d.velop AG – Hauptversammlung 2020

von Legite

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d.velop AG
Gescher
Gesellschaftsbekanntmachungen Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung 05.06.2020

d.velop AG

Gescher

Einladung zur ordentlichen Hauptversammlung

Wir laden unsere Aktionärinnen und Aktionäre hiermit auf der Grundlage von Art. 2 § 1 des Gesetzes zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht, veröffentlicht im Bundesgesetzblatt, Teil I, Nr. 14 vom 27. März 2020, S. 569 ff. („COVID-19-Gesetz„) zu der am

Montag, den 29. Juni 2020, um 17:00 Uhr,

als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) in den Räumen der Gesellschaft, Schildarpstraße 6–8, 48712 Gescher, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung der Gesellschaft für das Geschäftsjahr 2019 ein.

Die ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldeten Aktionäre oder von ihnen bevollmächtigte Personen können an der Hauptversammlung im Sinne von § 118 Abs. 1 Satz 2 AktG über GoToWebinar auch ohne Anwesenheit am Ort der Hauptversammlung teilnehmen und von den ihnen zustehenden Fragemöglichkeiten, ihren Antragsrechten sowie ihrem Recht, Widerspruch gegen die Beschlüsse der Hauptversammlung zu erklären, im Wege elektronischer Kommunikation Gebrauch machen.

Stimmrechte können die Aktionäre bzw. ihre Bevollmächtigten nur über elektronische Kommunikation (sog. Briefwahl) oder die Bevollmächtigung von Stimmrechtsvertretern der Gesellschaft ausüben.

Die Entscheidung des Vorstands, der der Aufsichtsrat zugestimmt hat, die Hauptversammlung als virtuelle Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) abzuhalten, erfolgte vor dem Hintergrund der gegenwärtig in Deutschland grassierenden COVID-19-Pandemie zum Schutz der Gesundheit der Mitglieder der Verwaltung sowie zum Schutz der Gesundheit der Aktionärinnen und Aktionäre der Gesellschaft.

Tagesordnung

1.

Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses und des Lageberichts für das am 31. Dezember 2019 beendete Geschäftsjahr sowie des Berichts des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jahresabschluss gebilligt; der Jahresabschluss ist damit gemäß § 172 Satz 1 Aktiengesetz (AktG) festgestellt. Eine Beschlussfassung durch die Hauptversammlung ist daher zu diesem Tagesordnungspunkt nicht erforderlich.

2.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Vorstands für das Geschäftsjahr 2019 Entlastung zu erteilen.

Der Vorsitzende des Aufsichtsrats, dem satzungsgemäß die Leitung der Hauptversammlung obliegt, beabsichtigt, über die Entlastung eines jeden einzelnen Mitglieds des Vorstands gesondert abstimmen zu lassen (Einzelentlastung).

3.

Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019

Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern des Aufsichtsrats Entlastung für das Geschäftsjahr 2019 zu erteilen.

4.

Beschlussfassung über die Bestellung des Abschlussprüfers für das Geschäftsjahr 2020

Der Aufsichtsrat schlägt vor, die KRP audit GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, Ahaus, zum Abschlussprüfer für das Geschäftsjahr 2020 zu bestellen.

ENDE DER TAGESORDNUNG

Weitere Angaben und Hinweise zur Hauptversammlung

Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten

Gemäß Art. 2 § 1 Absatz 1, 2 und 6 des COVID-19-Gesetzes hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, dass die Hauptversammlung ohne physische Präsenz der Aktionäre oder ihrer Bevollmächtigten (mit Ausnahme der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft) als virtuelle Hauptversammlung abgehalten wird. Ferner hat der Vorstand mit Zustimmung des Aufsichtsrats entschieden, von der Verkürzung der Fristen gemäß Art. 2 § 1 Absatz 3 des COVID-19-Gesetzes Gebrauch zu machen. Damit gehen einige Besonderheiten beim Ablauf der Hauptversammlung sowie der Ausübung der Aktionärsrechte einher. Wir bitten daher unsere Aktionäre um Beachtung der nachfolgenden Hinweise:

Die Hauptversammlung findet unter Anwesenheit des Vorsitzenden des Aufsichtsrats und der Mitglieder des Vorstands sowie ggfs. weiterer Mitglieder des Aufsichtsrats sowie der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft in den Geschäftsräumen der Gesellschaft in Gescher statt.

Die Ausübung des Stimmrechts durch Aktionäre oder durch Bevollmächtigte kann ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erfolgen. Es findet eine Übertragung der gesamten Hauptversammlung an die Aktionäre über das Internet statt. Die elektronische Teilnahme an der Versammlung durch Aktionäre oder durch Bevollmächtigte im Sinne von § 118 Absatz 1 Satz 2 AktG ist auf die Möglichkeit, in der Hauptversammlung Fragen zu stellen, sowie auf Antrags- und Widerspruchsrechte beschränkt.

Voraussetzungen für die elektronische Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts

Für die Aktionäre erfolgt eine Bild- und Tonübertragung der gesamten Hauptversammlung über den Web-Hosting-Dienst GoToWebinar. Über diesen Dienst können die Aktionäre auch einzelne ihrer Aktionärsrechte ausüben, namentlich von der ihnen zustehenden Fragemöglichkeit Gebrauch machen, Anträge stellen und Widerspruch zur Niederschrift der Hauptversammlung erheben. Eine Ausübung von Stimmrechten ist nur im Wege der elektronischen Kommunikation (sog. Briefwahl) oder durch Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft möglich.

Zur elektronischen Teilnahme an der Hauptversammlung mit den vorstehend beschriebenen Rechten und zur Ausübung des Stimmrechts sind nur diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bis Montag, den 22. Juni 2020, 24:00 Uhr, (Anmeldeschluss) bei der Gesellschaft anmelden und am Tage der Hauptversammlung für die angemeldeten Aktien im Aktienregister eingetragen sind. Die Anmeldung muss der Gesellschaft unter der nachstehenden Adresse zugehen:

d.velop AG
z.Hd. Frau Monika Hartz
Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher
Telefax: +49 (0) 431 5355995
E-Mail: hauptversammlung@d-velop.de

Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt nach § 67 Absatz 2 Satz 1 AktG als Aktionär nur, wer als solcher im Aktienregister eingetragen ist. Für die Anzahl der einem angemeldeten Aktionär in der Hauptversammlung zustehenden Stimmrechte ist demgemäß der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung maßgeblich.

Aus abwicklungstechnischen Gründen werden in der Zeit von Dienstag, den 23. Juni 2020, 00:00 Uhr, bis einschließlich dem Tag der Hauptversammlung, also Montag, den 29. Juni 2020, keine Umschreibungen im Aktienregister vorgenommen. Deshalb entspricht der Eintragungsstand des Aktienregisters am Tag der Hauptversammlung dem Stand bei Anmeldeschluss.

Aktionären, die sich ordnungsgemäß zur Hauptversammlung angemeldet haben und am Tag der Hauptversammlung im Aktienregister eingetragen sind, bzw. den von ihnen bevollmächtigten Personen wird an die in der Anmeldung genannte Adresse ein Link zugesandt, über den sie elektronisch an der Hauptversammlung teilnehmen und die vorstehend beschriebenen Rechte ausüben können.

Ausübung von Stimmrechten

Gemäß § 17 Absatz 1 der Satzung gewährt jede Stammaktie in der Hauptversammlung eine Stimme. Intermediäre, insbesondere Kreditinstitute, sowie diesen gemäß § 135 Absatz 8 AktG gleichgestellte Personen oder Vereinigungen dürfen das Stimmrecht für Aktien, die ihnen nicht gehören, als deren Inhaber sie aber im Aktienregister eingetragen sind, nur aufgrund einer Ermächtigung ausüben. Einzelheiten zu dieser Ermächtigung finden sich in § 135 AktG.

Die Ausübung des Stimmrechts durch Aktionäre oder durch Bevollmächtigte kann ausschließlich im Wege der elektronischen Kommunikation (Briefwahl) oder durch Vollmachtserteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter erfolgen.

Verfahren für die Stimmabgabe durch Briefwahl

Aktionäre, die sich form- und fristgerecht bei der Gesellschaft gemäß den vorstehenden Bestimmungen unter „Voraussetzungen für die elektronische Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ angemeldet haben und im Aktienregister eingetragen sind, können ihr Stimmrecht im Wege elektronischer Kommunikation (sog. Briefwahl) ausüben. Auch bevollmächtigte Dritte oder bevollmächtigte Intermediäre, insbesondere Kreditinstitute, Aktionärsvereinigungen, Stimmrechtsberater oder sonstige in § 135 Absatz 8 AktG genannte Personen können sich der Briefwahl bedienen.

Mit den Einladungsunterlagen erhalten die Aktionäre ein Formular zur Abgabe von Briefwahlstimmen. Wir bitten unsere Aktionäre, dieses Formular bei der Abgabe ihrer Briefwahlstimmen zu benutzen und als PDF-Anhang ihrer E-Mail anzufügen, mit der sie ihre Briefwahlstimmen abgeben. Eine Briefwahl kann auch anderweitig per E-Mail an die nachfolgend genannte E-Mail-Adresse erfolgen, solange aus der Erklärung die Person des Erklärenden, die Anzahl Aktien, aus denen Stimmrechte ausgeübt werden, und der Inhalt der Stimmabgabe oder die Enthaltung eindeutig entnommen werden können.

Briefwahlstimmen, ihre Änderung oder ihr Widerruf können der Gesellschaft an die E-Mail-Adresse

hauptversammlung@d-velop.de

übermittelt werden. Eine Abgabe, Änderung oder der Widerruf von Briefwahlstimmen während der Hauptversammlung ist nur bis zum Beginn der Abstimmungen möglich.

Auch nach einer Stimmabgabe per Briefwahl sind Aktionäre weiter berechtigt, durch einen Bevollmächtigten an der Abstimmung teilzunehmen, wobei in diesem Fall erteilte Briefwahlstimmen automatisch als widerrufen gelten.

Sofern von Aktionären oder ihren Bevollmächtigten sowohl Briefwahlstimmen als auch Vollmacht/Weisungen an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter eingehen, ist stets die zuletzt abgegebene Erklärung vorrangig. Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden die Erklärungen als in folgender Reihenfolge zugegangen angesehen: postalisch zuerst, dann per Telefax und per E-Mail zuletzt.

Erteilung von Stimmrechtsvollmachten

Nach § 134 Absatz 3 Satz 1 AktG kann das Stimmrecht durch einen Bevollmächtigten ausgeübt werden. Die Ausübung von Stimmrechten kann durch einen Bevollmächtigten, insbesondere durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären, erfolgen. Zur Vollmachterteilung kommen sowohl Erklärungen gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft in Betracht. Auch im Fall einer Stimmrechtsvertretung sind eine fristgerechte Anmeldung und eine Eintragung im Aktienregister nach den vorstehenden Bestimmungen in dem Abschnitt „Voraussetzungen für die elektronische Teilnahme an der virtuellen Hauptversammlung und die Ausübung des Stimmrechts“ erforderlich. Bitte beachten Sie, dass eine Ausübung von Stimmrechten durch andere Bevollmächtigte als die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ebenfalls nur im Wege der elektronischen Kommunikation (sog. Briefwahl) oder durch Bevollmächtigung der Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft möglich ist.

Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Wir bieten unseren Aktionären an, von der Gesellschaft benannte weisungsgebundene Stimmrechtsvertreter (Stimmrechtsvertreter) mit der Ausübung des Stimmrechts zu bevollmächtigen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr etwaiger Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bzw. eines etwaigen Widerrufs gegenüber der Gesellschaft bedürfen der Textform (§ 126b BGB).

Soweit die Stimmrechtsvertreter bevollmächtigt werden, müssen ihnen zu Abstimmungen Weisungen für die Ausübung des Stimmrechts zu den einzelnen Gegenständen der Tagesordnung erteilt werden. Ohne entsprechende Weisung dürfen die Stimmrechtsvertreter das Stimmrecht nicht ausüben.

Mit den Einladungsunterlagen erhalten die Aktionäre ein Formular zur Erteilung der Vollmacht und von Weisungen zu den Punkten der Tagesordnung. Für die Bevollmächtigung unter Erteilung ausdrücklicher Weisungen kann das zusammen mit den Einladungsunterlagen zugesandte Vollmacht- und Weisungsformular verwendet werden.

Aktionäre, die die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter bevollmächtigen möchten, müssen die Vollmacht nebst Weisungen per Post, per Fax oder per E-Mail an die folgende Adresse übermitteln:

d.velop AG
z.Hd. Frau Monika Hartz
Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher
Telefax: +49 (0) 431 5355995
E-Mail: hauptversammlung@d-velop.de

Für einen Widerruf der Vollmachterteilung an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter oder die Änderung ihnen erteilter Weisungen gelten die vorstehenden Angaben zu den Möglichkeiten der Übermittlung entsprechend.

Sollte zu einem Tagesordnungspunkt eine Einzelabstimmung stattfinden, gilt eine hierzu erteilte Weisung entsprechend für jeden einzelnen Unterpunkt. Bitte beachten Sie, dass die Stimmrechtsvertreter keine Aufträge zur Einlegung von Widersprüchen gegen Hauptversammlungsbeschlüsse oder zum Stellen von Fragen oder von Anträgen entgegennehmen.

Für die Erteilung von Stimmrechtsvollmachten an die von der Gesellschaft benannten Stimmrechtsvertreter ist die zuletzt abgegebene Erklärung vorrangig. Gehen auf unterschiedlichen Übermittlungswegen voneinander abweichende Erklärungen ein und ist nicht erkennbar, welche zuletzt abgegeben wurde, werden die Erklärungen als in folgender Reihenfolge zugegangen angesehen: postalisch zuerst, dann per Telefax und per E-Mail zuletzt.

Stimmrechtsvertretung durch andere Personen als die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft

Das Stimmrecht kann auch durch einen Bevollmächtigten, z. B. durch ein Kreditinstitut oder eine Vereinigung von Aktionären ausgeübt werden. Zur Vollmachterteilung kommen sowohl Erklärungen gegenüber dem zu Bevollmächtigenden als auch gegenüber der Gesellschaft in Betracht.

Vollmachten an Dritte

Für die Form von Vollmachten, die nicht Intermediären, insbesondere Kreditinstituten, bzw. gemäß § 135 Absatz 8 AktG Intermediären insoweit gleichgestellten Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen), sondern Dritten erteilt werden, gelten die gesetzlichen Bestimmungen. Die Erteilung der Vollmacht, ihr etwaiger Widerruf und der Nachweis der Bevollmächtigung bzw. eines etwaigen Widerrufs gegenüber der Gesellschaft bedürfen nach § 134 Absatz 3 AktG der Textform (§ 126b BGB).

Aktionäre werden zur organisatorischen Erleichterung gebeten, zur Erteilung der Vollmacht das Formular, das ihnen gemeinsam mit der Einladung übersandt wird, zu benutzen. Aktionäre können aber auch anderweitig eine Vollmacht ausstellen, solange hierbei die Textform gewahrt bleibt. Eine Verpflichtung zur Verwendung der von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Formulare besteht nicht.

Die Vollmacht und ihr etwaiger Widerruf sind entweder (i) an die Gesellschaft zu übermitteln oder (ii) gegenüber dem Bevollmächtigten zu erklären. Für die Erklärung einer Vollmachterteilung gegenüber der Gesellschaft, ihren etwaigen Widerruf oder die Übermittlung des Nachweises einer erklärten Vollmacht bzw. ihres etwaigen Widerrufs steht die oben unter „Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft“ genannte Adresse zur Verfügung.

Vollmachten an Intermediäre und gleichgestellte Personen

Werden Intermediäre, insbesondere Kreditinstitute, bzw. diesen gemäß § 135 Absatz 8 AktG insoweit gleichgestellte Personen oder Vereinigungen (insbesondere Aktionärsvereinigungen) bevollmächtigt, haben diese die Vollmacht nachprüfbar festzuhalten (§ 135 AktG). Wir empfehlen unseren Aktionären, sich bezüglich der Form der Vollmachten mit den Genannten abzustimmen.

Übermittlung von Vollmachten, ihren Widerruf oder Nachweisen

Vollmachten, ihr Widerruf oder entsprechende Nachweise über erteilte Vollmachten bzw. ihren Widerruf sind der Gesellschaft im Vorfeld der Hauptversammlung bis spätestens Montag, den 29. Juni 2020, 15:00 Uhr (Zeitpunkt des Zugangs bei der Gesellschaft), an die oben unter „Vollmacht und Weisung an die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft“ genannte Adresse zu übermitteln. Während der Hauptversammlung bis zum Beginn der Abstimmungen können die entsprechenden Erklärungen bzw. Nachweise nur noch per E-Mail an

hauptversammlung@d-velop.de

erbracht werden.

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären

Nach § 126 Absatz 1 AktG sind Anträge von Aktionären einschließlich des Namens des Aktionärs, der Begründung und einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung den in § 125 Absatz 1 bis 3 AktG genannten Berechtigten unter den dortigen Voraussetzungen zugänglich zu machen, wenn der Aktionär mindestens 14 Tage vor der Versammlung der Gesellschaft einen Gegenantrag gegen einen Vorschlag von Vorstand und/oder Aufsichtsrat zu einem bestimmten Punkt der Tagesordnung mit Begründung an die in der Einberufung hierfür mitgeteilte Adresse übersandt hat. Ein Gegenantrag und dessen Begründung brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn einer der Ausschlusstatbestände gemäß § 126 Absatz 2 AktG vorliegt. Die Begründung braucht auch dann nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie insgesamt mehr als 5.000 Zeichen beträgt. Nach § 127 AktG gilt für den Vorschlag eines Aktionärs zur Wahl von Aufsichtsratsmitgliedern oder von Abschlussprüfern § 126 AktG sinngemäß. Der Wahlvorschlag braucht allerdings nicht begründet zu werden. Wahlvorschläge brauchen nicht zugänglich gemacht zu werden, wenn sie nicht den Namen, den ausgeübten Beruf und den Wohnort der vorgeschlagenen Person enthalten (vgl. § 127 Satz 3 AktG i.V.m. § 124 Absatz 3 Satz 4 AktG).

Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären sind an folgende Anschrift zu richten:

d.velop AG
z.Hd. Frau Monika Hartz
Schildarpstraße 6–8
48712 Gescher
Telefax: +49 (0) 431 5355995
E-Mail: hauptversammlung@d-velop.de

Anderweitig adressierte Anträge bzw. Wahlvorschläge werden nicht berücksichtigt.

Gegenanträge und Wahlvorschläge, die der Gesellschaft bis Sonntag, den 14. Juni 2020, 24:00 Uhr, zugehen, werden nebst einer etwaigen Stellungnahme der Verwaltung gemäß den gesetzlichen Bestimmungen unverzüglich zugänglich gemacht.

Auf das Recht der Aktionäre aus § 122 Absatz 2 AktG und dessen Modifikation durch Art. 2 § 1 Absatz 3 Satz 4 Covid-19-Gesetz wird hingewiesen.

Fragemöglichkeiten von Aktionären

Gemäß Artikel 2 § 1 Absatz 2 Satz 1 Nr. 3 COVID-19-Gesetz ist den Aktionären bei einer virtuellen Hauptversammlung eine Fragemöglichkeit im Wege der elektronischen Kommunikation einzuräumen. Der Vorstand entscheidet nach pflichtgemäßem, freiem Ermessen, welche Fragen er wie beantwortet (Artikel 2 § 1 Absatz 2 Satz 2 Halbsatz 1 COVID-19-Gesetz).]

Verfahren für die elektronische Einlegung von Widersprüchen

Aktionäre bzw. Bevollmächtigte, die das Stimmrecht per Briefwahl oder über die Stimmrechtsvertreter der Gesellschaft ausgeübt haben, haben – in Abweichung von § 245 Nr. 1 AktG unter Verzicht auf das Erfordernis des Erscheinens in der Hauptversammlung – die Möglichkeit, Widerspruch gegen einen oder mehrere Beschlüsse der Hauptversammlung im Wege elektronischer Kommunikation einzulegen.

Die elektronische Einlegung von Widersprüchen gegen Beschlüsse der Hauptversammlung kann von den Aktionären bzw. ihren Bevollmächtigten während der Hauptversammlung im Rahmen des GoToWebinar erklärt werden.

Unterlagen für die Hauptversammlung

Ab der Einberufung liegen die Unterlagen zu Tagesordnungspunkt 1, also der Jahresabschluss und der Lagebericht für das Geschäftsjahr 2019 sowie der Bericht des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2019, in den Geschäftsräumen der Gesellschaft zur Einsicht durch die Aktionäre aus. Die genannten Unterlagen werden den Aktionären auf ein entsprechendes Verlangen hin unverzüglich auf Kosten der Gesellschaft in Abschrift übersandt. Während der virtuellen Hauptversammlung am 29. Juni 2020 werden diese Unterlagen den Aktionären über die Plattform foxdox online zugänglich gemacht.

Hinweise zum Datenschutz

Die Gesellschaft erhebt bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer Hauptversammlung personenbezogene Daten ihrer Aktionäre und etwaiger Aktionärsvertreter. Hierzu gehören insbesondere Name, Adresse und weitere Kontaktdaten des Aktionärs, wie etwa eine E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Besitzart der Aktie, gegebenenfalls Name und Adresse des vom jeweiligen Aktionär bevollmächtigten Aktionärsvertreters. Unter bestimmten Umständen kommen auch weitere personenbezogene Daten der Aktionäre bzw. der Aktionärsvertreter in Betracht. Die Gesellschaft verarbeitet hierbei Daten, die von den Aktionären angegeben werden oder aus dem bei der Gesellschaft geführten Aktionärsregister ersichtlich sind.

Zweck und Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Hauptversammlung erfolgt zu dem Zweck, den Aktionären die Verfolgung der Hauptversammlung im Internet und die Ausübung ihrer hauptversammlungsbezogenen Rechte – insbesondere zur Erteilung und dem Widerruf von Vollmachten, der Ausübung von Stimmrechten sowie der Aktionärsrechte gemäß den §§ 122, 126 und 127 AktG – zu ermöglichen.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Absatz 1 lit. c) Datenschutz-Grundverordnung (Verordnung 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG, „DSGVO„).

Empfänger

Auf der Grundlage des COVID-19-Gesetzes wird die Hauptversammlung virtuell (durch Live-Übertragung von Bild und Ton) durchgeführt. Die Dienstleister, die im Zuge der Ausrichtung der virtuellen Hauptversammlung beauftragt werden, erhalten nur solche personenbezogenen Daten, die für die Ausführung der beauftragten Dienstleistung erforderlich sind. Dienstleister, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, sind gemäß den Vorschriften der DSGVO vertraglich verpflichtet, ihre Daten ausschließlich nach unseren Weisungen zu verarbeiten.

Die Gesellschaft beauftragt anlässlich ihrer Hauptversammlung Berater, namentlich die Rechtsanwaltskanzlei Fieldfisher (Germany) LLP. Die Berater erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezogenen Daten, die zur Ausführung des jeweiligen Auftrags erforderlich sind. Die Berater verarbeiten diese Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft und sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Im Übrigen werden personenbezogene Daten im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften den Aktionären und Aktionärsvertretern zur Verfügung gestellt, namentlich über das Teilnehmerverzeichnis, sowie Behörden zur Erfüllung gesetzlicher Mitteilungs- und Veröffentlichungspflichten, insbesondere dem Handelsregister gemäß § 130 Absatz 5 AktG.

Dauer der Speicherung

Die personenbezogenen Daten werden gespeichert, solange dies gesetzlich geboten ist oder die Gesellschaft ein berechtigtes Interesse an der Speicherung hat, etwa im Falle von Rechtsstreitigkeiten aus Anlass der Hauptversammlung. Anschließend werden die personenbezogenen Daten gelöscht.

Betroffenenrechte

Betroffene haben unter bestimmten gesetzlichen Voraussetzungen ein Auskunfts-, Berichtigungs-, Einschränkungs-, Widerspruchs- und Löschungsrecht hinsichtlich ihrer personenbezogenen Daten bzw. deren Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit nach Kap. III DSGVO. Außerdem steht Ihnen ein Beschwerderecht bei den Datenschutz-Aufsichtsbehörden nach Art. 77 DSGVO zu.

Zuständige Aufsichtsbehörde

Die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, Kontaktdaten

d.velop AG, Schildarpstraße 6-8, 48712 Gescher, E-Mail: info@d-velop.de

Sie erreichen unseren Datenschutzbeauftragten unter den folgenden Kontaktdaten:

Sascha Kremer, Disch-Haus, Brückenstraße 21, 50667 Köln, Telefon: +49 (0) 221 / 27141874, datenschutz@d-velop.de

 

Gescher, im Juni 2020

d.velop AG

Der Vorstand

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