AG Reederei Norden-Frisia – Hauptversammlung 2020

von Legite

Artikel

Name Bereich Information V.-Datum Relevanz
Aktiengesellschaft Reederei Norden – Frisia
Norderney
Gesellschaftsbekanntmachungen Einberufung der Hauptversammlung 27.05.2020

Aktiengesellschaft Reederei Norden-Frisia

Norderney

Wertpapier-Kenn-Nr.: 820 450
ISIN: DE0008204504

Einberufung der Hauptversammlung

Auf Grundlage von Artikel 2 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (COVID-19-Gesetz) laden wir unsere Aktionäre mit Zustimmung des Aufsichtsrats zur ordentlichen Hauptversammlung der Aktiengesellschaft Reederei Norden-Frisia, Norderney, ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung ein, die am Mittwoch, 17. Juni 2020, um 11:30 Uhr in Norden-Norddeich, Hafenstraße 1, stattfindet. Die gesamte Hauptversammlung wird nach ordnungsgemäßer Anmeldung für Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten live im Internet übertragen. Die Stimmrechtsausübung der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten erfolgt ausschließlich im Wege der Briefwahl oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des gebilligten Konzernabschlusses zum 31.12.2019, des zusammengefassten Lageberichts für das Geschäftsjahr 2019 mit dem Bericht des Aufsichtsrats

2.

Beschlussfassung über die Verwendung des Bilanzgewinns des Geschäftsjahres 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen aufgrund der ungewissen Auswirkungen der Pandemie durch das Coronavirus SARS-CoV-2 vor, den Bilanzgewinn des Geschäftsjahres 2019 in Höhe von 2.539.868,00 EUR vollständig den anderen Gewinnrücklagen zuzuführen.

3.

Beschlussfassung über die Entlastung des Vorstands

Aufsichtsrat und Vorstand schlagen vor, dem Vorstand für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Entlastung des Aufsichtsrats

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

5.

Wahlen zum Aufsichtsrat

Der Aufsichtsrat setzt sich nach § 96 AktG und § 1 DrittelbG zusammen. Mit Beendigung der Hauptversammlung am 17. Juni 2020 enden nach der Satzung die Mandate von Frau Katrin Bakker, Kauffrau, Norderney, und Herr Claus Stegmann, Vorstand ifb AG, Bonn.

Der Aufsichtsrat schlägt Wiederwahl vor.

Die Hauptversammlung ist an Wahlvorschläge nicht gebunden.

6.

Wahl des Abschlussprüfers und des Konzernabschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Abel, Wilke & Co. GmbH, Delmenhorst, zum Abschlussprüfer und Konzernabschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu wählen.

Weitere Angaben und Hinweise

Auf Grundlage von Artikel 2 § 1 Abs. 1, 2 und 6 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht vom 27. März 2020 (COVID-19-Gesetz) hat der Vorstand der Aktiengesellschaft Reederei Norden-Frisia mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, eine Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten als virtuelle Hauptversammlung abzuhalten. Eine physische Teilnahme der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten ist daher ausgeschlossen.

Die gesamte Hauptversammlung wird am 17. Juni 2020 ab 11:30 Uhr für Aktionäre live im Internet in Bild und Ton über den passwortgeschützten Online-Service übertragen (ausführlich dazu nachfolgend). Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten haben die Möglichkeit, ihr Stimmrecht durch Briefwahl oder durch Bevollmächtigung der von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter, wie nachstehend näher bestimmt, auszuüben.

I. Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts

Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur die Aktionäre berechtigt, die sich spätestens am 10. Juni 2020 bei der nachstehenden Hinterlegungsstelle anmelden und einen von ihrem depotführenden Institut erstellten besonderen Nachweis ihres Aktienbesitzes an diese übermitteln:

AG Reederei Norden-Frisia
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Strahlenbergerstr. 13
63067 Offenbach

Telefax: 089 2070 379 51
E-Mail: anmeldestelle-inhaberaktien@adeus.de

Üblicherweise übernehmen die depotführenden Institute die erforderliche Anmeldung und die Übermittlung des Nachweises des Anteilsbesitzes für ihre Kunden. Die Aktionäre werden daher gebeten, sich möglichst frühzeitig an ihr jeweiliges depotführendes Institut zu wenden und dabei gleichzeitig die für den Online-Service benötigten Zugangsdaten für die Hauptversammlung zu bestellen.

Der Aktienbesitz bleibt bis zum Ende der Hauptversammlung gesperrt. Aufgrund der Anmeldung erhalten Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten ein Formular mit Zugangsdaten, die berechtigen, über den Online-Service die Stimmabgabe durch Briefwahl durchzuführen, den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen, Fragen einzureichen, die Hauptversammlung live über den Online-Service zu verfolgen und Widerspruch zu den Beschlüssen der Hauptversammlung zu erklären. Dieses Formular kann auch zur schriftlichen Stimmabgabe durch Briefwahl sowie zur schriftlichen Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten, weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreters genutzt werden.

Die Aktionäre werden darauf hingewiesen, dass sie ihr Stimmrecht auch durch einen Bevollmächtigten, durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut ausüben können. Auch im Falle der Ausübung des Stimmrechts durch einen Bevollmächtigten, sei es auch durch eine Vereinigung von Aktionären oder ein Kreditinstitut, ist die Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Aktienbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen erforderlich.

II. Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre können ihr Stimmrecht durch Briefwahl ausüben. Zur Ausübung des Stimmrechts im Wege der Briefwahl sind gemäß § 15 Nr. 1 der Satzung der Gesellschaft nur diejenigen Aktionäre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die sich bei der Gesellschaft bis spätestens 10. Juni 2020 unter der vorstehend in Ziffer I genannten Anschrift angemeldet haben.

Zur Ausübung Ihres Stimmrechts durch Briefwahl kann das nach der ordnungsgemäßen Anmeldung versandte Formular verwendet werden. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular soll spätestens bis zum Ablauf des 16. Juni 2020 (eingehend) in Textform postalisch, via Telefax oder E-Mail an folgende Adresse

AG Reederei Norden-Frisia
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Strahlenbergerstr. 13
63067 Offenbach

Telefax: 089 2070 379 51
E-Mail: anmeldestelle-inhaberaktien@adeus.de

übermittelt werden oder über den Online-Service unter

www.reederei-frisia.de/hauptversammlung

eingehen. Über den Online-Service unter

www.reederei-frisia.de/hauptversammlung

können Briefwahlstimmen auch nach dem 16. Juni 2020 noch bis zum Beginn der Abstimmung während der Hauptversammlung ausschließlich erteilt, geändert oder widerrufen werden. Auch bevollmächtigte Intermediäre (insbesondere Kreditinstitute), Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige in § 135 Abs. 8 AktG genannte Personen können sich der Briefwahl bedienen.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt.

Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden zunächst die über den Online-Service abgegebenen Erklärungen, danach die per E-Mail und zuletzt Erklärungen in Papierform berücksichtigt.

Für die Ausübung Ihres Stimmrechts durch Briefwahl und für den Zugang zum Online-Service ist die Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Aktienbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen unter Ziffer I erforderlich.

III. Bevollmächtigung und Stimmabgabe durch den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter

Zusätzlich bieten wir unseren Aktionären an, den von der Gesellschaft benannten, weisungsgebundenen Stimmrechtsvertreter zu bevollmächtigen. Für die Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters und für den Zugang zum Online-Service ist die Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Aktienbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen unter Ziffer I erforderlich.

Zur Ausübung des Stimmrechts durch Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters sind (gemäß § 15 Nr. 1 der Satzung der Gesellschaft) nur diejenigen Aktionäre – persönlich oder durch Bevollmächtigte – berechtigt, die sich bei der Gesellschaft bis spätestens zum 10. Juni 2020 unter der vorstehend in Ziffer I genannten Anschrift angemeldet haben.

Zur Bevollmächtigung des von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreters kann das nach der ordnungsgemäßen Anmeldung versandte Formular verwendet werden. Das ausgefüllte und unterschriebene Formular soll spätestens bis zum Ablauf des 16. Juni 2020 (eingehend) in Textform postalisch, via Telefax oder E-Mail an folgende Adresse

AG Reederei Norden-Frisia
c/o ADEUS Aktienregister-Service-GmbH
Strahlenbergerstr. 13
63067 Offenbach

Telefax: 089 2070 379 51
E-Mail: anmeldestelle-inhaberaktien@adeus.de

übermittelt werden oder über den Online-Service unter

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eingehen.

Über den Online-Service unter

www.reederei-frisia.de/hauptversammlung

können Vollmachten an den von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter auch nach dem 16. Juni 2020 noch bis zum Beginn der Abstimmung während der Hauptversammlung ausschließlich erteilt, geändert oder widerrufen werden.

Der Stimmrechtsvertreter übt das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der erteilten Weisungen aus. Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt. Der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft beschränkt sich auf die Vertretung von Aktionären bei Abstimmungen; deshalb nimmt er z.B. keine Aufträge zu Wortmeldungen, zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zur Unterstützung von Anträgen (z.B. Quorenbildung) entgegen. Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden zunächst die über den Online-Service abgegebenen Erklärungen, danach die per E-Mail und zuletzt Erklärungen in Papierform berücksichtigt.

IV. Anträge und Wahlvorschläge nach §§ 126, 127 AktG

Jeder Aktionär ist berechtigt, Gegenanträge zu den Vorschlägen von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu Punkten der Tagesordnung sowie, im Falle von Wahlen zum Aufsichtsrat, Wahlvorschläge zu übersenden.

Gegenanträge müssen sich gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat richten und zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung gemacht werden.

Gegenanträge und Wahlvorschläge von Aktionären wird die Gesellschaft nach Maßgabe der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs und einer Begründung im Internet unter

www.reederei-frisia.de/hauptversammlung

zugänglich machen.

Gegenanträge und Wahlvorschläge müssen mindestens bis spätestens 15. Juni 2020, 24:00 Uhr, der Gesellschaft ausschließlich an die nachstehende Anschrift gesendet werden. Anderweitig übersandte Gegenanträge oder Wahlvorschläge können nicht berücksichtigt werden.

AG Reederei Norden-Frisia
Abt. Rechnungswesen und Finanzen
Am Hafen 1
26548 Norderney

Telefon: 04932 913-1321
Telefax: 04932 913-1329
E-Mail: hauptversammlung@reederei-frisia.de

Bis spätestens zum Ablauf des 2. Juni 2020, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft zugegangene Gegenanträge und Wahlvorschläge werden unter den weiteren Voraussetzungen der §§ 126, 127 AktG einschließlich des Namens des Aktionärs und ggf. der Begründung unverzüglich nach ihrem Eingang im Internet unter

www.reederei-frisia.de/hauptversammlung

zugänglich gemacht.

Bis 15. Juni 2020, 24:00 Uhr, bei der Gesellschaft eingegangene Gegenanträge oder Wahlvorschläge werden im Rahmen der virtuellen Hauptversammlung als gestellt berücksichtigt, wenn der antragsstellende Aktionär sich zuvor ordnungsgemäß angemeldet hat.

V. Fragemöglichkeit des Aktionärs bzw. ihrer Bevollmächtigten

Auf Grundlage von Art. 2 § 1 Abs. 2 Nr. 3 des COVID-19-Gesetzes ist den Aktionären in der virtuellen Hauptversammlung zwar kein Auskunftsrecht im Sinne des § 131 AktG, jedoch die Möglichkeit einzuräumen, Fragen zu stellen. Ein Recht auf Antwort ist damit nicht verbunden.

Die Fragemöglichkeit der ordnungsgemäß angemeldeten Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten wird ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation über den Online-Service unter

www.reederei-frisia.de/hauptversammlung

eingeräumt. Für den Zugang zum Online-Service beachten Sie bitte die Informationen im obigen Abschnitt Anmeldung zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Ausübung des Stimmrechts.

Während der virtuellen Hauptversammlung können keine Fragen gestellt werden.

Der Vorstand kann festlegen, dass Fragen spätestens am zweiten Tag vor der Hauptversammlung einzureichen sind. Hiervon hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrates Gebrauch gemacht. Fragen müssen der Gesellschaft bis spätestens zum 15. Juni 2020, 24:00 Uhr (MESZ), über den Online-Service zugehen. Nach Art. 2 § 1 Abs. 2 Satz 2 des COVID-19-Gesetzes entscheidet der Vorstand nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet. Er kann dabei insbesondere Fragen zusammenfassen und im Interesse der anderen Aktionäre sinnvolle Fragen auswählen.

Für den Zugang zum Online-Service ist die Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Aktienbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen unter Ziffer I erforderlich.

VI. Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung

Aktionäre oder ihre Bevollmächtigten die ihr Stimmrecht ausgeübt haben, haben die Möglichkeit über den Online-Service unter

www.reederei-frisia.de/hauptversammlung

dem amtierenden Notar gegenüber Widerspruch gegen Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären. Die Erklärung ist über den Online-Service von Beginn der Hauptversammlung an bis zu deren Ende möglich.

Für den Zugang zum Online-Service ist die Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Aktienbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen unter Ziffer I erforderlich.

VII. Übertragung der Hauptversammlung im Internet

Für ordnungsgemäß angemeldete Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten wird die gesamte Hauptversammlung am 17. Juni 2020 ab 11:30 Uhr live im Internet über den Online-Service unter

www.reederei-frisia.de/hauptversammlung

übertragen.

Für den Zugang zum Online-Service ist die Anmeldung zur Hauptversammlung und der Nachweis des Aktienbesitzes nach den vorstehenden Bestimmungen unter Ziffer I erforderlich.

VIII. Hinweise zum Datenschutz

Die Aktiengesellschaft Reederei Norden-Frisia verarbeitet als Verantwortlicher personenbezogene Daten der angemeldeten Aktionäre (Name und Vorname, Anschrift, Aktienanzahl, Besitzart der Aktien) sowie gegebenenfalls personenbezogene Daten der Bevollmächtigten auf Grundlage der geltenden Datenschutzgesetze. Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten ist für die ordnungsgemäße Vorbereitung und Durchführung der Hauptversammlung, für die Stimmrechtsausübung und für die Verfolgung der Hauptversammlung im Wege elektronischer Zuschaltung rechtlich zwingend erforderlich. Soweit die Aktionäre ihre personenbezogenen Daten oder ihrer Bevollmächtigten nicht selbst zur Verfügung stellen, erhält die Aktiengesellschaft Reederei Norden-Frisia diese in der Regel von der Depotbank des Aktionärs.

Die von der Gesellschaft für die Zwecke der Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragten Dienstleister verarbeiten die personenbezogenen Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten ausschließlich nach Weisung der Aktiengesellschaft Reederei Norden-Frisia und nur soweit dies für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich ist. Alle Mitarbeiter der Gesellschaft und die Mitarbeiter der beauftragten Dienstleister, die Zugriff auf personenbezogene Daten der Aktionäre und ihrer Bevollmächtigten haben und/oder diese verarbeiten, sind verpflichtet, diese Daten vertraulich zu behandeln.

Die Gesellschaft löscht die personenbezogenen Daten der Aktionäre im Einklang mit den gesetzlichen Regelungen, insbesondere wenn die personenbezogenen Daten für die ursprünglichen Zwecke der Erhebung oder Verarbeitung nicht mehr notwendig sind, die Daten nicht mehr im Zusammenhang mit etwaigen Verwaltungs- oder Gerichtsverfahren benötigt werden und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Unter den gesetzlichen Voraussetzungen haben die Aktionäre das Recht, Auskunft über ihre verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten und die Berichtigung oder Löschung ihrer personenbezogenen Daten oder die Einschränkung der Verarbeitung zu beantragen. Zudem steht den Aktionären ein Beschwerderecht bei den Aufsichtsbehörden zu. Soweit Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. f DSGVO ist, steht den Aktionären unter den gesetzlichen Voraussetzungen zudem ein Widerspruchsrecht zu.

Für Anmerkungen und Rückfragen zu der Verarbeitung von personenbezogenen Daten erreichen Aktionäre den Datenschutzbeauftragten der Aktiengesellschaft Reederei Norden-Frisia unter:

AG Reederei Norden-Frisia
Datenschutzbeauftragter
Am Hafen 1
26548 Norderney

Telefax: 04931 987-1135
E-Mail: datenschutz@reederei-frisia.de

IX. Weitere Informationen

Rechtzeitig eingegangene Anträge von Aktionären, diese Einladung zur Hauptversammlung sowie weitere Informationen, u.a. der Geschäftsbericht, stehen auf der Internetseite der Gesellschaft unter

www.reederei-frisia.de/hauptversammlung

zur Verfügung.

 

Norderney, den 20. Mai 2020

Der Vorstand

Dipl.-Kfm. Carl-Ulfert Stegmann

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