des 02. Juni 2020, 00.00 Uhr, (sogenannter Nachweisstichtag) zu beziehen hat. Dieser Nachweis ist in Textform in deutscher oder in englischer Sprache zu erbringen und muss der Gesellschaft ebenfalls unter folgender Anmeldeadresse spätestens bis zum Ablauf des 16. Juni 2020, 24.00 Uhr, zugehen:

LIMES Schlosskliniken AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten in der Hauptversammlung

Die Aktionäre, die nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen möchten, weisen wir auf die Möglichkeit der Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten, auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder einen Intermediär (z. B. ein Kreditinstitut) oder andere von § 135 AktG erfasste Institutionen oder Personen, hin. Auch in diesem Fall ist eine fristgerechte Anmeldung gemäß den vorstehenden Bestimmungen erforderlich. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft sind in Textform zu erteilen. Die Erteilung kann gegenüber dem Bevollmächtigten oder gegenüber der Gesellschaft erfolgen. Der Nachweis der Bevollmächtigung muss entweder am Tag der Hauptversammlung durch den Bevollmächtigten vorgewiesen werden oder durch Erklärung gegenüber der Gesellschaft per Post oder per Fax oder elektronisch per E-Mail an die folgende Adresse erfolgen:

LIMES Schlosskliniken AG
c/o UBJ. GmbH
Kapstadtring 10
22297 Hamburg
Telefax: +49 40 6378-5423
E-Mail: hv@ubj.de

Ein Vollmachtsformular wird den zur Hauptversammlung ordnungsgemäß angemeldeten Personen auf der Rückseite der Eintrittskarte zugesendet.

Die vorstehenden Regelungen über die Form von Vollmachten erstrecken sich nicht auf die Form der Erteilung, ihr Widerruf und der Nachweis von Vollmachten an Intermediäre, Aktionärsvereinigungen oder andere von § 135 AktG erfasste Institutionen oder Personen. Hier können Besonderheiten gelten; die Aktionäre werden gebeten, sich in einem solchen Fall mit dem zu Bevollmächtigenden rechtzeitig wegen einer von ihm möglicherweise geforderten Form der Vollmacht abzustimmen. Bevollmächtigt ein Aktionär mehr als eine Person, kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Anträge auf Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder einen anteiligen Betrag am Grundkapital von 500.000,00 EUR erreichen, können verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekannt gemacht werden. Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand an die folgende Adresse

LIMES Schlosskliniken AG
Vorstand – HV 2020
Kaiser-Wilhelm-Ring 26
50672 Köln

zu richten und muss der Gesellschaft bis spätestens am 29. Mai 2020, 24:00 Uhr, zugehen. Jedem neuen Punkt der Tagesordnung muss eine Begründung oder Beschlussvorlage beiliegen. Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Anträge von Aktionären gegen einen Vorschlag der Verwaltung zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß § 126 Abs. 1 AktG und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß § 127 AktG zur Wahl des Abschlussprüfers sind ausschließlich zu richten an:

LIMES Schlosskliniken AG
Vorstand – HV 2020
Kaiser-Wilhelm-Ring 26
50672 Köln
F. +49 (0) 2203 290 14201

Anträge von Aktionären zu Punkten der Tagesordnung und Vorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers, gegebenenfalls mit Begründung, wobei Vorschläge von Aktionären zur Wahl des Abschlussprüfers keiner Begründung bedürfen, bis mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 08. Juni 2020, 24.00 Uhr, bei der Gesellschaft an der vorstehend genannten Adresse eingehen, werden unverzüglich nach ihrem Eingang unter der Internetadresse

http://www.limes-schlosskliniken.de

veröffentlicht. Anderweitig adressierte Anträge werden nicht berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu den Anträgen werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht.

Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und einer etwaigen Begründung kann die Gesellschaft absehen, wenn einer der Gründe gemäß § 126 Abs. 2 Nrn. 1 bis 7 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine etwaige Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt.

Wahlvorschläge von Aktionären braucht der Vorstand außer in den Fällen des § 126 Abs. 2 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn diese nicht die Angaben nach § 124 Abs. 3 AktG (Angabe von Namen, ausgeübtem Beruf und Wohnort des vorgeschlagenen Prüfers) enthalten.

Informationen zum Datenschutz gem. Art. 13, 14 DSGVO im Hinblick auf die Datenerhebung für Zwecke der Hauptversammlung

Die LIMES Schlosskliniken AG verarbeitet im Zusammenhang mit der Hauptversammlung Ihre personenbezogenen Daten (insbesondere Name, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie; gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters) nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“) sowie der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“), des Aktiengesetzes („AktG“) sowie aller weiteren relevanten Rechtsvorschriften. Die Gesellschaft verarbeitet hierbei Daten, die von den Aktionären im Rahmen der Anmeldung zur Hauptversammlung angegeben bzw. aus diesem Anlass von ihren depotführenden Banken an die Gesellschaft übermittelt werden.

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung und Datenschutzbeauftragter

Verantwortlicher für die Datenverarbeitung ist die LIMES Schlosskliniken AG, Kaiser-Wilhelm-Ring 26, 50672 Köln, T. +49 (0) 2203 290 14 0, E-Mail: office@limes.care

Den Datenschutzbeauftragten der LIMES Schlosskliniken AG erreichen Sie unter LIMES Schlosskliniken AG, Datenschutzbeauftrager, Kaiser-Wilhelm-Ring 26, 50672 Köln, T. +49 (0) 177 216 200 9, E-Mail: info@arndtconsult-mv.de

Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Die LIMES Schlosskliniken AG verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten, um ihren gesetzlichen Pflichten nachzukommen und um die Anmeldung und Teilnahme der Aktionäre an der Hauptversammlung (z. B. Prüfung der Teilnahmeberechtigung) abzuwickeln und den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung (einschließlich der Erteilung, dem Widerruf und dem Nachweis von Vollmachten und Weisungen) zu ermöglichen. Ohne die Bereitstellung der betreffenden Daten ist Ihre Teilnahme an der Hauptversammlung und die Ausübung von Stimmrechten und anderer versammlungsbezogener Rechte nicht möglich.

Die Verarbeitung umfasst Vorgänge im Zusammenhang mit der Anmeldung eines Aktionärs für die Hauptversammlung, der Teilnahme an der Hauptversammlung durch einen Bevollmächtigten, dem Teilnehmerverzeichnis sowie Tagesordnungsergänzungsverlangen und Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen.

Rechtsgrundlage für die vorstehend beschriebenen Datenverarbeitungsvorgänge ist jeweils Art. 6 (1) c) DSGVO. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der der Verantwortliche unterliegt. Die Verpflichtung zur Vornahme der vorstehend beschriebenen Verarbeitungsvorgänge ergibt sich jeweils aus dem Aktiengesetz.

Die Verarbeitung der vorgenannten personenbezogenen Daten ist jeweils erforderlich, um die gesetzlich vorgeschriebenen Pflichten der LIMES Schlosskliniken AG zu erfüllen.

Empfänger der personenbezogenen Daten

Für die Ausrichtung der Hauptversammlung bedienen wir uns externer Dienstleister, die Ihre personenbezogenen Daten nach unseren Weisungen im Einklang mit Art. 28 DSGVO verarbeiten.

Im Rahmen des gesetzlich vorgeschriebenen Einsichtsrechts in das Teilnehmerverzeichnis der Hauptversammlung können andere Teilnehmer und Aktionäre Einblick in die in dem Teilnehmerverzeichnis über Sie erfassten Daten erlangen. Auch im Rahmen von bekanntmachungspflichtigen Tagesordnungsergänzungsverlangen, Gegenanträgen bzw. -wahlvorschlägen werden Ihre personenbezogenen Daten veröffentlicht.

Im Rahmen von gesetzlichen Vorschriften können wir verpflichtet sein, Ihre personenbezogenen Daten weiteren Empfängern, wie etwa Behörden oder Gerichten, zu übermitteln.

Die Übermittlung personenbezogener Daten an einen Empfänger in einem Drittland ist nicht beabsichtigt.

Dauer der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten

Grundsätzlich löschen oder anonymisieren wir Ihre personenbezogenen Daten, sobald und soweit sie für die zuvor genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, es sei denn, gesetzliche Nachweis- und/oder Aufbewahrungspflichten (nach dem Aktiengesetz, dem Handelsgesetzbuch, der Abgabenordnung oder sonstigen Rechtsvorschriften) verpflichten uns zu einer weiteren Speicherung. Die Daten im Zusammenhang mit Hauptversammlungen werden regelmäßig nach drei Jahren gelöscht oder anonymisiert, es sei denn, die weitere Verarbeitung ist im Einzelfall im Zusammenhang mit Ansprüchen, die gegen die Limes Schlosskliniken AG oder seitens der LIMES Schlosskliniken AG geltend gemacht werden (gesetzliche Verjährungsfrist von bis zu 30 Jahren), erforderlich.

Ihre Rechte im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten zu Ihrer Person

Recht auf Auskunft über die seitens der LIMES Schlosskliniken AG über Sie gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)

Recht auf Berichtigung unrichtiger über Sie gespeicherter Daten (Art. 16 DSGVO)

Recht auf Löschung Ihrer Daten, insbesondere, sofern diese für die Zwecke, für die sie ursprünglich erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind (Art. 17 DSGVO)

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Sperrung), insbesondere, sofern die Verarbeitung Ihrer Daten unrechtmäßig ist oder die Richtigkeit Ihrer Daten durch Sie bestritten wird (Art. 18 DSGVO)

Beschwerderecht: Für Beschwerden im Hinblick auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten steht Ihnen unser Datenschutzbeauftragter unter den angegebenen Kontaktdaten zur Verfügung. Unabhängig davon haben Sie das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einzulegen.

 

Köln, im Mai 2020

LIMES Schlosskliniken AG

Der Vorstand

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