DATRON AG: Ordentliche Hauptversammlung

von Legite

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Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
DATRON AG
Mühltal
Gesellschaftsbekanntmachungen Ordentliche Hauptversammlung 18.05.2020

DATRON AG

Mühltal

WKN A0V9LA / ISIN DE000A0V9LA7

Ordentliche Hauptversammlung

Hiermit laden wir die Aktionäre der DATRON AG zu der am 26. Juni 2020 stattfindenden ordentlichen
Hauptversammlung mit Beginn um 10:00 Uhr MESZ ein, die ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung
ohne die Möglichkeit der physischen Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten abgehalten wird.

Vor dem Hintergrund der aktuellen COVID-19-Pandemie hat der Vorstand gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 1 und Abs. 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020, Bundesgesetzblatt Jahrgang 2020 Teil I Nr. 14, Seite 569ff („COVID-19-Gesetz“) entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten und den Aktionären die Stimmrechtsausübung über elektronische Kommunikation sowie Vollmachtserteilung zu ermöglichen. Die gesamte Hauptversammlung wird im Online-Service mit Bild und Ton übertragen.

A.

Tagesordnung

Top 1 Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Konzernabschlusses und des zusammengefassten Lageberichtes für das Geschäftsjahr 2019 und des Berichtes des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019
Zu diesem Tagesordnungspunkt findet nach den gesetzlichen Bestimmungen keine Beschlussfassung der Hauptversammlung statt, da der Aufsichtsrat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss gemäß §§ 172, 173 AktG bereits am 21.04.2020 gebilligt hat. Jahresabschluss, Konzernabschluss, zusammengefasster Lagebericht, Bericht des Aufsichtsrats und der Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns sind im öffentlich verfügbaren Geschäftsbericht enthalten und über die Internetadresse
https://www.datron.de/investor_relations/
unter dem Punkt „Hauptversammlung“ zugänglich.
Top 2 Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Bilanzgewinn aus dem abgelaufenen Geschäftsjahr 2019 in Höhe von € 2.720.531,28 wie folgt zu verwenden:
a) Ausschüttung einer Dividende von € 0,10 je dividendenberechtigter Stückaktie für das
abgelaufene Geschäftsjahr 2019
395.302,00
b) Einstellung in die Gewinnrücklage 2.300.000,00
c) Gewinnvortrag 25.229,28
Bilanzgewinn 2.720.531,28
Beim angegebenen Gesamtbetrag für die Gewinnausschüttung sind die 3.953.020 zur Zeit des Gewinnverwendungsvorschlags des Vorstands am 27.03.2020 und des Aufsichtsrats am 21.04.2020 vorhandenen, für das abgelaufene Geschäftsjahr 2019 dividendenberechtigten Stückaktien berücksichtigt. Für den Fall, dass sich die Zahl der für das abgelaufene Geschäftsjahr 2019 dividendenberechtigten Stückaktien bis zum Zeitpunkt der Beschlussfassung der Hauptversammlung ändert, wird der Hauptversammlung vorgeschlagen, bei einer unveränderten Dividende von € 0,10 je dividendenberechtigter Stückaktie den nicht auf dividendenberechtigte Stückaktien entfallenden Teilbetrag des Bilanzgewinns in den Gewinnvortrag einzustellen.
Top 3 Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstandes für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.
Top 4 Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.
Top 5 Beschlussfassung über die Aufhebung des bestehenden genehmigten Kapitals und Schaffung von neuem genehmigten Kapital sowie Satzungsänderung
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:
a) Die in § 4 Abs. 3 der Satzung enthaltene, durch die Hauptversammlung vom 26. Juni 2015 beschlossene Ermächtigung des Vorstands, das Grundkapital der Gesellschaft bis zum 25. Juni 2020 durch Ausgabe neuer Stammaktien in Form von Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlage einmalig oder mehrmals um insgesamt bis zu € 2.000.000,00 zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2015) wird mit Wirkung auf den Zeitpunkt der Eintragung des nachfolgend bestimmten neuen Genehmigten Kapitals 2020 aufgehoben.
b) Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital bis zum 25. Juni 2025 durch Ausgabe neuer Stammaktien in Form von Stückaktien gegen Bar- und/ oder Sacheinlage einmalig oder mehrmals um insgesamt bis zu € 2.000.000,00 zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2020).
Sofern den Aktionären ein Bezugsrecht eingeräumt wird, können die Aktien auch einem Kreditinstitut oder nach § 53 Abs. 1 S. 1 oder § 53 b Abs. 1 S. 1 oder Abs. 7 KWG tätigen Unternehmen zur Übernahme angeboten werden mit der Verpflichtung, sie den Aktionären zum Bezug anzubieten (mittelbares Bezugsrecht). Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates über den Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre zu entscheiden. Das Bezugsrecht kann insbesondere ausgeschlossen werden

um Spitzenbeträge vom Bezugsrecht der Aktionäre auszunehmen,

bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen, insbesondere in Form von Unternehmen und Unternehmensteilen oder sonstigen Vermögensgegenständen,

bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen, wenn der Ausgabebetrag der Aktien den Börsenpreis nicht wesentlich unterschreitet und die unter Ausschluss des Bezugsrechts ausgegebenen Aktien insgesamt 10% des Grundkapitals nicht überschreiten,

um Belegschaftsaktien an Arbeitnehmer der Gesellschaft und mit ihr verbundener Unternehmen zu begeben sowie

um Inhabern von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, die von der Gesellschaft ausgegeben werden, ein Bezugsrecht auf neue Aktien in dem Umfang zu gewähren, wie es ihnen nach Ausübung ihres Wandlungs- bzw. Optionsrechts zustehen würde, jedoch nur, soweit die Aktien nicht bereits aufgrund eines bedingten Kapitals gewährt werden können.

Der Vorstand wird ermächtigt, die weiteren Einzelheiten der Durchführung von Kapitalerhöhungen aus dem Genehmigten Kapital 2020 festzulegen. Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung nach vollständiger oder teilweiser Durchführung der Erhöhung des Grundkapitals aus dem Genehmigten Kapital 2020 oder nach Ablauf der Ermächtigungsfrist entsprechend dem Umfang der Kapitalerhöhung aus dem Genehmigten Kapital 2020 anzupassen.
c) § 4 der Satzung wird in Absatz 4.3 wie folgt neu gefasst:
„Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital bis zum 25. Juni 2025 durch Ausgabe neuer Stammaktien in Form von Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlage einmalig oder mehrmals um insgesamt bis zu € 2.000.000,00 zu erhöhen (Genehmigtes Kapital 2020).
Sofern den Aktionären ein Bezugsrecht eingeräumt wird, können die Aktien auch einem Kreditinstitut oder nach § 53 Abs. 1 S. 1 oder § 53 b Abs. 1 S. 1 oder Abs. 7 KWG tätigen Unternehmen zur Übernahme angeboten werden mit der Verpflichtung, sie den Aktionären zum Bezug anzubieten (mittelbares Bezugsrecht). Der Vorstand ist ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrates über den Ausschluss des Bezugsrechts der Aktionäre zu entscheiden. Das Bezugsrecht kann insbesondere ausgeschlossen werden,

a)

um Spitzenbeträge vom Bezugsrecht der Aktionäre auszunehmen,

b)

bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen, insbesondere in Form von Unternehmen und Unternehmensteilen oder sonstigen Vermögensgegenständen,

c)

bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen, wenn der Ausgabebetrag der Aktien den Börsenpreis nicht wesentlich unterschreitet und die unter Ausschluss des Bezugsrechts ausgegebenen Aktien insgesamt 10% des Grundkapitals nicht überschreiten,

d)

um Belegschaftsaktien an Arbeitnehmer der Gesellschaft und mit ihr verbundener Unternehmen zu begeben sowie

e)

um Inhabern von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, die von der Gesellschaft ausgegeben werden, ein Bezugsrecht auf neue Aktien in dem Umfang zu gewähren, wie es ihnen nach Ausübung ihres Wandlungs- bzw. Optionsrechts zustehen würde, jedoch nur, soweit die Aktien nicht bereits aufgrund eines bedingten Kapitals gewährt werden können.

Der Vorstand ist ermächtigt die weiteren Einzelheiten der Durchführung von Kapitalerhöhungen aus dem Genehmigten Kapital 2020 festzulegen. Der Aufsichtsrat wird ermächtigt, die Fassung der Satzung nach vollständiger oder teilweiser Durchführung der Erhöhung des Grundkapitals aus dem Genehmigten Kapital 2020 oder nach Ablauf der Ermächtigungsfrist entsprechend dem Umfang der Kapitalerhöhung aus dem Genehmigten Kapital 2020 anzupassen.“
Top 6 Beschlussfassung zur Satzungsänderung zur Ermöglichung der Online-Teilnahme und zur Briefwahl
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, zu beschließen:
In § 12 der Satzung werden folgende Absätze 4 und 5 neu eingefügt:
„(4) Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass Aktionäre an der Hauptversammlung auch ohne Anwesenheit an deren Ort und ohne einen Bevollmächtigten teilnehmen und sämtliche oder einzelne ihrer Rechte ganz oder teilweise im Wege elektronischer Kommunikation ausüben können.
(5) Der Vorstand ist ermächtigt vorzusehen, dass Aktionäre ihre Stimmen, auch ohne an der Versammlung teilzunehmen, schriftlich oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben dürfen (Briefwahl).“
Top 7 Wahl des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft RWM GmbH + Co. KG, Breite Weg 38, 76547 Sinzheim bei Baden-Baden, zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer und zum Prüfer für die prüferische Durchsicht von Zwischenfinanzberichten für das Geschäftsjahr 2020 zu bestellen.

Schriftlicher Bericht des Vorstands über die Gründe für den Ausschluss des Bezugsrechts in TOP 5 nach § 186 Abs. 4 S. 2, § 203 Abs. 1, 2 AktG

In Punkt 5 der Tagesordnung schlagen Vorstand und Aufsichtsrat der Hauptversammlung vor, den Vorstand zu ermächtigen, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Grundkapital bis zum 25. Juni 2025 durch Ausgabe neuer Stammaktien in Form von Stückaktien gegen Bar- und/oder Sacheinlage einmalig oder mehrmals um insgesamt bis zu € 2.000.000,00 zu erhöhen.

Der Vorstand erstattet gem. § 203 Abs. 2 i.V.m. § 186 Abs. 4 Satz 2 AktG über die Gründe für den Ausschluss des Bezugsrechts diesen Bericht, der ab dem 20.05.2020 auf der Homepage der Gesellschaft abrufbar ist, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft ausliegt und auf Verlangen jedem Aktionär übersandt wird:

a) Neues genehmigtes Kapital und damit verbundene Vorteile für die Gesellschaft

Insgesamt soll ein neues Genehmigtes Kapital 2020 bis zu einer Höhe von € 2.000.000,00 geschaffen werden. Das Genehmigte Kapital 2020 ermächtigt den Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats, das Grundkapital der Gesellschaft einmalig oder mehrmalig um bis zu insgesamt € 2.000.000,00 gegen Bar- oder Sacheinlagen durch Ausgabe von neuen, auf den Inhaber lautenden Stückaktien zu erhöhen. Der Vorstand wird ermächtigt, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das gesetzliche Bezugsrecht der Aktionäre auszuschließen. Die Ermächtigungen sollen jeweils auf die längste gesetzlich zulässige Frist (bis zum 25. Juni 2025) erteilt werden.

Die vorgeschlagenen Ermächtigungen zur Ausgabe neuer Aktien aus dem Genehmigten Kapital 2020 sollen die Gesellschaft in die Lage versetzen, kurzfristig auf auftretende Finanzierungserfordernisse reagieren zu können.

b) Ausschluss des Bezugsrechts

Der Vorstand soll im Rahmen des Genehmigten Kapitals 2020 ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht der Aktionäre in folgenden Fällen auszuschließen:

um Spitzenbeträge vom Bezugsrecht der Aktionäre auszunehmen,

bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen, insbesondere in Form von Unternehmen und Unternehmensteilen oder sonstigen Vermögensgegenständen,

bei Kapitalerhöhungen gegen Bareinlagen, wenn der Ausgabebetrag der Aktien den Börsenpreis nicht wesentlich unterschreitet und die unter Ausschluss des Bezugsrechts ausgegebenen Aktien insgesamt 10% des Grundkapitals nicht überschreiten,

um Belegschaftsaktien an Arbeitnehmer der Gesellschaft und mit ihr verbundener Unternehmen zu begeben sowie

um Inhabern von Wandel- und/oder Optionsschuldverschreibungen, die von der Gesellschaft ausgegeben werden, ein Bezugsrecht auf neue Aktien in dem Umfang zu gewähren, wie es ihnen nach Ausübung ihres Wandlungs- bzw. Optionsrechts zustehen würde, jedoch nur, soweit die Aktien nicht bereits aufgrund eines bedingten Kapitals gewährt werden können.

Der Ausschluss des Bezugsrechts für Spitzenbeträge beim Genehmigten Kapital 2020 ist erforderlich, um ein technisch durchführbares Bezugsverhältnis darstellen zu können. Die als freie Spitzen vom Bezugsrecht der Aktionäre ausgeschlossenen Aktien werden entweder durch Verkauf an der Börse oder in sonstiger Weise bestmöglich für die Gesellschaft verwertet. Der mögliche Verwässerungseffekt ist aufgrund der Beschränkung auf Spitzenbeträge gering.

Der Vorstand soll im Rahmen des Genehmigten Kapitals 2020 ferner ermächtigt werden, mit Zustimmung des Aufsichtsrats das Bezugsrecht bei Kapitalerhöhungen gegen Sacheinlagen auszuschließen. Diese Ermächtigung zum Ausschluss des Bezugsrechts soll insbesondere dem Zweck dienen, den Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen oder Beteiligungen an Unternehmen gegen Gewährung von Aktien der Gesellschaft zu ermöglichen. Die DATRON AG steht im globalen Wettbewerb. Sie muss jederzeit in der Lage sein, an den internationalen Märkten im Interesse ihrer Aktionäre schnell und flexibel handeln zu können. Dazu gehört auch die Option, Unternehmen, Teile von Unternehmen oder Beteiligungen hieran zur Verbesserung der Wettbewerbsposition zu erwerben. Die im Interesse der Aktionäre und der Gesellschaft optimale Umsetzung dieser Option besteht im Einzelfall darin, den Erwerb eines Unternehmens, den Teil eines Unternehmens oder einer Beteiligung hieran über die Gewährung von Aktien der erwerbenden Gesellschaft durchzuführen. Die Praxis zeigt, dass die Inhaber attraktiver Akquisitionsobjekte als Gegenleistung für eine Veräußerung häufig die Verschaffung von stimmberechtigten Aktien der erwerbenden Gesellschaft verlangen. Um auch solche Unternehmen erwerben zu können, muss die DATRON AG die Möglichkeit haben, eigene Aktien als Gegenleistung zu gewähren. Die vorgeschlagene Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss soll der DATRON AG die notwendige Flexibilität geben, um sich bietende Gelegenheiten zum Erwerb von Unternehmen, Unternehmensteilen oder Beteiligungen an Unternehmen schnell und flexibel ausnutzen zu können.

Neben dem Erwerb von Unternehmen, soll die Gesellschaft auch in die Lage versetzt werden, andere Sacheinlagen zu erwerben, beispielsweise Verbindlichkeiten im Rahmen eines Debt to Equity Swaps.

Es kommt bei einem Bezugsrechtsausschluss zwar zu einer Verringerung der relativen Beteiligungsquote und des relativen Stimmrechtsanteils der vorhandenen Aktionäre. Der Vorstand wird aber durch eine sorgfältige Bewertung der Sacheinlage und der Gesellschaft dafür Sorge tragen, dass es nicht zu einer wirtschaftlichen Benachteiligung der bisherigen Aktionäre kommt. Der Vorstand wird ferner erwägen, ob es sinnvoll ist, parallel zu der Sachkapitalerhöhung eine Barkapitalerhöhung durchzuführen, um den Verwässerungseffekt für die bisherigen Aktionäre zu verringern. Konkrete Absichten, für die von dieser Möglichkeit des Bezugsrechtsausschlusses Gebrauch gemacht werden soll, bestehen zurzeit nicht.

Zudem soll das Bezugsrecht beim Genehmigten Kapital 2020 ausgeschlossen werden können, wenn die Volumenvorgaben und die übrigen Anforderungen für einen Bezugsrechtsausschluss nach § 186 Abs. 3 Satz 4 AktG erfüllt sind. Diese Möglichkeit des Bezugsrechtsausschlusses soll die Verwaltung in die Lage versetzen, kurzfristig günstige Börsensituationen auszunutzen und dabei durch die marktnahe Preisfestsetzung einen möglichst hohen Ausgabebetrag und damit eine größtmögliche Stärkung der Eigenmittel zu erreichen. Eine derartige Kapitalerhöhung führt wegen der schnelleren Handlungsmöglichkeit erfahrungsgemäß zu einem höheren Mittelzufluss als eine vergleichbare Kapitalerhöhung mit Bezugsrecht der Aktionäre. Sie liegt somit im wohlverstandenen Interesse der Gesellschaft und der Aktionäre. Es kommt zwar dadurch zu einer Verringerung der relativen Beteiligungsquote und des relativen Stimmrechtsanteils der vorhandenen Aktionäre. Aktionäre, die ihre relative Beteiligungsquote und ihren relativen Stimmrechtsanteil erhalten möchten, haben indessen die Möglichkeit, die hierfür erforderliche Aktienzahl über die Börse zu erwerben.

Das Bezugsrecht soll ferner ausgeschlossen werden können, um Belegschaftsaktien an Arbeitnehmer der Gesellschaft und der mit ihr verbundenen Unternehmen auszugeben. Belegschaftsaktien sind eine mögliche Form der Mitarbeiterbeteiligung, die dazu dienen kann, die Identifikation der Mitarbeiter mit ihrem Unternehmen zu stärken. Die Bedeutung einer Beteiligung von Mitarbeitern an dem Unternehmen, bei dem sie beschäftigt sind, wird sowohl im Gesellschaftsrecht als auch im Steuerrecht als fördernswert anerkannt. Je nach Ausgestaltung eines Belegschaftsaktienprogramms, können Mitarbeitern durch die Ausgabe von Aktien steuerfreie Zuwendungen gemacht werden. Der Vorstand wird bei der Ausnutzung dieser Ermächtigung zum Bezugsrechtsausschluss im wohlverstandenen Interesse der Gesellschaft sowohl den Umfang der Aktienausgabe als auch den Ausgabepreis sowie die sonstigen Bedingungen der Aktienausgabe festlegen.

Das Bezugsrecht soll ausgeschlossen werden können, soweit es erforderlich ist, um den Inhabern bzw. Gläubigern der von der Gesellschaft oder ihren Konzerngesellschaften ausgegebenen Schuldverschreibungen mit Options- oder Wandlungsrechten ein Bezugsrecht auf neue Aktien in dem Umfang einzuräumen. Der Ausschluss des Bezugsrechts zugunsten der Inhaber von Schuldverschreibungen, die von der Gesellschaft bereits ausgegeben wurden oder zukünftig eventuell ausgegeben werden, dient dazu, deren Inhaber so zu stellen, als hätten sie von ihren Rechten aus den Schuldverschreibungen bereits Gebrauch gemacht und seien bereits Aktionäre. Durch diesen Verwässerungsschutz wird verhindert, dass möglicherweise der Options- bzw. Wandlungspreis für die bereits ausgegebenen Schuldverschreibungen ermäßigt werden müsste. Dadurch wird insgesamt ein höherer Mittelzufluss sichergestellt.

Bei Abwägung aller genannten Umstände halten Vorstand und Aufsichtsrat den Ausschluss des Bezugsrechts in den genannten Fällen aus den aufgezeigten Gründen auch unter Berücksichtigung des zulasten der Aktionäre eintretenden Verwässerungseffektes für sachlich gerechtfertigt und für angemessen.

B.

Hinweise zur Durchführung der Hauptversammlung

Der Vorstand der Gesellschaft hat gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 1 und 2 COVID-19-Gesetz mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 6 S. 1 COVID-19-Gesetz entschieden, die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten.

Hierzu wird gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Nr. 1 COVID-19-Gesetz und § 118 Abs. 4 AktG die Bild- und Tonübertragung der gesamten Versammlung erfolgen. Die Bild- und Tonübertragung ist über einen Hyperlink zugänglich, der über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ abgerufen werden kann. Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats und des Vorsitzenden des Vorstands und weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats und des Vorstands sowie eines mit der Niederschrift der Hauptversammlung beauftragten Notars in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in In den Gänsäckern 5, 64367 Mühltal, statt.

Eine physische Teilnahme für Aktionäre durch Erscheinen ist im Übrigen ausgeschlossen. Aktionäre, die sich an der Hauptversammlung virtuell beteiligen wollen, müssen sich zuvor anmelden (siehe nachfolgend unter Ziff. 2.). Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an einen Bevollmächtigten oder an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter (siehe nachfolgend unter Ziff. 3., 4. und 5.).

1.

Adresse für die Anmeldung und den Nachweis des Anteilsbesitzes, für Fragen, für Widersprüche, Ergänzungsverlangen, Gegenanträge und Wahlvorschläge sowie für Anfragen gemäß § 125 AktG

Wir geben folgende Adresse für die Anmeldung zur Hauptversammlung und den Nachweis des Anteilsbesitzes an:

DATRON AG
c/o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49 (0) 511 47402319
E-Mail: datron-hv@gfei.de

Fragen der Aktionäre und Widersprüche gegen einen Beschluss der Hauptversammlung sowie Verlangen auf Ergänzung der Tagesordnung, Anträge, Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ebenfalls an die genannte Adresse zu richten.

Mitteilungen an Kreditinstitute, Vereinigungen von Aktionären und Aktionäre gemäß § 125 AktG können unter der genannten Adresse angefordert werden.

2.

Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich vor der Hauptversammlung anmelden. Die Anmeldung muss der Gesellschaft bis zum 19. Juni 2020 zugehen. Die Aktionäre haben ferner ihre Berechtigung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts nachzuweisen. Zum Nachweis ist eine in Textform und in deutscher oder englischer Sprache erstellte Bescheinigung des depotführenden Instituts über den Anteilsbesitz notwendig. Der Nachweis muss sich auf den Beginn des 05. Juni 2020 beziehen.

Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes müssen der Gesellschaft spätestens bis zum 19. Juni 2020 an die oben genannte Adresse zugehen.

Aktionäre, die sich rechtzeitig angemeldet haben, erhalten von der Gesellschaft eine Zugangskarte mit Zugangsdaten und Passwort per Post übersandt. Mit den Zugangsdaten und Passwort erhalten die Aktionäre am Tag der Hauptversammlung über die Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ Zugriff auf die Bild- und Tonübertragung.

Falls die Zugangskarte auf dem Postweg verloren gehen sollte, können die Aktionäre sich unter Angabe ihres Vor- und Nachnamens, ihrer vollständigen Adresse und der Anzahl ihrer Aktien per E-Mail an die Adresse

datron-hv@gfei.de

wenden.

3.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihre Stimme per Briefwahl abgeben. Hierzu steht ein zusammen mit der Zugangskarte versandtes Formular zur Verfügung. Das Formular für die Briefwahl kann auch über die Internetseite der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ abgerufen werden.

Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die rechtzeitig entsprechend den unter Ziff. 2. genannten Voraussetzungen angemeldet sind und den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht haben. Die Stimmabgabe per Briefwahl sowie Änderungen hinsichtlich der Briefwahlstimmen können bis spätestens 24. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ) (Zeitpunkt des Zugangs), postalisch, per E-Mail oder per Telefax an die unter Ziff. 1. genannte Anschrift, E-Mail-Adresse bzw. Telefax-Nummer erfolgen. Anderweitig adressierte Stimmabgaben per Briefwahl werden nicht berücksichtigt.

Neben dieser Möglichkeit der Briefwahl per Post, E-Mail oder Telefax steht das HV-Portal unter

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ zur Verfügung, über das ebenfalls eine Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl (elektronische Briefwahl) möglich sein wird. Die elektronischen Briefwahlstimmen können im HV-Portal bis zu dem Zeitpunkt abgegeben werden, zu dem der Versammlungsleiter angekündigt hat, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte zeitnah geschlossen werde.

Im HV-Portal ist der Widerruf von Briefwahlstimmen – auch der zuvor schriftlich eingereichten – bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung möglich.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmabgabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

4.

Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die sich ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben (vgl. oben Ziff. 2), können ihre Rechte in der virtuellen Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten wahrnehmen lassen; bevollmächtigen kann der Aktionär eine Person seiner Wahl, auch z. B. die depotführende Bank oder eine Aktionärsvereinigung. Es wird gebeten, der Gesellschaft den Namen des Aktionärs und des Bevollmächtigten sowie die in der Zugangskarte enthaltene Zugangsnummer mitzuteilen. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen. Wenn nicht ein Kreditinstitut, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere diesen gleichgestellte Person oder Institution (vgl. § 135 AktG) bevollmächtigt wird, dann muss die Erteilung der Vollmacht, ihr Nachweis gegenüber der Gesellschaft und ggf. ihr Widerruf in Textform (§ 126b BGB) erfolgen. Etwa geltende Besonderheiten für die Bevollmächtigung eines Kreditinstituts, einer Aktionärsvereinigung oder einer anderen diesen gleichgestellten Person oder Institution (vgl. § 135 AktG) bleiben unberührt und lassen es empfehlenswert erscheinen, dass sich Vollmachtgeber und Vollmachtnehmer in diesem Fall rechtzeitig abstimmen.

Zusammen mit der Zugangskarte wird den Aktionären ein Formular zur Vollmachtserteilung an Dritte übersandt. Ein Formular zur Bevollmächtigung Dritter steht außerdem im Internet unter

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ zum Download bereit oder kann unter den vorstehend bei Ziff. 1. genannten Kontaktdaten bei der Gesellschaft angefordert werden. Die Gesellschaft bittet darum, dass Erklärungen über die Erteilung der Vollmacht, ihren Nachweis gegenüber der Gesellschaft und ggf. ihren Widerruf ebenfalls an die vorstehend bei Ziff. 1. genannten Kontaktdaten der Gesellschaft (Postanschrift, Fax oder E-Mail) gerichtet werden.

Auch Bevollmächtigte können nicht physisch an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben.

5.

Stimmabgabe durch Stimmrechtsvertreter

Für die Aktionäre, die sich ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet haben (vgl. oben Ziff.2.), besteht als weitere Alternative die Möglichkeit, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversammlung vertreten zu lassen. Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter üben das Stimmrecht ausschließlich auf Grundlage der vom Aktionär oder Bevollmächtigten erteilten Weisungen aus. Die Erteilung sowie Änderungen hinsichtlich der Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter können bis spätestens 24. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), unter den vorstehend bei Ziff. 1. genannten Kontaktdaten (Postanschrift, Fax oder E-Mail) in Textform (§ 126b BGB) erfolgen. Unter diesen Kontaktdaten kann von der Gesellschaft auch ein entsprechendes Formular angefordert werden (Postanschrift, Fax oder E-Mail), das außerdem im Internet unter zum Download

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ bereitsteht. Bei mehrfach eingehenden Erklärungen hat die zuletzt eingegangene Erklärung Vorrang.

Neben der vorstehend beschriebenen Vollmachtserteilung per Post, E-Mail oder Telefax steht für die Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in diesem Jahr auch das HV-Portal unter

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ zur Verfügung, über das die Erteilung sowie Änderungen hinsichtlich der Vollmacht und Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bis zu dem Zeitpunkt möglich, zu dem der Versammlungsleiter angekündigt hat, dass die Abstimmung über die Tagesordnungspunkte zeitnah geschlossen werde.

Die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter sind durch die Vollmachten nur zur Stimmrechtsausübung befugt, wenn und soweit ihnen eine ausdrückliche Weisung zu einzelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilt wurde.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der virtuellen Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Schließlich ist zu beachten, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld noch während der virtuellen Hauptversammlung Weisungen zu Verfahrensanträgen entgegennehmen können. Ebenso wenig nehmen die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter Aufträge oder Weisungen zu Wortmeldungen, zum Einlegen von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder Anträgen entgegen.

6.

Hinweise zu Ergänzungsverlangen und Gegenanträgen

Ergänzungsverlangen müssen gemäß § 122 Abs. 2 AktG mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 01. Juni 2020, 24.00 Uhr, schriftlich an die vorstehend in Ziff. 1. genannten Kontaktdaten der Gesellschaft (Postanschrift) gerichtet werden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt gemäß §§ 126, 127 AktG sind in deutscher Sprache und ausschließlich an die vorstehend in Ziff. 1. genannten Kontaktdaten der Gesellschaft (Postanschrift, Fax oder E-Mail) zu richten.

Gegenanträge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG zu Punkten der Tagesordnung und Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Abschlussprüfern sowie zur Wahl zum Aufsichtsrat, wobei Vorschläge von Aktionären zur Wahl von Abschlussprüfern oder Aufsichtsratsmitgliedern keiner Begründung bedürfen, müssen mindestens 14 Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 11. Juni 2020 (24.00 Uhr MESZ), bei der Gesellschaft an der vorstehend genannten Adresse eingehen. Sie werden im Internet unter

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ unverzüglich veröffentlicht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls im Internet unter

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ veröffentlicht.

Anderweitig adressierte Anträge oder verspätet eingehende Anträge werden nicht berücksichtigt. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung zu den Anträgen werden ebenfalls unter der genannten Internetadresse veröffentlicht. Von einer Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung kann die Gesellschaft insbesondere absehen, wenn einer der Gründe gemäß § 126 Abs. 2 Nrn. 1 bis 7 AktG vorliegt, etwa weil der Gegenantrag zu einem gesetzes- oder satzungswidrigen Beschluss der Hauptversammlung führen würde. Eine Begründung eines Gegenantrags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Wahlvorschläge von Aktionären braucht der Vorstand außer in den Fällen des § 126 Abs. 2 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn diese nicht die Angaben nach § 124 Abs. 3 Satz 4 AktG (Angabe von Namen, ausgeübtem Beruf und Wohnort der vorgeschlagenen Prüfer sowie Kandidaten zur Aufsichtsratswahl) enthalten.

7.

Hinweise zur Beantwortung von Fragen der Aktionäre

Aufgrund der Entscheidung des Vorstands gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 2 Nr. 3 COVID-19-Gesetz mit Zustimmung des Aufsichtsrats gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 6 S. 1 COVID-19-Gesetz wird den Aktionären eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation eingeräumt. Fragen sind gemäß Artikel 2 § 1 Abs. 2 S. 2 COVID-19 Gesetz bis spätestens zwei Tage vor der Hauptversammlung, also bis zum 24. Juni 2020, 24.00 Uhr, bei der Gesellschaft unter der oben genannten Adresse postalisch, per Telefax oder per E-Mail einzureichen. Nach dem 24. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), und auch während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden. Der Vorstand wird nach pflichtgemäßem, freien Ermessen entscheiden, welche Fragen er wie beantwortet.

8.

Hinweise zu Widersprüchen

Widerspruch zur Niederschrift gegen einen Beschluss der Hauptversammlung gemäß § 245 Nr. 1 des Aktiengesetzes i.V.m. § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 des Covid-19-Gesetzes kann von Aktionären oder Bevollmächtigten, die das Stimmrecht ausgeübt haben, von Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zum Ende der virtuellen Hauptversammlung am 26. Juni 2020 unter Angabe der Zugangsnummer im Wege elektronischer Kommunikation unter der E-Mail-Adresse

datron-hv@gfei.de

erklärt werden.

9.

Information zum Datenschutz für Aktionäre

Die Gesellschaft verarbeitet personenbezogene Daten (Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart der Aktien und Nummer der Zugangskarte) auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze, um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen der Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist für die Teilnahme an der Hauptversammlung zwingend erforderlich. Für die Verarbeitung ist die Datron AG die verantwortliche Stelle. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 (1) c) Datenschutz-Grundverordnung.

Der Dienstleister der Gesellschaft, welcher zum Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt wurde, erhält von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, welche für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeitet die Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.

Aktionäre haben ein jederzeitiges Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie ein Recht auf Datenübertragung nach Kapitel III der Datenschutz-Grundverordnung. Diese Rechte können Sie gegenüber der Gesellschaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse

IR@datron.de

oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:

DATRON AG
c/o GFEI IR Services GmbH
Ostergrube 11
30559 Hannover
Fax: +49 (0) 511 47402319
E-Mail: datron-hv@gfei.de

Zudem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 Datenschutz-Grundverordnung zu.

10.

Informationen und Unterlagen auf der Internetseite der DATRON AG

Folgende Informationen und Unterlagen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.datron.de/investor_relations/

unter dem Punkt „Hauptversammlung“ zugänglich:

Die Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Der festgestellte Jahresabschluss, der Konzernabschluss und der zusammengefasste Lagebericht für das Geschäftsjahr 2019 und der Bericht des Aufsichtsrates für das Geschäftsjahr 2019

Der Bericht des Vorstands zu Tagesordnungspunkt 5

Die Formulare für die Stimmabgabe durch Briefwahl, für die Vollmachts- und Weisungserteilung an den Stimmrechtsvertreter sowie für die Vollmachtserteilung an Dritte

 

Mühltal-Traisa, im Mai 2020

DATRON AG

Der Vorstand

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