Zapf Creation AG – Hauptversammlung 2020

von Legite

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Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Zapf Creation AG
Rödental
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur 21. ordentlichen Hauptversammlung 20.05.2020

Zapf Creation AG

Rödental

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung
am 1. Juli 2020

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre zu der am
Mittwoch, den 1. Juli 2020, 10:00 Uhr

als virtuelle Hauptversammlung stattfindenden

21. ordentlichen Hauptversammlung

ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ein.

Die Hauptversammlung wird in Form einer virtuellen Hauptversammlung in den Geschäftsräumen der Zapf Creation AG, Mönchrödener Straße 13, 96472 Rödental, abgehalten und für unsere ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und Aktionärsvertreter im passwortgeschützten Online-Service unter der Internetadresse

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

live in Bild und Ton übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre und Aktionärsvertreter erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl (einschließlich elektronischer Kommunikation) oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter. Nähere Erläuterungen hierzu finden Sie nachstehend unter Abschnitt II.

I.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses einschließlich des Vorschlags des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns und des Lageberichts für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2019, des gebilligten Konzernabschlusses und des Konzernlageberichts für das Geschäftsjahr vom 1. Januar bis 31. Dezember 2019 und des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss und den Konzernabschluss nach den §§ 171, 172 Aktiengesetz (AktG) gebilligt. Der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 AktG festgestellt. Einer Beschlussfassung der Hauptversammlung zur Feststellung des Jahresabschlusses oder zur Billigung des Konzernabschlusses nach § 173 AktG bedarf es deshalb nicht.

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 erzielten und im festgestellten Jahresabschluss für das Geschäftsjahr 2019 ausgewiesenen Bilanzgewinn der Zapf Creation AG in Höhe von EUR 57.273.337,44 wie folgt zu verwenden:

Ausschüttung einer Dividende in Höhe von EUR 0,04 je dividendenberechtigter Stückaktie, d.h. in Höhe von insgesamt EUR 257.278,04, an die Aktionäre und

Vortrag des verbleibenden Betrages in Höhe von EUR 57.016.059,40 auf neue Rechnung.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Vorstands

a)

Herrn Thomas Eichhorn und

b)

Frau Hannelore Schalast

für diesen Zeitraum jeweils Entlastung zu erteilen.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats, dem satzungsgemäß die Leitung der Hauptversammlung obliegt, beabsichtigt, über die Entlastung eines jeden einzelnen Mitglieds des Vorstands gesondert abstimmen zu lassen (Einzelentlastung).

4.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den im Geschäftsjahr 2019 amtierenden Mitgliedern des Aufsichtsrats, den Herren

a)

Dr. Paul-Stefan Freiling,

b)

Isaac Larian und

c)

Jason Larian

für diesen Zeitraum jeweils Entlastung zu erteilen.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats, dem satzungsgemäß die Leitung der Hauptversammlung obliegt, beabsichtigt, über die Entlastung eines jeden einzelnen Mitglieds des Aufsichtsrats gesondert abstimmen zu lassen (Einzelentlastung).

5.

Wahl des Abschluss- und Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KPMG AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Berlin, Niederlassung Nürnberg, Bahnhofstraße 30, 90402 Nürnberg (bis zum 25.05.2020: Maxtorgraben 13, 90409 Nürnberg), zum Abschlussprüfer und zum Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

II.

Weitere Informationen und Hinweise zur Hauptversammlung

1. Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte

Das Grundkapital der Gesellschaft beträgt zum Zeitpunkt der Bekanntmachung der Einberufung der Hauptversammlung im Bundesanzeiger EUR 6.431.951,00. Es ist eingeteilt in 6.431.951 Stückaktien, die jeweils eine Stimme in der Hauptversammlung gewähren. Die Gesellschaft hält zum Zeitpunkt der Einberufung keine eigenen Aktien. Die 6.431.951 Stückaktien gewähren damit zum Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung insgesamt 6.431.951 Stimmen.

2. Durchführung der Hauptversammlung in Form einer virtuellen Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten; Online-Service

Der Vorstand hat mit Zustimmung des Aufsichtsrats beschlossen, dass die diesjährige ordentliche Hauptversammlung der Gesellschaft ausschließlich als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) gemäß § 1 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 des Gesetzes über Maßnahmen im Gesellschafts-, Genossenschafts-, Vereins-, Stiftungs- und Wohnungseigentumsrecht zur Bekämpfung der Auswirkungen der COVID-19-Pandemie (nachfolgend auch „COVID-19-Gesetz“) abgehalten wird.

Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Aktionärsvertreter (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) an der Hauptversammlung ist deshalb nicht möglich.

Die Durchführung der diesjährigen ordentlichen Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung nach Maßgabe des COVID-19-Gesetzes führt zu Modifikationen in den Abläufen der Hauptversammlung sowie bei den Rechten der Aktionäre. Die ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre und Aktionärsvertreter haben die nachfolgend aufgezeigten Möglichkeiten zum Verfolgen der Hauptversammlung in Bild und Ton im Internet, zur Stimmrechtsausübung im Wege der Briefwahl sowie Vollmachtserteilung (jeweils einschließlich elektronischer Kommunikation), zur Stellung von Fragen im Wege elektronischer Kommunikation und zur Widerspruchserhebung gegen Beschlüsse der Hauptversammlung über elektronische Kommunikation.

Die gesamte, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft stattfindende, Hauptversammlung wird zu diesem Zweck am 1. Juli 2020 ab 10:00 Uhr über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

live in Bild und Ton übertragen.

Es können aber nur diejenigen Aktionäre, die sich, wie nachstehend (siehe Ziff. 3 „Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“) beschrieben, ordnungsgemäß angemeldet haben, die Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über den Online-Service verfolgen, persönlich oder durch ordnungsgemäß Bevollmächtigte ihr Stimmrecht per Briefwahl oder durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ausüben (jeweils einschließlich elektronischer Kommunikation) sowie über den Online-Service der Gesellschaft Fragen stellen und Widersprüche gegen Beschlüsse der Hauptversammlung erklären.

Eine darüberhinausgehende Ausübung von Aktionärsrechten ist in der virtuellen Hauptversammlung nicht möglich. Insbesondere ist eine Teilnahme der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten, mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter, vor Ort ausgeschlossen. Die Übertragung der Hauptversammlung in Bild und Ton sowie die Einräumung des Stimmrechts, der Fragemöglichkeit und der Möglichkeit zum Widerspruch berechtigen die Aktionäre und Aktionärsvertreter auch nicht zur Teilnahme an der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG (keine elektronische Teilnahme). Als teilnahmegebundenes Aktionärsrecht kommt eine Einsichtnahme in das Teilnehmerverzeichnis während der virtuellen Hauptversammlung nicht in Betracht, da die Gesellschaft ihren Aktionären keine elektronische Teilnahme anbietet.

Erfolgen Stimmrechtsausübung, Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder Bevollmächtigungen Dritter für ein und dieselbe Aktie sowohl durch Nutzung des Online-Service der Gesellschaft als auch in Schrift- oder Textform, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres jeweiligen Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über den Online-Service der Gesellschaft abgegebene Erklärung als verbindlich behandelt, sofern diese nicht zuvor im Online-Service der Gesellschaft widerrufen wurde. Erfolgen Stimmrechtsausübung, Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft oder Bevollmächtigungen Dritter für ein und dieselbe Aktie ohne dabei den Online-Service der Gesellschaft zu verwenden, behandelt die Gesellschaft abhängig von der zeitlichen Reihenfolge die zuletzt der Gesellschaft zugegangene Stimmrechtsausübung, Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft bzw. Bevollmächtigung Dritter als verbindlich.

Der Online-Service ist auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

ab dem 10. Juni 2020 0:00 Uhr, für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre und ihre Bevollmächtigten zugänglich. Um den Online-Service der Gesellschaft nutzen zu können, müssen Sie sich mit der Zugangsnummer und dem Zugangscode einloggen, welche Sie mit den Anmeldeunterlagen erhalten. Die verschiedenen Möglichkeiten zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung erscheinen dann auf der Benutzeroberfläche im Online-Service der Gesellschaft. Weitere Einzelheiten zur Nutzung des Online-Services der Gesellschaft können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen entnehmen.

3. Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung

Zur Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung, insbesondere des Stimmrechts, sind gemäß § 22 Abs. 1 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind und sich bei der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Hauptversammlung, somit bis zum Ablauf des

Mittwoch, den 24. Juni 2020 (Anmeldeschluss)

rechtzeitig in Textform in deutscher oder englischer Sprache unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten ordnungsgemäß anmelden:

Zapf Creation AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen

oder Telefax: +49 9628 92 99-871

oder E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com

Für die Fristwahrung kommt es auf den Zugang der Anmeldung an.

Formulare, die Aktionäre für die Anmeldung nutzen können, sowie die Einladung zur Hauptversammlung werden an die bis zum 17. Juni 2020 (0:00 Uhr) im Aktienregister der Gesellschaft eingetragenen Versandadressen der Aktionäre übermittelt.

Des Weiteren kann die Anmeldung zur Hauptversammlung auch über den Online-Service der Gesellschaft erfolgen. Für die Nutzung des Online-Service ist eine Zugangsberechtigung erforderlich. Die notwendigen Angaben für den Zugang zu unserem Online-Service (Zugangsnummer und Zugangscode) werden unseren Aktionären mit den Anmeldeunterlagen übersandt.

Der unaufgeforderte Versand der Anmeldeunterlagen zur Nutzung des Online-Service ist nur bei Eintragung im Aktienregister bis spätestens 17. Juni 2020 (0:00 Uhr) gewährleistet. Sollten Aktionäre die Einladungsunterlagen – weil sie an dem für den Versand maßgeblichen Tag noch nicht im Aktienregister eingetragen sind – nicht unaufgefordert erhalten, werden diese den betreffenden Aktionären auf Verlangen zugesandt; in diesem Fall bitten wir bei der Anmeldung um Nennung des Namens, der Adresse und des Geburtsdatums. Ein entsprechendes Verlangen ist an die oben genannte Anmeldeanschrift zu richten.

Umschreibungen im Aktienregister finden gemäß § 22 Abs. 1 Satz 5 der Satzung der Gesellschaft aus abwicklungstechnischen Gründen ab dem Zeitpunkt des Anmeldeschlusses bis einschließlich dem Tag der Hauptversammlung nicht statt (Umschreibungsstopp). Aktionäre, deren Umschreibungsanträge für erworbene Aktien nach Ablauf des 24. Juni 2020, 24:00 Uhr, eingehen, können daher die Aktionärsrechte aus diesen Aktien in der virtuellen Hauptversammlung nicht ausüben. Für die Ausübung der Aktionärsrechte in der virtuellen Hauptversammlung ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters zum Anmeldeschluss maßgeblich. Hiervon unberührt bleibt selbstverständlich die Möglichkeit, dass ein ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldeter und zum Anmeldeschluss im Aktienregister eingetragener Aktionär einem Dritten Vollmacht für die virtuelle Hauptversammlung erteilt.

Die Aktien werden durch die Anmeldung zur Hauptversammlung nicht gesperrt oder blockiert. Aktionäre können über ihre Aktien daher auch nach erfolgter Anmeldung weiterhin frei verfügen.

4. Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht schriftlich (§ 126 BGB), in Textform (§ 126b BGB) oder im Wege elektronischer Kommunikation abgeben („Briefwahl“).

Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesellschaft spätestens bis zum 24. Juni 2020, 24:00 Uhr, ordnungsgemäß angemeldet haben und für die angemeldeten Aktien zum Anmeldeschluss im Aktienregister der Gesellschaft eingetragen sind (siehe hierzu Ziff. 3 „Voraussetzungen für die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung“).

Die Stimmabgabe im Wege der Briefwahl kann über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

oder unter Verwendung des hierfür vorgesehenen Briefwahlformulars vorgenommen werden. Das Briefwahlformular ist in den Anmeldeunterlagen abgedruckt. Entsprechende Formulare sind zudem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

erhältlich.

Die mittels Briefwahlformular vorgenommene Stimmabgabe muss der Gesellschaft aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 24. Juni 2020, 24:00 Uhr, unter einer der folgenden Kontaktmöglichkeiten zugehen:

Zapf Creation AG
c/o C-HV AG
Gewerbepark 10
92289 Ursensollen

oder Telefax: +49 9628 92 99-871

oder E-Mail: anmeldestelle@c-hv.com

Die Stimmabgabe über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

ist ab dem 10. Juni 2020, 0:00 Uhr, bis zum Ende der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 1. Juli 2020 möglich.

Eine durch Verwendung des Briefwahlformulars oder über den Online-Service vorgenommene Stimmabgabe kann bis zum Ende der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 1. Juli 2020 im Online-Service der Gesellschaft geändert oder widerrufen werden.

Einzelheiten zur Stimmabgabe über den Online-Service der Gesellschaft können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen entnehmen.

Wird bei der Briefwahl zu einem Tagesordnungspunkt keine ausdrückliche oder eindeutige Stimme abgegeben, so wird dies für diesen Tagesordnungspunkt als Enthaltung gewertet. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Stimmabgabe zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Stimmangabe für jeden Punkt der Einzelabstimmung.

Weitere Hinweise zur Briefwahl sind in den Anmeldeunterlagen und auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

einsehbar.

5. Verfahren für die Stimmabgabe durch einen Bevollmächtigten

Aktionäre, die zum Ablauf des 24. Juni 2020, 24:00 Uhr, im Aktienregister eingetragen sind, können ihre Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch einen Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere Person ihrer Wahl, ausüben lassen. Auch in diesen Fällen ist eine fristgerechte Anmeldung in der oben beschriebenen Form erforderlich. Bevollmächtigt der Aktionär mehr als eine Person, so kann die Gesellschaft eine oder mehrere von diesen zurückweisen.

Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft bedürfen mindestens der Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG) oder haben unter Verwendung der Eingabemaske in dem Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

zu erfolgen.

Intermediäre im Sinne von § 67a Abs. 4 AktG, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder andere Personen im Sinne von § 135 Abs. 8 AktG können, soweit sie selbst bevollmächtigt werden, abweichende Regelungen vorsehen, die jeweils bei diesen zu erfragen sind.

Bevollmächtigte können ebenfalls weder physisch (mit Ausnahme der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter) noch im Wege elektronischer Kommunikation im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG an der Hauptversammlung teilnehmen. Sie können das Stimmrecht für von ihnen vertretene Aktionäre lediglich im Wege der Briefwahl oder durch Erteilung von (Unter-)Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter oder einen Dritten ausüben.

Ein Formular für die Erteilung einer Vollmacht wird mit den Anmeldeunterlagen übersandt. Das Formular für die Erteilung einer Vollmacht steht außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

zum Download bereit.

Die Bevollmächtigung kann gegenüber dem Bevollmächtigten erklärt oder gegenüber der Gesellschaft erklärt bzw. nachgewiesen werden. Die Erteilung der Vollmacht, ihr Widerruf und der Nachweis einer gegenüber einem Bevollmächtigten erteilten Vollmacht oder ihres Widerrufs gegenüber der Gesellschaft müssen auf einem der folgenden Wege aus organisatorischen Gründen bis spätestens zum Ablauf des 24. Juni 2020, 24:00 Uhr, der Gesellschaft zugehen:

Zapf Creation AG
c/o Investor Relations
Mönchrödener Str. 13
96472 Rödental

Telefax: +49 9563 7251-107

E-Mail: aktionaersservice@zapf-creation.com

Die Erteilung der Vollmacht und ihr Widerruf sind darüber hinaus unter Verwendung der Eingabemaske über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 1. Juli 2020 möglich. Bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 1. Juli 2020 ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in Schrift- oder Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG) übersendeten oder über den Online-Service erteilten Vollmacht möglich. Wird eine Vollmacht – jeweils fristgemäß – sowohl in Schrift- oder Textform (§ 134 Abs. 3 Satz 3 AktG) übersendet als auch über den Online-Service der Gesellschaft erteilt, wird unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres jeweiligen Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über den Online-Service abgegebene Vollmacht als verbindlich behandelt. Einzelheiten zur Erteilung von Vollmachten und zum Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht unter Nutzung der Eingabemaske in dem Online-Service können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen entnehmen.

Die Ausübung der Aktionärsrechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung über den Online-Service der Gesellschaft durch den Bevollmächtigten setzt voraus, dass der Bevollmächtigte einen neugenerierten Zugangscode vom Aktionär erhält. Die Nutzung der Zugangsdaten durch den Bevollmächtigten gilt zugleich als Nachweis der Bevollmächtigung, ein darüberhinausgehender Nachweis der Bevollmächtigung gegenüber der Gesellschaft ist nicht erforderlich.

6. Verfahren für die Stimmabgabe durch die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Wir bieten unseren Aktionären auch dieses Jahr wieder an, sich durch die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die das Stimmrecht ausschließlich gemäß den Weisungen des jeweiligen Aktionärs ausüben, vertreten zu lassen.

Diesen Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft müssen neben der Vollmacht auch Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Sie üben das Stimmrecht nicht nach eigenem Ermessen, sondern ausschließlich auf der Grundlage der vom Aktionär erteilten Weisungen aus. Soweit keine ausdrückliche oder eine widersprüchliche oder unklare Weisung erteilt worden ist, enthalten sich die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu den entsprechenden Beschlussgegenständen der Stimme; dies gilt immer auch für unvorhergesehene Anträge. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung durchgeführt werden, ohne dass dies im Vorfeld der Hauptversammlung mitgeteilt wurde, so gilt eine Weisung zu diesem Tagesordnungspunkt insgesamt auch als entsprechende Weisung für jeden Punkt der Einzelabstimmung. Bitte beachten Sie, dass die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter weder im Vorfeld der Hauptversammlung noch während der Hauptversammlung Aufträge zu Wortmeldungen, zum Stellen von Fragen oder Anträgen oder zur Abgabe von Erklärungen zu Protokoll entgegennehmen und – mit Ausnahme der Ausübung des Stimmrechts – auch keine sonstigen Aktionärsrechte wahrnehmen.

Die Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bedarf ebenso wie die Erteilung von Weisungen mindestens der Textform (§ 126b BGB) oder hat unter Verwendung der Eingabemaske über den Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

zu erfolgen. Gleiches gilt für die Änderung oder den Widerruf der Vollmacht oder der Weisungen. Das Vollmachts- und Weisungsformular für die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft mit den entsprechenden Erläuterungen ist in den Anmeldeunterlagen enthalten. Die Vollmachts- und Weisungsformulare stehen außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

zum Download bereit.

Die Erteilung der Vollmacht an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, die Erteilung von Weisungen und ihr Widerruf auf einem der folgenden Wege müssen aus organisatorischen Gründen spätestens bis zum Ablauf des 24. Juni 2020, 24:00 Uhr, an die Gesellschaft übermittelt werden:

Zapf Creation AG
c/o Investor Relations
Mönchrödener Str. 13
96472 Rödental

Telefax: +49 9563 7251-107

E-Mail: aktionaersservice@zapf-creation.com

Die Erteilung der Vollmacht zur Ausübung der Stimmrechte nebst Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter und ihr Widerruf sind darüber hinaus unter Verwendung der Eingabemaske in dem Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

bis unmittelbar vor Beginn der Abstimmungen in der virtuellen Hauptversammlung am 1. Juli 2020 möglich. Hierfür ist im Online-Service der Gesellschaft die Schaltfläche „Vollmacht an die Stimmrechtsvertreter“ vorgesehen. Bis zu diesem Zeitpunkt ist auch ein Widerruf oder eine Änderung einer zuvor in mindestens Textform (§ 126b BGB) übersendeten oder über den Online-Service der Gesellschaft erteilten Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft möglich. Wird eine Vollmacht mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft – jeweils fristgemäß – sowohl in Schriftform (§ 126 BGB) oder Textform (§ 126b BGB) übersendet als auch über den Online-Service der Gesellschaft erteilt, werden unabhängig von der zeitlichen Reihenfolge ihres Eingangs bei der Gesellschaft ausschließlich die über den Online-Service der Gesellschaft abgegebenen Vollmachten und Weisungen als verbindlich behandelt. Einzelheiten zur Erteilung von Vollmachten mit Weisungen an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft und zum Widerruf einer zuvor erteilten Vollmacht unter Nutzung der Eingabemaske im Online-Service der Gesellschaft können die Aktionäre dem dort hinterlegten Informationsblatt und den Nutzungsbedingungen entnehmen.

Soweit die von der Gesellschaft benannten weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen diesen in jedem Fall Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts erteilt werden. Ohne diese Weisungen ist die Vollmacht für die Stimmrechtsvertreter unbeachtlich. Auch bei Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist die form- und fristgerechte Anmeldung nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

7. Fragemöglichkeit der Aktionäre gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre haben die Möglichkeit, im Wege der elektronischen Kommunikation Fragen zu stellen (§ 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 3, Satz 2 COVID-19-Gesetz).

Aus organisatorischen Gründen sind Fragen spätestens bis zum Ablauf des 28. Juni 2020 (24:00 Uhr) ausschließlich über die davor vorgesehene Eingabemaske im Online-Service der Gesellschaft unter der Internetadresse

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

einzureichen. Auf anderem Wege oder später eingereichte Fragen bleiben unberücksichtigt. Aus technischen Gründen kann der Umfang der einzelnen Fragen unter Umständen auf eine bestimmte Zeichenzahl begrenzt sein, die Zahl der möglichen Fragen wird dadurch jedoch nicht beschränkt.

Eine Beantwortung der eingereichten Fragen erfolgt nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen des Vorstands. Der Vorstand ist nicht verpflichtet, alle Fragen zu beantworten. Fragen können insbesondere zusammengefasst werden, es können im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen ausgewählt und Fragen von Aktionärsvereinigungen und institutionellen Investoren mit bedeutenden Stimmanteilen bevorzugt werden. Rückfragen zu den Auskünften des Vorstands sind ausgeschlossen.

Darüber hinaus stehen den Aktionären weder das Auskunftsrecht gemäß § 131 AktG noch ein Rede- oder Fragerecht in und während der virtuellen Hauptversammlung zu.

8. Rechte der Aktionäre gemäß § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1, § 127 AktG

Den Aktionären stehen in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung unter anderem die folgenden Rechte nach § 122 Abs. 2, § 126 Abs. 1 und § 127 AktG zu.

Verlangen einer Ergänzung der Tagesordnung gemäß § 122 Abs. 2 AktG

Gemäß § 122 Abs. 2 AktG können Aktionäre, deren Anteile zusammen den zwanzigsten Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von EUR 500.000,00 erreichen, verlangen, dass Gegenstände auf die Tagesordnung der Hauptversammlung gesetzt und bekannt gemacht werden.

Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit mindestens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Entscheidung des Vorstands über das Verlangen halten. Auf die Fristberechnung ist § 121 Abs. 7 AktG entsprechend anzuwenden.

Jedem neuen Gegenstand muss eine Begründung oder eine Beschlussvorlage beiliegen.

Das Verlangen ist schriftlich an den Vorstand der Zapf Creation AG zu richten und muss der Gesellschaft mindestens 24 Tage vor der Hauptversammlung, also spätestens bis zum Ablauf des 06. Juni 2020, 24:00 Uhr, zugehen. Wir bitten, entsprechende Verlangen an folgende Adresse zu richten:

Zapf Creation AG
Vorstand
Mönchrödener Str. 13
96472 Rödental

Bekannt zu machende Ergänzungen der Tagesordnung werden – soweit dies nicht bereits mit der Einberufung geschehen ist – unverzüglich nach Zugang des Verlangens im Bundesanzeiger bekannt gemacht. Sie werden außerdem auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß §§ 126 Abs. 1, 127 AktG

Die Rechte der Aktionäre, in der Hauptversammlung Anträge und Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung zu stellen, sind nach der gesetzlichen Konzeption des COVID-19-Gesetzes ausgeschlossen. Gleichwohl wird die Gesellschaft den Aktionären die Möglichkeit einräumen, in entsprechender Anwendung der §§ 126, 127 AktG Gegenanträge sowie Wahlvorschläge im Vorfeld der Hauptversammlung nach Maßgabe der nachstehenden Ausführungen zu übermitteln.

Aktionäre können der Gesellschaft Gegenanträge zu einem Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Tagesordnungspunkt und Wahlvorschläge übersenden. Gegenanträge und Wahlvorschläge sind ausschließlich an die nachfolgende Anschrift der Gesellschaft zu richten:

Zapf Creation AG
c/o Investor Relations
Mönchrödener Str. 13
96472 Rödental

Telefax: +49 9563 7251-107

E-Mail: aktionaersservice@zapf-creation.com

Anderweitig adressierte Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Rechtzeitig, d. h. bis zum Ablauf des 16. Juni 2020, 24:00 Uhr, unter einer der vorgenannten Kontaktmöglichkeiten eingegangene und zugänglich zu machende Gegenanträge mit Begründung oder Wahlvorschläge von Aktionären werden einschließlich des Namens des Aktionärs sowie der – bei Wahlvorschlägen optionalen – Begründung und gegebenenfalls versehen mit den nach § 127 Satz 4 AktG zu ergänzenden Inhalten auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

unverzüglich nach ihrem Eingang zugänglich gemacht. Eventuelle Stellungnahmen der Verwaltung werden ebenfalls unter dieser Internetadresse veröffentlicht.

Von der Veröffentlichung eines Gegenantrags und seiner Begründung bzw. eines Wahlvorschlags kann die Gesellschaft unter den in § 126 Abs. 2 Satz 1 AktG (in Verbindung mit § 127 Satz 1 AktG) genannten Voraussetzungen absehen. Eine Begründung eines Gegenantrags bzw. die etwaige Begründung eines Wahlvorschlags braucht nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Wahlvorschläge braucht der Vorstand nach § 127 Satz 3 AktG auch dann nicht zugänglich zu machen, wenn sie die Angaben nach § 124 Abs. 3 Satz 4 AktG nicht enthalten.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Gegenanträge oder Wahlvorschläge gestellt werden. Zulässige Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft vor der Hauptversammlung unter einer der vorstehenden Kontaktmöglichkeiten bis spätestens zum Ablauf des 30. Juni 2020, 24:00 Uhr, zugegangen sind, werden in der virtuellen Hauptversammlung so behandelt, als seien sie in der Hauptversammlung nochmals gestellt worden, wenn der antragstellende oder den Wahlvorschlag unterbreitende Aktionär ordnungsgemäß zur virtuellen Hauptversammlung angemeldet ist.

9. Erklärung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung gemäß § 1 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 COVID-19-Gesetz

Ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre können vom Beginn der virtuellen Hauptversammlung bis zu deren Schließung durch den Versammlungsleiter in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zur Niederschrift erklären, wenn sie ihr Stimmrecht nach den vorstehenden Bestimmungen ausüben oder ausgeübt haben. Hierfür ist im Online-Service der Gesellschaft die Schaltfläche „Elektronischer Widerspruch beim Notar“ vorgesehen.

10. Informationen (Unterlagen) auf der Internetseite der Gesellschaft

Folgende Informationen sind auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

zugänglich:

Einladung zur 21. ordentlichen Hauptversammlung

Vorschlag des Vorstands für die Verwendung des Bilanzgewinns

Geschäftsbericht 2019 der Zapf Creation AG

Jahresabschluss 2019 der Zapf Creation AG

Satzung der Zapf Creation AG vom 4. Juli 2018

Briefwahl-, Vollmachts- und Weisungsformular

Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Informationsblatt und Nutzungsbedingungen für den Online-Service der Gesellschaft

11. Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für Aktionäre und Aktionärsvertreter

Die Zapf Creation AG erhebt personenbezogene Daten über die Aktionäre und/oder ihre Bevollmächtigten, um den Aktionären und Aktionärsvertretern die Ausübung ihrer Rechte in Bezug auf die virtuelle Hauptversammlung zu ermöglichen.

Die Zapf Creation AG verarbeitet personenbezogene Daten als Verantwortlicher unter Beachtung der Bestimmungen der Datenschutzgrundverordnung sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze. Einzelheiten zum Umgang mit den personenbezogenen Daten und zu den Rechten der Aktionäre gemäß der Datenschutzgrundverordnung finden sich auf der Internetseite der Gesellschaft unter

https://www.zapf-creation.com/hauptversammlung

 

Rödental, im Mai 2020

Zapf Creation AG

Der Vorstand

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